La Descripción Archivística en los Tiempos Posmodernos: Conceptos. Principios y Normas presenta un conjunto de reflexiones teóricas y prácticas relacionadas con el proceso de representación de la información archivística. Estas cuestiones pueden contribuir a una mejor comprensión de la descripción, el acceso y uso de la información en los nuevos contextos paradigmáticos de la Ciencia de la Información.

En los capítulos del libro se expone la evolución del concepto de descripción, desde su origen en el custodia! hasta el pos-custodia! y sus vinculaciones con los conceptos de evidencia. metadatos y documento electrónico; se analizan los principales principios teóricos de la descripción, desde los enunciados simples hasta los modelos conceptuales pensados para representaciones unidimensionales y pluridimensionales. Se presentan y describen las normas de descripción publicadas por el CIA y las comunidades de archiveros de Gran Bretaña. EE.UU.. Canadá. Portugal. España. Brasil y Uruguay. Por último. se explican los lenguajes de codificación y software utilizados para facilitar la recuperación, la interoperabilidad. y el acceso a la información archivística en los ambientes digitales.

Esta obra pretende ser una contribución a las investigaciones y estudios que se estén desarrollando en este tema. Además, intenta ser un texto didáctico para estudiantes, profesores y archiveros vinculados con este ámbito de actuación.

Dunia LLanes Padrón

Profesora de la Facultad de Comunicación de la Universidad de la Habana (Cuba) desde 2006, adscrita al Departamento de Ciencias de la Información; Posdoctorado en Ciencias de la Información, Facultad de Filosofía y Ciencias. Universidad Estadual Paulista 'Júlio de Mesquita Filho", Brasil (2014- 2015). Doctora en Biblioteconomía y Documentación por la Universidad de Salamanca, España (2011 ). Máster en Documentación por la Universidad de Coimbra. Portugal (2009). licenciada en Bibliotecología y Ciencias de la Información por la Universidad de la Habana. (2003). Además de su experiencia docente en la Universidad de la Habana ha impartido cursos de posgrados en la Universidad Estadual Paulista 'Júlio de Mesquita Filho", Universidad Federal de Santa María. Universidad de Brasilia. Universidad Estadual de londrina. Instituto Brasileño de Información en Ciencia y Tecnología, Universidad de Coimbra y Universidad de Salamanca. Miembro del Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico de Brasil como colaboradora extranjero en grupos de pesquisa de la Universidad de Brasilia y el Instituto Brasileño de Información en Ciencia Tecnología. Sus líneas de investigación y docencia se enfocan en la representación y el acceso a la información archivística y su normalización. Entre su haber, destaca la publicación de artículos científicos, capítulos de libro, ponencias y comunicaciones sobre los temas de normalización de la descripción archivística, representación de información y gestión documental. Así mismo le han sido otorgados premios y becas internacionales por su quehacer investigativo en esta área del conocimiento.

La Descripción Archivística en los Tiempos Pormodernos: Conceptos, Principios y Normas

La visión paradigmática del posmodernismo o pos-custodia! en la Archivística influyó en una nueva dimensión de la representación, acceso y uso de la información. Desde esta perspectiva. este libro pretende mostrar los cambios conceptuales. normativos y prácticos que han ocurrido en este proceso archivístico. La publicación de normas y modelos teóricos enfocados en relaciones de entidades y atributos hizo posible que la información archivística, también, esté representada en la dinámica de la web. Asimismo, determinó la integración, reutilización de datos e interoperabilidad de los sistemas de descripción archivísticos con los sistemas de otras instituciones de información. Los nuevos tiempos están caracterizados por relaciones complejas y convergentes donde la representación de la información no es un simple proceso sino parte de un todo organizado donde se establecen interrelaciones entre todas las partes; como consecuencia la descripción es en un factor determinante para el buen funcionamiento de otros procesos como la gestión, la preservación, la integridad y la continuidad digital de la memoria mundial. Una mayor eficiencia en el proceso de descripción garantiza y facilita el acceso, uso y apropiación de la información en aras de crear nuevos conocimientos para fomentar así una sociedad más democratizada informacionalmente

La descripción archivística en los tiempos posmodernos:
conceptos, principios y normas

Dunia Llanes Padrón

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PADRÓN, D. L. La descripción archivística en los tiempos posmodernos: conceptos, principios y normas [online]. Marília: Oficina Universitária; São Paulo: Cultura Acadêmica, 2016. ISBN: 978-85-7983-777-7. Available from: http://books.scielo.org/id/wm48y. https://doi.org/10.36311/2016.978-85-7983-777-7

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Dunia Llanes Padrón

LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA EN LOS TIEMPOS POSMODERNOS:

CONCEPTOS, PRINCIPIOS Y NORMAS

Marília/Oicina Universitária
São Paulo/Cultura Acadêmica
2016

UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA
FACULDADE DE FILOSOFIA E CIÊNCIAS

Diretor:
Dr. José Carlos Miguel
Vice-Diretor:
Dr. Marcelo Tavella Navega

Conselho Editorial
Mariângela Spotti Lopes Fujita (Presidente)
Adrián Oscar Dongo Montoya
Ana Maria Portich
Célia Maria Giacheti
Cláudia Regina Mosca Giroto
Giovanni Antonio Pinto Alves
Marcelo Fernandes de Oliveira
Maria Rosangela de Oliveira
Neusa Maria Dal Ri
Rosane Michelli de Castro

Parecerista
Clarissa Schmidt
(Docente do Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense)

Ficha catalográfica
Serviço de Biblioteca e Documentação – Unesp - campus de Marília

L791d

Llanes Padrón, Dunia.

La descripción archivística en los tiempos posmodernos [Livro Eletrônico]: conceptos, principios y normas / Dunia Llanes Padrón. – Marília : Oi cina Universitária ; São Paulo : Cultura Acadêmica, 2016.
4.886 Kb; EPUB.

ISBN 978-85-7983-777-7

1. Arquivologia. 2. Catalogação - Documentos arquivísticos. 3. Catalogação descritiva. 4. Conceitos. 5. Normas. I. Título.

CDD 025.3414

Editora afiliada:
ABEU

Cultura Acadêmica é selo editorial da Editora Unesp

Versão digital: agosto de 2021

A mis buenos amigos de ayer, de hoy y de siempre porque desde hace varios años son, ellos, quienes me acompañan a sobrevivir, bienaventuradamente, en tierras distantes.

Índice de abreviaturas

AACR2 | Anglo American Cataloguing Rules. 2a Edition.
APPM | Archives, Personal Papers and Manuscripts
ARANOR | Norma Aragonesa para la Descripción de Autoridades de Archivos
ATOM | Access to Memory
BCA | Bureau of Canadian Archivists
CIA | Consejo Internacional de Archivos
CNEDA | Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística
CONARQ | Conselho Nacional de Arquivos
CTNDA | Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística
CUSTARD | Canadá-US.Task Force on Archival Description
DACS | Describing Archives: A Content Standard
DGARQ | Direcção-Geral de Arquivos
DTD | Document Type Deinition
EAD | Encoded Archival Description
EAC-CPF | Encoded Archival Context- Corporate Bodies, Persons and Families
EDARA | Estructura de Datos de Archivos Aragoneses
EGAD | Grupo de Expertos en Descripción Archivística
GEDAA | Grupo de Trabajo para la Deinición de Estructura de Datos para la Descripción Archivística de Aragón.
HTML | Hypertext Markup Language
ICA-ATOM | International Council of Archives - Access to Memory
IGAD | Irish Guidelines for Archival Description
INTERPARES | International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems
ISAAR (CPF) | International Standard Archival Authority Records for Corporate Bodies, Persons and Families
ISAAR (CPF)2 | International Standard Archival Authority Records for Corporate Bodies, Persons and Families. 2a Edition.
ISAD(G) | International Standard Archival Description (General)
ISBD | International Standard Bibliographic Description
ISDF | International Standard for Describing Functions
ISDIAH | International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings
MAD2 | Manual of Archival Description. 2a Edition.
MAD3 | Manual of Archival Description. 3a Edition.
MARC | Machine Readable Cataloguing
MDM | Manual de Descripción Multinivel
NEDA | Norma Española de Descripción Archivística
NEPAN | Norma para la Elaboración de Puntos de Acceso Normalizados de Nombres de Instituciones, Personas, Familias, Lugares y Materias en el Sistema de Descripción Archivística de los Archivos Estatales
NOBRADE | Norma Brasileña de Descripción Archivística
NODAC | Norma de Descripción Archivística de Cataluña
NOGADA | Norma Gallega de Descripción Archivística
ODA | Orientações para a Descrição Arquivística
RAD | Rules of Archival Description
RAD2 | Rules of Archival Description. 2a Edition.
RCPPCN | Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate Names
SAA | Society of American Archivists
SGML | Standard Generalized Markup Language
USMARC AMC | United States Machinal Readable Cataloguing for Archives and Manuscripts Control
XML | Extensible Markup Language

Presentación

Nem sempre temos às mãos um livro que interprete o conjunto de atualizações que ocorrem em uma determinada área de modo didático e sistemático para que possamos nos orientar sobre o que está sendo utilizado e sabermos como utilizar bem como a importância de utilizar.

Neste livro, sobre descrição arquivística, observa-se a preocupação da autora em mostrar as atualizações presentes na normalização internacional de descrição e seus desdobramentos nas normalizações de vários países, Grã Bretanha, EE.UU, Canadá, Portugal, Espanha, Brasil e Uruguai, assim como sobre as normas para criação de pontos de acesso, mediante construção de registros de autoridade, em arquivos por nomes pessoais, de instituições e geográficos da Grã Bretanha e dos Arquivos Estatais da Espanha.

A descrição arquivística e suas normalizações entram definitivamente na era digital para propiciar o acesso à informação e, principalmente, o compartilhamento da informação. O grande passo para isso é a padronização da descrição arquivística mediante normalizações internacionais, conforme demonstrado pela autora quando discorre sobre as normalizações. Esse processo é, como explica a autora, impulsionado de um lado pelas novas tecnologias de informação e comunicação (TICs) e por outro lado pela grande diversidade de usuários que precisam ter acesso à informação e compartilhá-la. Dentro dessa diversidade de usuários estão os profissionais e os sistemas de arquivos que necessitam compartilhar informações cujas descrições estejam disponíveis. Essa continuidade de descrição arquivística proporciona uma intensa interoperabilidade entre sistemas de modo tal que o processamento da informação se torna mais otimizado em relação ao tratamento e à recuperação dando organicidade à gestão documental.

A oportunidade que se abre mediante esse livro é fantástica e importante tendo em vista o desenvolvimento de pesquisa de pós-doutorado levado à cabo pela Professora Doutora Dunia Llanes Padrón da Universidad de La Havana, Cuba sob minha supervisão no Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação da UNESP - Campus de Marília.

A Professora Doutora Dunia Llanes Padrón tem vínculo empregatício com a Universidad de La Havana, Cuba, onde ministra “Descrição Arquivística”, entre outras disciplinas de graduação, além de orientação de trabalhos de pesquisa. Sua formação de Pós-Graduação, Especialização, Mestrado e Doutorado, foi realizada na Universidad de Salamanca, Espanha, sob orientação da Professora Doutora Maria Manuela Moro Cabero e José Luiz Bonal Zazo.

Sua pesquisa de pós-doutorado “Metodologia para la creación de normas de descripción archivística”, em andamento no período de 2014- 2016, tem como objetivo propor uma metodologia para a elaboração de normas de descrição arquivística. O texto deste livro traz a compilação dos resultados sobre os diferentes processos normativos desenvolvidos no campo da descrição arquivística nos últimos anos após a publicação da ISAD (G) e ISAAR (CPF) pelo Conselho Internacional de Arquivos em resposta à demanda de uso da automatização de arquivos.

A elaboração das normas pelos diferentes países demonstra um esforço em âmbito nacional de definição de procedimentos específicos tendo em vista a realidade de cada país. A pesquisa de pós-doutorado da Professora Doutora Dunia, desenvolve-se no Brasil considerando-se que foi a primeira proposta normativa de um país latinoamericano e que tem importância refletida tanto na formação quanto atuação dos profissionais de arquivos ainda pouco expressiva em um país de dimensões continentais, mas que tem uma Lei Federal de Acesso à Informação bastante expressiva de modo a garantir o direito à informação.

O conjunto de conhecimentos sobre as normativas nacionais e a reflexão crítica que a comparação oferece como espelhamento das diferentes realidades nacionais é o avanço que a pesquisa propicia aos alunos, pesquisadores e profissionais interessados na gestão documental em arquivos.

Profa. Dra. Mariângela Spotti Lopes Fujita

Introducción

En las últimas décadas del pasado siglo ocurrieron varios sucesos de carácter económico, tecnológico y social que tuvieron una influencia directa en la Archivística. Las teorías y fundamentaciones conservadoras de esta ciencia no podían dar respuesta a los nuevos eventos. En la Archivística se comienza, entonces, un proceso de reinvención y re-conceptualización con el propósito de atender a las nuevas dinámicas sociales. Es en este momento cuando surge un discurso crítico sobre las prácticas empíricas, reglas y procedimientos que regían la realidad de los archivos desde el siglo XIX.

Varios autores, revolucionados por estos acontecimientos, comienzan a pensar en la idea de una evolución paradigmática de la Archivística, apoyándose en la noción de paradigma científico propuesto por el profesor estadounidense Thomas Kuhn.¹ Tomando como base la ideología de la evolución científica, los estudiosos de este tema apuntan que para inales del siglo XX ocurrió un cambio de paradigma en la Archivística, transitando del Paradigma Custodial (1898-1980) al Paradigma Posmoderno (1980 - Actualidad).

Siguiendo esta filosofía de pensamiento, se puede pensar, que la Archivística está caminando por un nuevo paradigma científico conocido como “Posmoderno o Pos-custodial”. La Archivística Posmoderna dirige sus discusiones y reformulaciones a temas como el documento de archivo, el principio de procedencia, la evidencia, el ciclo de vida, el modelo de custodia y los procesos. Los investigadores analizan los cambios en las percepciones y las concepciones de estos conceptos de cara a las nuevas realidades archivísticas.

Los debates teóricos surgidos desde los años 80 y hasta nuestros días exponen que la naturaleza del documento de archivo se caracteriza, ahora, por sus cambios contextuales, por su naturaleza mutable y su diplomática; se redescubre la procedencia enfocándose, hoy, en la evidencia y apartándose de lo físico; se establece el modelo del record continuum, el enfoque de la pos- custodia de los documentos y se hace mayor énfasis en el acceso.

Los procesos archivísticos, en los tiempos posmodernos, también han sufrido modificaciones; se han repesando sus fundamentos y sus aplicaciones prácticas. La clasificación se centra, ahora, en el principio funcional y la valoración adopta la teoría de la macro-valoración funcional. La descripción no es ajena a estos cambios e, igualmente, comienza a re-inventarse; los profesionales se centran en sus principios teóricos, en la normalización de la práctica y la creación de sistemas descriptivos en ambientes web.

Desde los tiempos del paradigma custodial, la descripción ha desempeñado un papel preponderante, pues, siempre, ha constituido el eslabón principal entre el usuario y los documentos. Su función ha sido promover y facilitar el uso de los fondos o, como establece el Consejo Internacional de Archivos (CIA), “El propósito de la descripción archivística es identificar y explicar el contexto y el contenido del material archivístico a in de promover su accesibilidad.” (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 1992, p. 8).

El impacto de las tecnologías en la Archivística influyó en su evolución paradigmática y, consecuentemente, transformó las formas de producir, gestionar y acceder a la información. Las tecnologías de la información y las comunicaciones cambiaron el modo en que los archiveros deben presentar y facilitar el acceso a la información archivística. Esto ha traído consigo un cambio en las estrategias a seguir en el proceso de descripción. Los usuarios de los tiempos posmodernos no han cambiado sus necesidades informativas pero sí las formas de búsqueda de la información. Estos nuevos contextos exigen un nivel más elevado de conceptualización, normalización y tecnología en los procesos.

En los tiempos actuales, marcados por la tecnología, el usuario virtual no tiene interés en visitar edificios históricos y acariciar documentos en papel; ahora tiene expectativas nuevas y quiere trabajar con sistemas electrónicos de búsqueda que le den acceso a fondos de archivos de cualquier lugar del mundo.

Estos nuevos contextos han conllevado a los organismos archivísticos nacionales e internacionales, a desarrollar nuevas formulaciones teóricas, nuevas normas de descripción y nuevos software que se adapten a las exigencias de los usuarios y a las nuevas tendencias posmodernas.

En los últimos años los profesionales de los archivos han dedicado un gran esfuerzo a la normalización de la descripción archivística, obteniendo grandes beneficios. El Consejo Internacional de Archivos ha publicado cuatro estándares que describen documentos, autoridades, funciones y entidades de custodia. De igual modo, en diferentes países se han desarrollado normas nacionales y regionales que, pese a sus diferencias, facilitan la accesibilidad y la interoperabilidad entre las instituciones de información.

La creación, aplicación y uso de estándares en el proceso descriptivo permite a los usuarios identificar la documentación que cubre sus necesidades informativas y facilita la integración de los archivos en las nuevas dinámicas de la sociedad, caracterizada por la presencia incondicional de las tecnologías. La regulación del proceso de descripción, como bien se expone en ISAD(G), también hace posible la agrupación de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información.

La realidad actual de la descripción archivística difiere de modo significativo respecto a la década del 80 del pasado siglo. La reformulación del concepto de descripción, la elaboración de modelos conceptuales y la publicación de varias normativas ha llevado a una reconsideración de los propósitos de la descripción, motivado esto, fundamentalmente, por la existencia de distintos formatos y tipos de entidades y, sobre todo, por las perspectivas creadas para el intercambio de datos en entornos electrónicos.

Esta obra tiene como propósito mostrar el comportamiento del proceso de descripción en tiempos en los que la Archivística, para muchos, está en los inicios de un nuevo paradigma científico. A través de sus capítulos se expone la evolución del concepto de descripción, desde su origen en el custodial hasta el pos-custodial y sus vinculaciones con los conceptos de evidencia, metadatos y documento electrónico. Se analizan los principales principios teóricos de la descripción, desde los enunciados simples hasta los modelos conceptuales pensados para descripciones unidimensionales y pluridimensionales.

En los capítulos de este libro, también, se presentan y describen las normas de descripción archivística que se han publicado después de ISAD(G). Reino Unido, EE.UU., Canadá, Portugal, España, Brasil y Uruguay son los países que han desarrollado normas de estructuras de datos, contenidos, presentación y codificación para regular el proceso de descripción. En un período de 20 años, aproximadamente, se han elaborado un conjunto de estándares que sirven de base para la aplicación de la descripción en sistemas de archivos de cualquier país pues aportan ideas importantes y novedosas sobre la normalización de este proceso.

Por último, se exponen los lenguajes de codificación utilizados en la descripción para facilitar la recuperación, el intercambio de información y la navegación por arquitecturas de información en ambientes digitales. Además, se presenta un software libre diseñado por el Consejo Internacional de Archivos para la descripción de las entidades archivísticas y la conservación de la memoria mundial.

Este libro pretende recorrer los caminos complexos de la descripción a partir de sus fundamentos teóricos, su normalización y su aplicación práctica. El proceso de descripción está en constante renovación como sucede con la Archivística, por tanto, esta obra no da por presentados todos los cambios que pueden acontecer en la descripción en épocas del paradigma pos-custodial. Muchas son las investigaciones que aún están por surgir relacionadas con este proceso archivístico.

La Descripción Archivística en los Tiempos Posmodernos: Conceptos, Principios y Normas pretende ser una obra didáctica para los archiveros, estudiantes y profesores que estén vinculados con esta área del conocimiento. El proceso de descripción es y será siempre el puente mágico que une a la sociedad con la información tanto en los períodos custodiales de la ciencia como en los tiempos de paradigmas posmodernos.

1 – Evolución histórica de la descripción archivística

Antes de adentrarnos en el estudio de la descripción como un proceso archivístico, es importante conocer el significado de este término. Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española (1992), el término descripción proviene del latín descriptio - onis y es la acción y el efecto de describir, originario de las voz latina describire siendo una de sus acepciones la de representar a personas o cosas por medio del lenguaje, refiriendo o explicando sus distintas partes, cualidades o circunstancias.

Por lo tanto, si unimos ambos términos (“descripción” y “archivística”), haremos referencia a un proceso consistente en la “representación de los archivos” o, de forma más precisa, “la representación del contenido de los archivos”, es decir de los documentos y sus relaciones con otras entidades archivísticas.

Resulta imposible estudiar este proceso sin antes comprender en qué consiste la descripción archivística y su evolución histórica. Para conocer la trayectoria de la descripción desde sus inicios hasta la actualidad y los cambios que se han producido en el concepto se presenta, a continuación, un análisis de este tema.

La operación de describir no es un hecho reciente en el quehacer de los archivos, ni surge como consecuencia de las tecnologías, ni del desarrollo de normas descriptivas. La descripción más antigua de la que se tiene conocimiento data del año 1500 a.c. (DUFF, 2008, p. 51). Desde esta época ya existían registros que se utilizaban como sustitutos de los documentos originales; estos listados constituyen los primeros vestigios de descripción documental.

El desarrollo de las prácticas descriptivas está directamente vinculado a la historia de los archivos. Tal y como expresan Linares y Mena (2014) civilizaciones preclásicas y clásicas como la mesopotámica, la egipcia, la griega o la romana contaban con archivos como medios para ejecutar y controlar las actividades de la vida económica, política, religiosa y administrativa de la sociedad (p. 93-94).

Estas culturas fueron las primeras que crearon repertorios de documentos. Los registros eran conservados para uso administrativo, para salvaguardar los derechos de sus productores y para preservar el contenido de los archivos en caso de desastre, guerra o incendios. Como puede verse, esta forma básica de descripción no tenía como propósito orientar a los usuarios en su búsqueda ni facilitar la localización de los documentos y mucho menos controlar los fondos documentales. En la antigüedad la finalidad de la descripción era, principalmente, brindar apoyo a las administraciones (DURANTI, 1993, p. 48).

La Edad Media trajo para los archivos un cierto estancamiento producido, principalmente, por la imposición del procedimiento oral y la prueba testimonial sobre el valor probatorio del documento escrito (CRUZ, 1993, p. 110-111). Un factor que caracterizó el Medioevo fue el surgimiento y el incremento de los escribas en los monasterios. Ellos fueron los responsables de copiar todo el contenido de los documentos para su posterior consulta. En esos tiempos, en los que la archivística sufre un retroceso con respecto a la Antigüedad, la descripción era totalmente desconocida y fue asociada a la acción de copiar.

En la época moderna el uso de los archivos por las grandes monarquías, especialmente las europeas, tuvo un marcado carácter jurídico y administrativo, como sucedió en épocas anteriores. En este contexto, la descripción documental constituía una garantía de la conservación de la evidencia de las funciones ejecutadas. Durante este período la descripción se llevaba a cabo con el objeto de conservar el significado de las acciones registradas en los documentos y se materializaba en instrumentos de diversos tipos, tales como índices, inventarios y herramientas de referencia.

Un ejemplo relacionado con la elaboración de inventarios, en la época moderna, lo constituyó, sin lugar a dudas, la Instrucción para el Gobierno del Archivo de Simancas de 1588, firmada por Felipe II de España. Estas ordenanzas son conocidas como el primer reglamento de archivos. En su punto número siete establecía la necesidad de elaborar inventarios que tuvieran los listados de los documentos que se conservaban y su localización.²

A finales del siglo XVIII y hasta gran parte del siglo XX, los archivos se volcaron al servicio de la investigación histórica. Con ello, se abren las puertas de los acervos a los ciudadanos. Esta apertura despierta un interés en los archiveros por buscar nuevas estrategias para organizar los documentos y garantizar el acceso. Es en este momento cuando la descripción y la clasificación se convierten en dos operaciones integradas e intelectualmente comienzan a determinar la organización física del material de archivo.

Durante esta época, marcada por la corriente intelectual de la Ilustración, los archiveros crearon métodos de organización que establecieron el orden en que los documentos debían estar representados en los instrumentos de búsqueda. Este modelo estuvo pensado para los estudios históricos que prosperaban en un período caracterizado por los movimientos intelectuales. La forma de clasificación más usada fue la temática aunque en algunos casos se utilizó la ordenación cronológica. Como resultado de este tipo de ordenación los fondos fueron desmembrados y los documentos perdieron el origen de su formación. Estos eran descritos unidad documental por unidad documental y las descripciones servían como sustitutas de los propios documentos (DURANTI, 1993, p. 50).

En la Edad Contemporánea la archivística adquiere mayor carácter científico a partir de la delimitación de sus principios teóricos: Respeto a los Fondos, Respeto a la Procedencia y el Respeto a la Clasificación de Documentos. Con el surgimiento de estos enunciados y el fracaso de la clasificación por materias los archiveros vieron la necesidad de separar las tareas de clasificación, ordenación y descripción.

La descripción, entonces, pasó a ser un proceso del tratamiento archivístico independiente de la organización. Se precisaba conocer todos los elementos vinculados con la creación de los documentos y esto sólo se podía obtener a través de la descripción, que desde ese momento, comenzaba a ocuparse, además, de las características del documento, de sus productores y del contexto de creación.

A partir de aquí, la descripción pierde su función de custodia y se orienta a facilitar la recuperación de los documentos y el acceso a la información. Este nuevo propósito se vio cumplimentado con la compilación de todo tipo de instrumentos de búsqueda y de recuperación.

La figura que a continuación se muestra resume la trayectoria de la descripción a lo largo de la historia.

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Figura 1. Evolución histórica de la descripción archivística
Fuente: elaborada por la autora.

Resumiendo, en sus inicios, los instrumentos de descripción (listados y repertorios) sirvieron de evidencia de la existencia de los archivos y respondían completamente a los intereses de las administraciones públicas. En el Medioevo la descripción estuvo vinculada con la acción de transcribir documentos y su desarrollo fue escaso. Posteriormente, los archivos abren sus puertas a la sociedad; los archiveros comienzan a buscar soluciones para garantizar la organización de los documentos y se unen en una misma operación la clasificación y la descripción. Finalmente, la Archivística toma un lugar en las ciencias y la descripción se adapta a sus principios y fundamentos teóricos, convirtiéndose en una actividad independiente con la función de facilitar la recuperación y el acceso a los documentos.

Si analizamos la evolución de la descripción aplicando el método paradigmático propuesto por Thomas Kuhn, podemos entender cuál ha sido el comportamiento de este proceso en los diferentes estadios paradigmáticos de la archivística. A continuación se muestra esta idea gráficamente:

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Figura 2. Representación gráfica de la descripción según los paradigmas archivísticos
Fuente: elaborada por la autora.

De acuerdo a todo lo analizado, se puede decir que la descripción archivística, a lo largo de la historia, ha pasado por varias etapas y ha tenido funciones diferentes. Esta fase del tratamiento archivístico siempre ha respondido a los intereses de la sociedad en general. La descripción, según Duranti, desde su surgimiento como práctica archivística ha estado vinculada a tres actividades: conservar el significado, mantener el control y proporcionar acceso (DURANTI, 1993, p. 52).

En la trayectoria histórica de la descripción archivística se ha dado un proceso cíclico. Esta actividad surgió con la función de mantener la evidencia y el significado pero con el tiempo fue perdiendo esta finalidad. Sin embargo, en la actualidad, los continuos avances tecnológicos hacen que la descripción retome nuevamente la función con que originariamente fue creada: mantener la evidencia y la autenticidad de los documentos. La nueva visión del archivo como espacio de gestión administrativa o espacio de gestión científico-cultural justifica estas acciones. Es decir, estas formas de entender la descripción son el relejo directo de los modos de entender el archivo y la Archivística como ciencia interdisciplinar en los nuevos tiempos.

Con el surgimiento de la Archivística como espacio de conocimiento y disciplina científica, varios teóricos comienzan a investigar y redactan las primeras definiciones de descripción como proceso archivístico. Para comprender mejor la descripción en la actualidad, sus funciones y los principios que la rigen, es imprescindible hacer un estudio de las principales definiciones que se han dado a lo largo del tiempo, sus características y sus corrientes paradigmáticas.

2 – Descripción archivística: conceptos

A pesar de la importancia que tiene la descripción para los archivos y la archivística, durante mucho tiempo esta actividad se realizó sin tener concebidos sus fundamentos teóricos. Aún en la actualidad muchos profesionales de la información asocian la descripción con listados de referencia, inventarios, guías, índices y catálogos desconociendo los principios que rigen la realización del proceso descriptivo. Por otra parte, el vocablo descripción es, muchas veces, conocido, solamente, como la operación que facilita el acceso a los documentos. Por ello, es preciso analizar los aspectos esenciales que han deinido el concepto de descripción archivística, desde su surgimiento hasta la actualidad.

2.1 El concepto de descripción y el paradigma custodial

Los primeros conceptos del proceso comienzan a surgir en la década del 60 del siglo pasado. En 1961, Theodore Schellenberg, consideraba la descripción como “El conjunto de actividades desarrolladas por el archivero con la finalidad de elaborar instrumentos de investigación que faciliten el acceso a los fondos documentales en cualquiera de sus niveles (desde el fondo hasta la unidad documental simple).” (SCHELLENBERG, 1961 apud BONAL ZAZO, 2000, p. 156).

El Basic Glossary for Archivists, Manuscript, Curators, and Records Managers, califica la descripción como “El proceso de establecer el control intelectual sobre los fondos mediante la preparación de instrumentos de descripción.” (1974 apud GILLILAND; MCKEMMISH, 2005, p. 11).

Por su parte, el Diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos (CIA) la definió en los años 80 como “La elaboración de instrumentos de búsqueda que faciliten el control y la consulta de los fondos y colecciones.” (WALNE, 1984, p. 59). Los instrumentos de búsqueda o de referencia incluyen las guías, los inventarios, los catálogos y los índices, entre otros.³

A su vez, Antonia Heredia explica que “[...] descripción es el proceso de análisis de los documentos de archivos o de sus agrupaciones materializado en representaciones que permitan su identificación y localización y la recuperación de su información para la gestión o la investigación.” (HEREDIA, 1989, p. 302). La autora aporta varias ideas que son vitales para el análisis del concepto: “[…] se deben analizar los tipos documentales (diplomáticos y jurídicos), su contenido, el lugar, fecha de redacción, caracteres externos y los datos para su localización.” (HEREDIA, 1989, p. 300).

En España, el Diccionario de terminología archivística del Ministerio de Cultura (1993) estableció que la descripción era “La fase del tratamiento archivístico destinado a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.” Donde, según el mismo diccionario, “Los instrumentos de consulta describen unidades documentales con el in de establecer un control físico, administrativo y/o intelectual de los mismos para permitir su localización y recuperación.” (ESPAÑA, 1993, p. 39). En esta definición no se hace mención al término instrumento de descripción sin embargo se dice al respecto que “Es un instrumento de referencia dentro de la fase de descripción y que incluye a las guías, inventarios, catálogos e índices.” (ESPAÑA, 1993, p. 40).

Todas las definiciones citadas contribuyen a perfilar el concepto de descripción imperante durante la época de la archivística caracterizada por el paradigma custodial (patrimonialista, histórico-tecnicista). En este concepto se encuentran presentes tres elementos:

La actividad realizada

La finalidad perseguida

El resultado obtenido

Como se puede apreciar en los conceptos citados, desde Schellenberg hasta Heredia, constatando la visión de prestigiosas instituciones como el Consejo Internacional de Archivos y la Society of American Archivists y por diccionarios de archivística, el concepto se ha ido perilando, especialmente, en lo concerniente a la representación de los documentos. En un principio la actividad no se precisaba en las conceptualizaciones pero el análisis documental cobró más fuerza y los autores comenzaron a presentar, en sus propuestas de definición, la representación de los caracteres internos y externos de los documentos.

La finalidad de la descripción en todos los países estuvo orientada en una misma dirección. Los autores coincidieron en la importancia que tenía el control de los fondos documentales. Se necesitaba proporcionar un acceso más abierto a los documentos y para ello era necesario tener un conocimiento generalizado de los fondos que permitiera localizar y recuperar la información. La descripción debía cumplir con una de las funciones básicas de los archivos: facilitar la consulta de los documentos. Para ello, un requisito fundamental era organizar y localizar todos los tipos documentales existentes.

Con respecto a los resultados, un punto común entre estas definiciones es la tendencia a identificar la descripción con el instrumento resultante de la actividad descriptiva. Estos instrumentos fueron nombrados de diversas formas (instrumentos de investigación, de búsqueda, de referencia o de consulta) pero siempre mantenían la misma función: facilitar el control de los fondos y la accesibilidad de los documentos a los usuarios. Varios de los manuales, publicados hasta esas fechas, explicaban con detalle los tipos de instrumentos de descripción que existían así como su correspondencia con los niveles de información.

Cada nivel de descripción (fondo, serie, unidad documental, etc.) ofrece un nivel específico de información. El análisis de esto trajo como consecuencia la consideración de que cada una de estos niveles debía ser objeto de una descripción. Por lo que para cada nivel de descripción se define un tipo específico de instrumento de descripción. Así que los fondos podían ser descritos a través de las guías, las series documentales a través de los inventarios y las unidades documentales a través de catálogos.

Teniendo en cuenta lo antes expuesto, se puede afirmar que en las primeras definiciones publicadas, la descripción se ocupaba de capturar la información contenida en los documentos para con ello elaborar herramientas de descripción, es decir, la representación de información en un formato determinado.

2.2 El concepto de descripción y el paradigma pos-custodial

Las últimas décadas del siglo XX (80-90) marcaron el inicio de una nueva etapa en la historia de la Archivística conocida, por muchos, como la era de la posmodernidad o la era del pos-custodial. La profesión comenzó a adaptar sus principios a los nuevos entornos políticos, económicos, tecnológicos y culturales de la sociedad. Al respecto, Terry Cook, expresó que “[…] en este mundo posmodernista la archivística ha sufrido un cambio de paradigma, desafiando a todos los archiveros a replantearse su forma de pensar y de realizar su trabajo.” (COOK, 2001, p. 3).

La década de los 90 marca el inicio de una nueva etapa en el proceso de descripción. El Consejo Internacional de Archivos comienza desarrollar normas de estructuras de datos internacionales que cumplieran con los requisitos necesarios para describir, recuperar y acceder a las entidades archivísticas de forma homogénea. El inicio de las actividades de normalización trajo consigo una reconsideración de los fundamentos de la descripción y de las definiciones que comienzan a surgir.

No obstante, desde la segunda mitad de la década de los 80 ya es posible advertir un cambio en el concepto de descripción. Diversos autores y organismos vinculados a distintos proyectos de creación de normas de descripción presentan definiciones que ponen más énfasis en la actividad (la representación de los fondos de los archivos) que en el resultado inal (los instrumentos de descripción, búsqueda, consulta, investigación).

La siguiente figura muestra, representativamente, la función de la descripción en los archivos durante el período marcado por el paradigma custodial.

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Figura 3. Descripción archivística y paradigma custodial
Fuente: elaborado por la autora.

Resulta de interés mostrar, también, gráficamente como se presenta la nueva concepción de la descripción con el cambio de método paradigmático en la archivística por estas fechas. La figura siguiente ejemplifica la concepción del concepto enfocado a la actividad y no a los instrumentos.

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Figura 4. Descripción archivística y paradigma pos-custodial
Fuente: elaborado por la autora.

La evolución tecnológica conseguida en las últimas décadas del Siglo XX permitió disociar el concepto de descripción del concepto de instrumento de búsqueda. La descripción consiste en elaborar una representación (actividad) que puede tener diferentes formas de manifestación (instrumentos de consulta); a partir de una base de datos descriptiva es posible obtener diferentes formatos de salida (varias formas de visualización en pantalla o distintos tipos de impresos).

El Bureau Canadien des Archivistes fue uno de los primeros organismos que comenzó a redefinir este concepto en esta época. En 1986 definió la descripción como “La representación más exacta y más concisa posible de cualquier unidad archivística, elaborada siempre bajo el principio de origen y procedencia.” (BUREAU CANADIEN DES ARCHIVISTES, 1986 apud BONAL ZAZO, 2000, p. 159).

Otra definición donde se advirtió este cambio fue la propuesta por Michael Cook y Margaret Procter en la segunda edición del Manual of Archival Description en 1989, donde se consideraba que la descripción no es más que la representación de los documentos utilizando descriptores y estas representaciones, en la práctica, se materializan en los sistemas o instrumentos de búsquedas⁴ (COOK; PROCTER, 1989a, p. 6).

A partir de estas propuestas y de otros estudios relacionados con la normalización el Consejo Internacional de Archivos (CIA), responsable de la normalización internacional del proceso de descripción, delimitó la definición de descripción como:

La creación de una representación exacta de una unidad de descripción y de las partes que la componen, en caso de haberlas, por el procedimiento de captación, cotejo, análisis y organización de cualquier información que sirva para identificar la documentación y explicar el contexto que la produjo. (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 1995, p. 13).

Así quedó establecido el concepto en la primera edición de la Norma Internacional de Descripción Archivística.

El CIA, en la segunda edición de ISAD(G), establece que descripción es:

La elaboración de una representación de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido. El término también sirve para describir los resultados de este proceso. (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2000, p. 16).

Como puede observarse, las definiciones propuestas por el CIA, en las dos ediciones de ISAD(G), son bastante parecidas entre sí. La segunda edición enfatiza en la importancia que tiene brindar información acerca del medio en el que se crean los documentos y, por consiguiente, de su productor. Además, como nota aclaratoria, especifica que se pueden obtener varios instrumentos de consulta como resultado de la actividad. En la primera edición no se hace mención alguna a estos instrumentos sin embargo en esta edición se creyó oportuno hacer referencia a ellos como uno de los posibles resultados del proceso pero sin agregarle mayor connotación.

El CIA, apoyado en los conceptos anteriores, hace una propuesta de mayor alcance y explícita de descripción archivística. ISAD(G) se centra más en la actividad y deja claro que lo importante es representar la información contenida en todas las unidades de descripción; es decir, no la limita sólo a unidades documentales o ítems como se releja en manuales anteriores. Este nuevo enfoque de la descripción, basada en la representación de contenidos con el in de obtener diversas salidas, hace posible una ampliación del objeto de la descripción.

La descripción va más allá del control y acceso a los fondos archivísticos no niega su importancia pero presta más atención a la acción de explicar el documento y su contexto de producción para entender su origen y procedencia. Por ello, establece que en las descripciones debe aparecer información sobre el responsable de la producción de los documentos.

Sin lugar a dudas, la disociación entre el concepto de descripción y el concepto de instrumentos de búsqueda, en la propuesta del CIA, es el elemento que marca la diferencia con definiciones anteriores. La descripción en los archivos no se debe realizar con la finalidad de crear un determinado instrumento de búsqueda o de consulta. Su objetivo debe estar orientado a representar la información de forma coherente para establecer un sistema general de información archivística que permita representar la información en varios formatos (varios instrumentos de descripción) e integrar datos de varios archivos para facilitar su intercambio y su gestión.

La disociación entre ambos conceptos en la propuesta de ISAD(G) no es más que la aplicación práctica de la Declaración de Principios del CIA que establece que:

[…] estos principios se deben articular para construir una estructura de aplicabilidad general y un sistema de descripción archivística que no dependan de los instrumentos de búsqueda o de los sistemas de un depósito dado, ya sea un sistema manual o automatizado. (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 1992, p. 8).

Las normas desarrolladas por el CIA ejercieron una gran influencia en los manuales y estándares que se han publicado posteriormente. Los autores parten de los fundamentos teóricos expuestos en ISAD(G) para definir su concepto. A continuación se muestran algunos de ellos.

En La practique archivistique française (1993) se plantea que“La descripción archivística es una representación exacta y concisa de las unidades de descripción y se debe realizar respetando, siempre, el principio de origen y procedencia.”⁵ (FAVIER, 1993, p. 141).

El Standards for archival description: a handbook, de 1994, definía la descripción como “El proceso de capturar, recoger, analizar y organizar cualquier información que sirva para identificar, gestionar, localizar e interpretar los fondos de instituciones archivísticas y explicar los contextos y sistemas de documentos de los que se seleccionaron esos fondos.” (IRONS, 1994).

En las Rules for archival description, en su segunda edición, se exponía que “La descripción archivística era un registro de forma normalizada de información que recogía la estructura, función y contenido de los documentos.” (BUREAU OF CANADIAN ARCHIVISTS, 2008, p. 22).

En las obras citadas se puede observar la influencia del proceso internacional. En todas se delimita la descripción archivística como aquel proceso que permite acceder a los documentos a través de sus representaciones y que debe explicar la información relacionada con la procedencia, la estructura y el contenido de las unidades de descripción.

Los autores coinciden en que la actividad fundamental de la descripción es representar, a través de información normalizada, las unidades de descripción con el objeto de gestionar los documentos y su contexto. En ninguno de los casos se define el resultado de la descripción, lo que demuestra que los archiveros han comprendido que descripción archivística e instrumentos de descripción no son, necesariamente, conceptos relacionados entre sí.

2.3 El concepto de descripción: metadatos y evidencia documental

La normalización internacional no fue el único aspecto que influyó en la reconsideración del concepto de descripción. La repercusión del documento electrónico en los archivos fue otro elemento clave en la nueva dimensión de la descripción.

El surgimiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones, en los años 60, trajo consigo, según Bearman, la llamada “revolución de la información electrónica”; sin embargo, los archiveros comienzan a preocuparse por estas cuestiones en la década de los 90 cuando se inician las reflexiones sobre la delimitación y el tratamiento de los documentos archivísticos en entornos electrónicos.

Esta nueva realidad, a la que se enfrentaba la archivística, condujo a los archiveros a utilizar el concepto de metadatos y a empezar a defender la idea de una gestión de documentos electrónicos basada en la teoría del dato sobre el dato. Según David Wallace:

[…] los metadatos podían capturar y conservar el contexto del documento, conservar los sistemas y la estructura del documento, generar y retener información descriptiva relevante, incorporar datos de evaluación y disposición, gestionar documentos a lo largo de su vida, conservar y migrar la funcionalidad del sistema, y crear sistemas de inventario/localización para fuentes de información organizativas. (WALLACE, 1993, p. 88).

Los metadatos muy pronto se convirtieron en el centro de la gestión documental por la importancia que tenían en el uso y la gestión de los documentos en todas las etapas de su ciclo de vida.

Otro concepto que tuvo gran impacto en el tratamiento del documento archivístico en sistemas electrónicos fue el de evidencia documental. Los archiveros tenían que prestar atención a los datos pero también a este concepto que resurgía. Guilliland al respecto expresa que:

[…] un documento de archivo, sea electrónico o no, está siempre asociado con una acción o evento, con un agente, producto o subproducto y por tanto tiene que tener relacionados un conjunto de metadatos que sirvan para aportar evidencia acerca de la acción o el evento. (GUILLILAND, 2005, p. 224).

El debate surgido en torno al concepto de evidencia tiene un fuerte impacto en la gestión de documentos archivísticos en entornos electrónicos. Los sistemas deben ser capaces de generar documentos que sean confiables y auténticos y que puedan ser considerados evidencia de las funciones.

Ahora bien ¿qué influencia han tenido los documentos electrónicos, los metadatos y la evidencia documental en el proceso de descripción? Sin lugar a dudas, estos nuevos conceptos han modificado la dimensión de la descripción. En los últimos años se han desarrollado diversas polémicas relacionadas con el tema, los archiveros buscan un entendimiento entre descripción, asignación de metadatos y mantenimiento de la evidencia en los entornos electrónicos.

Varios son los autores que se han dedicado a investigar y publicar sobre esta nueva realidad. Con respecto al tema, Luciana Duranti defiende la idea de una descripción que mantenga la autenticidad y la veracidad de los documentos. Para ella la descripción archivística implica:

[…] la identificación de los documentos, la asignación de un lugar intelectual y físico en el todo de los documentos auténticos; esto significa la localización y descripción en su contexto, congelando y perpetuando sus interrelaciones, asegurando así que cualquier posible falsificación sea fácil de identificar. (DURANTI, 1996, p. 247).

Siguiendo esta misma línea, McKemmish y Parer (1998) exponen que la descripción se concibe:

[…] como parte de una compleja serie de procesos de gestión de documentos que implican la atribución de metadatos autorizados desde el momento de la creación de los documentos […] información normalizada acerca de la identidad, autenticidad, contenido, estructura, contexto y requisitos esenciales de gestión de los documentos. (p. 24-25).

Otro autor que ha investigado, con mucho rigor, este concepto en los años 90 ha sido David Bearman quien considera la descripción como “Una herramienta que sustenta la evidencia de acciones, especialmente en entornos organizativos automatizados […] la descripción no puede sustentar la evidencia de las acciones si esta tiene lugar mucho después de que estas acciones hayan sucedido.” (BEARMAN, 1996 apud DELGADO, 2007, p. 113-114).

Siguiendo esta idea, Chris Hurley argumenta que la descripción “[…] debiera desarrollarse desde el momento mismo que se crea el documento con el objeto de que éste siga siendo comprensible fuera de su entorno de creación y en conjunción con otros sistemas” el autor rechaza “[…] una descripción post hoc porque esto dificulta la captura del contexto de creación del documento.” (HURLEY, 1998 apud DELGADO, 2007, p. 123-125).

Como puede observarse, en los conceptos citados, los autores abogan por una descripción enfocada a la asignación de metadatos desde las primeras edades de vida de los documentos. Describir el documento cuando aún mantiene su valor administrativo garantiza que la información recogida sobre su contexto sea más exacta y veraz. La descripción ya no está sujeta, como se consideró durante algún tiempo, a la representación de la información contenida en los documentos de valor permanente conservada en archivos históricos.

La descripción archivística en la actualidad tiene como finalidad mantener la autenticidad, veracidad e integridad de los documentos. Para ello se recomienda realizar la descripción desde el mismo momento en que se crean los documentos sólo así podrá constituir evidencia de los actos y las transacciones que se ejecutan. La descripción debe facilitar la representación, el almacenamiento y la gestión así como el intercambio de información con valor probatorio.

Hay que tener presente que la descripción en los entornos electrónicos no es exactamente igual que en los entornos tradicionales. En este medio interesa mantener la evidencia y por ello se necesita describir el contexto de creación más que el contenido en sí del documento. No se puede olvidar que uno de los problemas a los que se enfrentan, en la actualidad, los profesionales de la información es la preservación de los documentos en los entornos digitales. El Proyecto InterPARES, al respecto, expresa “[…] no es posible conservar documentos electrónicos, sólo la capacidad para reproducirlos.”⁶ De ahí la importancia de una descripción dirigida a mantener la evidencia documental a través de los metadatos.

Muchos archiveros se preguntaron si el proceso de gestión de metadatos sustituiría a la descripción archivística. Como bien expresa Alejandro Delgado ya estas preguntas han sido resueltas y los archiveros siguen una tendencia general encaminada a convertir la descripción archivística en un subproceso de la asignación de metadatos.

Los archiveros tienen ante sí dos tendencias bien definidas en lo que respecta a la descripción. La primera está relacionada con el documento electrónico y junto a él los conceptos de metadatos y evidencia que han cambiado las concepciones teóricas y prácticas de la descripción. Actualmente no tenemos que esperar a que el documento llegue a los archivos históricos para describirlos; es decir, se deben describir los documentos desde su propia formación en los archivos de gestión. La asignación de metadatos es un proceso continuo que comienza en la gestión y puede llegar a su in en los archivos permanentes.

La segunda tendencia corresponde a la descripción de los documentos con valor permanente. Varios son los profesionales que se preguntan ¿qué hacer con los documentos de valor secundario a los que nunca se asignó un metadato?; la respuesta parece sencilla, deben ser descritos utilizando las normas internacionales y nacionales de descripción archivística. Otra pregunta está invadiendo el pensamiento de los archiveros, ¿quiénes dan origen y estructura a los metadatos de descripción archivística? Es posible responder: los metadatos de descripción se obtienen a partir de las estructuras de datos de las normas.

La figura siguiente muestra la evolución del concepto de descripción archivística desde su surgimiento hasta la actualidad y sus diferentes propósitos.

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Figura 5. Evolución conceptual del proceso de descripción
Fuente: elaborado por la autora.

Resumiendo, en la evolución conceptual del proceso descriptivo se puede apreciar un antes y un después marcado por el proceso de normalización internacional y los nuevos paradigmas de la archivística. Los archiveros de esta nueva era de la información y el conocimiento deben estar preparados para realizar descripciones archivísticas que contribuyan a cumplir dos de las funciones permanentes de los archivos: la conservación y el acceso a los documentos.

3 – Fundamentos teóricos de la descripción archivística

El cambio paradigmático acontecido en la Archivística se fundamenta, principalmente, en el fortalecimiento de su cuerpo teórico. La Archivística dejó atrás los tiempos de la tecnicidad y la historicidad; épocas donde se realizaban procesos técnicos sin tener consolidados sus fundamentos conceptuales. Con el inicio de la posmodernidad, los procesos archivísticos han consolidado sus preceptos teóricos, desde la clasificación pasando por la valoración y terminando en la difusión. La descripción, en particular, tiene muy bien definidos, en esta nueva era, sus fundamentos teóricos.

3.1 Declaración de principios: CIA y CUSTARD

Sin lugar a dudas, los primeros pasos hacia la consolidación de los principios teóricos de la descripción archivística los dio el organismo internacional responsable por los archivos y el fortalecimiento de la disciplina como una ciencia. En 1992, el Consejo Internacional de Archivos, a través de la Comisión Ad Hoc sobre normas de descripción, da a conocer la primera versión revisada de la Declaración de Principios de Descripción Archivística (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 1992). Esta declaración recoge los planteamientos teóricos por lo que se debe regir la descripción y su normalización en los tiempos contemporáneos. La declaración del CIA constituye el primer documento oficial publicado sobre este tema en el mundo archivístico.

En esta declaración se establece, claramente, cuáles son los propósitos de la descripción archivística: creación de descripciones uniformes, pertinentes y explícitas, facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre materiales de archivos, posibilitar el intercambio de registros de autoridad y posibilitar la integración de las descripciones realizadas por distintos archivos o instituciones en un sistema integrado de información (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 1992). Estos objetivos aún se mantienen vigentes para la descripción archivística.

La década del 90 marca el inicio de la normalización en el campo de la descripción, por tanto, varios países inician procesos normativos. Los archiveros de EE.UU y Canadá comienzan a trabajar en un proyecto común conocido como CUSTARD (Canada-US Task Force on Archival Description) que tenía como objetivo publicar una norma norteamericana de descripción. Como consecuencia de este trabajo surgió la Declaración de Principios del Proyecto CUSTARD. Esta declaración, en buena medida, parte de la declaración establecida por el CIA y es considerado, también, un documento significativo para el estudio de este tema.

La declaración del CIA y la de CUSTARD recogen los principios fundamentales de la descripción archivística y han inluido, positivamente, en los nuevos proyectos normativos que se han desarrollado. Para conocer los fundamentos teóricos de este proceso no se puede dejar de estudiar y analizar las enmiendas recogidas en estas dos declaraciones. Por ello, a continuación se presenta una figura que muestra los planteamientos teóricos de ambos documentos.

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Figura 6. Declaración de Principios del CIA y CUSTARD⁷
Fuente: Elaborado por la autora.

Hay varias cuestiones citadas en estas declaraciones que conviene analizar con detenimiento. En estos principios sobre la descripción se hace énfasis en el respeto a los principios fundamentales de la Archivística: El Principio de Procedencia y Respecto al Orden Natural. No es posible una descripción archivística que no tome en cuenta la procedencia, la contextualización de los documentos y su evidencia así como la relación directa entre documentos y funciones. La descripción pos-custodial tiene que contemplar información contextual y funcional de los documentos producidos en los nuevos contextos administrativos.

Estos documentos, también, recogen la interrelación que existe entre dos procesos de la archivística: clasificación (identificación y ordenación) y descripción. Si bien es cierto que la descripción en un proceso que puede comenzar en la génesis del documento es preciso especificar que no es posible asignar metadatos de descripción si antes no inalizó un proceso administrativo y, por tanto, organizó la unidad de descripción.

En las declaraciones se expone que la descripción se aplica a todos los materiales de archivo con independencia de su forma o soporte, a colecciones y documentos sueltos. Es importante destacar que la descripción, tanto en la teoría como en la práctica, debe estar concebida para describir cualquier documento, sea cual sea su soporte, formato, extensión o tamaño. Además debe dar respuesta tanto a conjuntos orgánicos-funcionales de documentos como a colecciones, documentos sueltos o componentes documentales. La descripción debe ser abierta y permitir la representación de cualquier unidad de descripción producida o conservada en ambientes híbridos, donde convivan documentos en papel y documentos electrónicos.

Los nuevos principios, asimismo, establecen la importancia de describir a los agentes que han producido, gestionado o almacenado documentos. En los sistemas actuales de descripción archivística es, casi, obligatorio que se describan los productores y sus relaciones con los documentos y las funciones. Los productores pueden ser personas físicas, jurídicas o familias y pueden desempeñar diversos papeles con respecto a los documentos (autores, productores, coleccionistas y gestores).La descripción debe responder a las relaciones existentes entre documentos y productores y, para ello, debe representarlos convenientemente.

Otro aspecto que marca la descripción en el pos-custodial, es sin lugar a dudas, el principio de descripción multinivel y las relaciones entre los niveles de organización. No se puede hablar de descripción o de su normalización sin antes analizar en qué consiste la descripción por niveles. Por su importancia, se presenta en un epígrafe independiente.

3.2 Descripción multinivel

La regla de descripción por niveles es un nuevo principio deinido por el Consejo Internacional de Archivos en la década del 90. El punto de partida de ISAD(G) es el respeto a los fondos archivísticos, a partir de esta idea es que surge un modelo conceptual pensado y enfocado, sólo, a los documentos.

La norma internacional define este nuevo modelo descriptivo como:

[…] la descripción de un fondo como un todo y su representación en una descripción, utilizando los elementos apropiados […] la descripción de las partes que integran un fondo y su descripción por separado, utilizando los elementos adecuados […] la suma total de todas estas descripciones, jerárquicamente unidas entre sí, representan el fondo y las partes descritas. Esto es a lo que se denomina descripción multinivel. (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2000, p. 16).

Para aplicar este método, fue necesario definir, previamente, los niveles de organización de un fondo archivístico, pues sólo así se podían establecer los niveles jerárquicos entre las descripciones. Un nivel de descripción, según el CIA es “El lugar que ocupa la unidad de descripción dentro de la jerarquía de un fondo.” (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2000, p. 14).

A continuación se expone el modelo de niveles de organización propuesto en la norma internacional y los vínculos jerárquicos que se forman.

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Figura 7. Modelos de organización de un fondo según ISAD(G)
Fuente: ISAD(G), 2000, p. 51.

Este modelo jerárquico no incluye todas las combinaciones posibles de niveles; los niveles presentados pueden incluir los niveles intermedios que se considere necesario (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2000, p. 48).

La descripción multinivel se utiliza para describir el fondo y todas sus partes. Sin la descripción del nivel superior (fondo) no se puede presentar el resto de descripciones. Es decir, no se debe describir una serie si antes no se describieron los niveles superiores (fondo y subfondo) aunque sólo se utilice para estas descripciones un mínimo de elementos descriptivos.

Para establecer las jerarquías y las relaciones entre el fondo y sus partes y, por tanto, realizar una descripción multinivel es necesario cumplir las cuatro reglas fundamentales que definen esta técnica descriptiva. El mapa conceptual de la figura siguiente especíica y resume estas reglas.

Esta nueva forma de descripción basada en la jerarquía de niveles de organización constituye una de las propuestas que comenzó a mudar el proceso descriptivo en el período pos-custodial. En la actualidad la descripción debe representar todos los niveles de organización y vincularlos jerárquicamente entre sí, partiendo de lo general a lo específico. Además debe proporcionar información del nivel que se está describiendo y con ello evitar la repetición de datos señalados en niveles superiores.

Este modelaje conceptual de jerarquía en la descripción es lo que hace posible que en un sistema unificado de descripción archivística se pueda entrelazar y vincular la información de una unidad documental simple, con su serie o el fondo que le dio origen. El principio de descripción multinivel facilitó el camino para que, hoy, a través de un clic sobre un hipervínculo se consiga navegar por las descripciones de un fondo y las partes que lo componen.

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Figura 8. Descripción Multinivel
Fuente: elaborado por la autora.

3.3 Modelos conceptuales

El modelo conceptual de descripción multinivel está pensado, únicamente, para la representación y las interrelaciones del fondo, dejando fuera otros elementos importantes que intervienen en la producción, gestión y conservación de los documentos.

Por tanto, se debía continuar repensando los principios de la descripción y plantear modelos conceptuales más completos, orientados a una descripción que incluyera otras entidades descriptivas. Los anteriores principios representaban una descripción unidimensional, sólo orientada a los documentos, entonces, se hacía obligatorio exponer principios adecuados a descripciones pluridimensionales.

La descripción archivística en tiempos del paradigma pos-custodial debe consolidar sus bases teóricas a partir de modelos conceptuales. Pero, ¿qué es un modelo conceptual? “Un modelo conceptual es una técnica formal para la representación entre los principales conceptos y relaciones en un ámbito dado del conocimiento.” (GUEGUEN et al., 2013, p. 9).

Según la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA), un modelo conceptual de descripción archivística es “La representación de la realidad a un alto nivel de abstracción en el que quedan descritos los tipos de entidad archivísticos, sus relaciones y atributos.” (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 19). A su vez, una entidad, según esta comisión, es “Cualquier objeto real o abstracto que existe, ha existido o puede llegar a existir.” (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 18). Las entidades archivísticas serán abordadas de forma independiente en el próximo epígrafe.

Resumiendo, un modelo conceptual de descripción archivística es un modelado de datos donde deben especificarse los tipos de entidades a describir, las relaciones entre las entidades y sus atributos. Los modelos conceptuales de descripción archivística se basan en el modelo entidad- relación (E-R) surgido a partir del desarrollo de las tecnologías de bases de datos y creado por Peter P. Chen en 1976. Los archiveros, a partir de este modelo creado para ambientes tecnológicos, han desarrollado algunas iniciativas de modelado de datos para la descripción archivística.

El modelo con más trayectoria y que más ha sido trabajado es el Australian Government Recordkeeping Metadata Standard, que cuenta con varias versiones, las más actualizadas, hasta la finalización de este libro, la versión 2.0 (2008) y la versión 2.2 (2015) (AGRkMS). Otro modelo, ampliamente difundido es la Technical Specifications for the Electronic Recordkeeping Metadata Standard, version 1.0 (2008) publicado por los Archivos de Nueva Zelanda. Ambos estándares están basadas en revisiones del modelo australiano Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth Agencies en su version 1.0 (2000). Las referencias bibliográficas de estos modelos pueden ser consultadas en la bibliografía de este libro.

La AGRkMS abarca un modelo pluridimensional de la descripción archivística, distinguiéndose del enfoque unidimensional utilizado hasta el momento. El modelo identifica cinco entidades: documento, agente, funciones, mandato y relación. La entidad relación desempeña el papel de interrelacionar las otras cuatro entidades para formar una descripción completa (GUEGUEN et al., 2013, p. 11).

Otro modelo conceptual para la descripción fue elaborado en España, por la CNEDA. Esta comisión propuso como uno de sus objetivos principales la elaboración de un modelo en el que se identificaran los distintos tipos de entidad, sus relaciones y atributos y los requisitos de datos básicos para las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones. En Octubre del 2007, la comisión comenzó a trabajar en el desarrollo de este complejo modelo conceptual y en el año 2012 publican la versión final titulada: Modelo Conceptual de Descripción Archivística y Requisitos de Datos Básicos de las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones.

El modelo español de descripción archivística está desarrollado con la técnica de modelado de datos E-R y se identifican los siguientes tipos de entidad: documentos de archivo, agente, función y sus divisiones, norma, concepto, objeto o acontecimiento, lugar. Se identifican, además, las relaciones entre entidades de estos tipos, así como los atributos de tres tipos de entidad (documentos de archivo, agente; función y sus divisiones) y de dichas relaciones (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 19).

En Finlandia, los Archivos Nacionales (Arkistolaitos) nombraron un grupo de trabajo para desarrollar un modelo conceptual de descripción. Este grupo publicó, en Enero del 2013, la versión borrador del Finnish Conceptual Model for Archival Description. El modelo inlandés aboga por la separación y la interrelación de las entidades centrales de descripción. Reconoce las entidades: función, agente, recursos de información, el ciclo de vida, mandato, lugar, tiempo y asunto. El ciclo de vida se describe asociado a la gestión de documentos en ambientes empresariales (GUEGUEN et al., 2013, p. 12).

Por su parte, el CIA, en el 2012, formó el Grupo de Expertos en Descripción Archivística (EGAD) sucesor del Comité de Buenas Prácticas y Normas responsable, hasta ese momento, de la normalización. Este grupo tiene dentro de sus objetivos desarrollar un modelo conceptual internacional para la descripción archivística que garantice la integración e interrelación de las cuatro normas de descripción en sistemas unificados de información archivística. El EGAD tiene una agenda de cuatro años para inalizar el proyecto (2012-2016). Este grupo analizará los modelos conceptuales desarrollados en Australia, España y Finlandia y, además, tendrá en cuenta los modelos existentes de bibliotecas y museos.

El modelo debe abordar, en primer lugar, los principios y necesidades de la comunidad archivística. En particular, el modelo se basará en el principio duradero de procedencia. El modelo se centrará en la separación y la interrelación de los principales componentes de la descripción archivística para proporcionar una base al desarrollo de sistemas de descripción de archivos (GUEGUEN et al., 2013, p. 13).

Para ejemplificar el tema de modelos conceptuales y facilitar su comprensión, a continuación se exponen algunos ejemplos de entidades archivísticas y las relaciones que se establecen entre ellas. Estos diagramas se realizaron a partir de los tipos de relaciones identificados y definidos por la CNEDA en el Modelo Conceptual de Descripción Archivística, en la Parte 2 de Relaciones.

Una de las posibles relaciones entre entidades archivísticas es la formada entre el documento de archivo y el productor. Los documentos de archivos son creados, producidos, gestionados, por productores y, estos, a su vez, crean, producen y gestionan documentos.

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Figura 9. Relación documento / productor
Fuente: elaborada por la autora.

Otro tipo de relación es la deinida entre productor y funciones/ subdivisiones. El productor realiza funciones y, estas, a su vez, son realizadas por el productor.

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Figura 10. Relación productor/ funciones
Fuente: elaborada por la autora.

Por último, la relación documento de archivo y funciones/ subdivisiones. Los documentos testimonian funciones y, estas, a su vez, se testimonian en documentos.

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Figura 11. Relación documentos / funciones
Fuente: elaborada por la autora.

Estos son algunas de las entidades y los tipos de relaciones que se pueden establecer en un modelo conceptual. El propósito de los modelos conceptuales archivísticos es relejar todas las entidades que están involucradas en el proceso descriptivo, orientado a una representación pluridimensional de los objetos de los que se extrae información. Los modelos conceptuales, en la llamada época posmoderna, deben facilitar la creación de sistemas eficientes que garanticen el acceso integrado de la información no sólo entre archivos sino también entre bibliotecas, museos y otras instituciones de información.

4 – Entidades de descripción archivística

La definición de las entidades archivísticas es un factor clave para el desarrollo eficiente del proceso descriptivo. Las entidades son el eje central de este proceso, de ahí, la importancia de identificarlas correctamente. Según el Modelo Conceptual de la CNEDA, las entidades archivísticas constituyen:

Clases de objetos de la realidad archivística, percibidas como categorías claramente diferenciadas, las cuales pueden estar relejadas en los sistemas de descripción archivística de distinta manera, pudiendo, incluso, estar representadas en ellos por descripciones independientes, aunque interrelacionadas. (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 23).

Las entidades son aquellos objetos o cosas de los que se recoge información en los sistemas de descripción archivística, es decir, son el foco de las representaciones descriptivas y de la normalización del proceso.

Los tres modelos conceptuales de descripción archivística que se han desarrollado definen las siguientes entidades archivísticas:

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Figura 12. Tipos de entidades en los modelos de Australia, España y Finlandia⁸
Fuente: elaborada por la autora.

El CIA aún no ha desarrollado un modelo conceptual internacional pero sí publicó cuatro normas internacionales. Estos estándares incluyen las estructuras de datos para describir las siguientes entidades:

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Figura 13. Tipos de entidades del conjunto normativo del CIA
Fuente: elaborada por la autora.

De forma general, estos son las entidades archivísticas con las que trabaja la descripción. En todos los modelos analizados y en las normas del CIA hay coincidencia en sólo tres entidades: documento de archivo, productor y funciones. Los sistemas unificados de información archivística deben incluir, siempre, información sobre los documentos y sus productores y, opcionalmente, de entidades de otro tipo. Los sistemas actuales tienden a ser más completos e incluir la mayoría de las entidades aquí propuestas.

4.1 Subtipos de entidades archivísticas

Los documentos de archivo, los agentes y las funciones son las únicas entidades que presentan subtipos. Un subtipo de entidad es, según el modelo conceptual de la CNEDA (2012): “Una categoría de un subconjunto de entidades pertenecientes al mismo tipo que poseen los mismos atributos y relaciones. También denominado subclase de tipo de entidad.” (p. 21).

En el gráfico de la próxima figura se muestra la propuesta que hace la CNEDA para los subtipos de estas tres entidades. Los subtipos de entidades no son definidos de igual forma en todos los países, este aspecto puede variar de acuerdo a los contextos y las tradiciones de cada comunidad archivística. Por ejemplo, los subtipos de entidades del documento de archivo propuestos para España no coinciden con las de EE.UU, Brasil y otros países. El CIA ha deinido subtipos de entidades a nivel internacional que deben ser respetadas pero, a la vez, pueden incluirse otras de acuerdo a las necesidades de cada región. Se toma como ejemplo en este libro el caso español porque es el modelo conceptual más completo en este sentido y más semejante a la realidad archivística latinoamericana.

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Figura 14. Subtipos de entidad en el modelo conceptual de CNEDA
Fuente: Modelo Conceptual de CNEDA, 2012, p. 25.

Por la importancia de estas entidades y subtipos de entidades en el proceso de descripción y en la formación de sistema integrados de información archivística, es conveniente explicar cada uno de ellos por separados para tener un mayor conocimiento sobre este tema.

4.1.1 Entidad documento de archivo. Subtipos

El documento de archivo es una entidad clave en el proceso descriptivo. Muchas han sido las definiciones que se han publicado sobre esta entidad. El documento es el centro de la atención de los archivos y la archivística. Según ISAD(G) un documento de archivo es “Información registrada en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier persona física o jurídica en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.” (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2000, p. 13).

En el caso de la descripción, el documento de archivo constituye una entidad archivística de la cual se recoge información. El documento, como se dijo anteriormente, presenta varios subtipos de entidades⁹. En la figura siguiente, se exponen los subtipos más conocidos así como una explicación y ejemplificación de cada uno de ellos.

Los subtipos de entidades ejemplificados son un resumen de los niveles de descripción propuestos por el CIA y las comunidades archivísticas de: España, Reino Unido, Portugal, EE.UU, Canadá, Finlandia, Brasil y Uruguay. Los subtipos pueden variar en cada país pues las tradiciones archivísticas no son exactamente iguales.

En el mapa conceptual mostrado en la próxima figura se ejemplifica los subtipos de entidades propuestas en las normativas publicadas por los países mencionados. En ISAD(G) se proponen seis niveles básicos (fondo, subfondo, serie, subserie, unidad documental compuesta y unidad documental simple), pero la comunidades archivísticas de otros países han creado nuevos niveles como es el caso de: archivo, colecciones o unidades de localización. Asimismo, se ha establecido una gran variedad de niveles intermedios que se ven, claramente, relejados en los niveles serie y fondo.

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Figura 15. Subtipos de la entidad documento de archivo
Fuente: elaborada por la autora.

4.1.2 Entidad productor. Subtipos

El productor es, junto al documento, uno de los conceptos principales vinculados a la descripción archivística. En todos los sistemas integrados de descripción es, casi, obligatorio que se describan los productores de los documentos. El CIA, para la descripción de los productores, elaboró la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridades de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias (ISAAR(CPF)) a modo de guía para la redacción de registros de autoridades de archivos, más adelante esta norma será presentada.

En, ISAAR(CPF) (2004) los productores son “Cualquier entidad (institución, familia o persona) que ha producido, reunido y/o conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal o institucional.” (p. 12). El productor desempeña diversos papeles con respecto a los documentos de archivo, puede ser: autor, productor, coleccionistas o gestor.

Los productores desempeñan un papel determinante en la búsqueda y recuperación de la información contenida en los documentos pues constituyen puntos de acceso y por tanto ayudan en la identificación y localización de las descripciones archivísticas. Los productores son el punto de acceso principal de la unidad de descripción. A continuación, se muestra en un mapa conceptual donde se exponen algunas de las ideas propuestas:

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Figura 16. Modelo conceptual productor archivístico
Fuente: elaborada por la autora.

La entidad productor presenta tres subtipos de entidades bien definidas: institución, familia y personas físicas. Estas sub-entidades son las responsables de cumplir las funciones y actividades que generan la documentación. A continuación se muestra un mapa conceptual dónde se analizan y ejemplifican cada uno de ellos.

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Figura 17. Subtipos de la entidad productor
Fuente: elaborada por la autora.

Estos subtipos de entidades (instituciones, familias y personas) presentan un alcance específico; es decir, cada una de ellas incluye determinadas categorías que responden a funciones concretas. A continuación se muestran tres mapas conceptuales donde se expone el alcance de estas entidades seguido de algunos ejemplos que ayudan a comprender los tres subtipos.

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Figura 18. Subtipo - institución - alcance
Fuente: elaborada por la autora.

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Figura 19. Subtipo - familia – alcance
Fuente: elaborada por la autora.

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Figura 20. Subtipo - persona – alcance
Fuente: elaborada por la autora.

4.1.3 Entidad función. Subtipos

La función es otra de las entidades fundamentales de los sistemas integrados de descripción archivística y, además, es de las entidades que presenta varios subtipos. El CIA, para la descripción de las funciones y sus subdivisiones, elaboró la Norma Internacional para la Descripción de Funciones (ISDF). Esta norma sirve de modelo para la descripción de funciones de instituciones vinculadas a la producción y conservación de los documentos.

Las funciones son “Cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea asignada a una institución por la legislación, política o mandato. Las funciones pueden dividirse en conjuntos de operaciones coordinadas como sub-funciones, procesos, actividades, tareas o acciones.” (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2007a, p. 10).

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Figura 21. Descripción de funciones. Ffinalidad
Fuente: ISDF, 2007, p. 7.

Las funciones presentan varias subdivisiones que constituyen los subtipos de esta entidad; las más utilizadas son: subfunción o división de función, proceso, actividad, acción u otro término relacionado. Estos subtipos de funciones son realizados, también, por los productores y manifestados en los documentos. A continuación se explican estas divisiones a través de un mapa conceptual.

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Figura 22. Subtipos - entidad función
Fuente: ISDF y Modelo Conceptual CNEDA.

Las funciones y sus subtipos forman parte de los sistemas actuales de descripción. En los tiempos actuales donde la archivística afronta el paradigma posmoderno y los archivos se convierten en receptores de las teorías y practicas pos-custodiales, la descripción debe representar todas las entidades archivísticas y relacionarlas a través de esquemas de datos y contenidos normalizados. En los próximos epígrafes analizaremos los procesos de normalización que se han desarrollado y que, sin lugar a dudas, son el mayor exponente de los nuevos paradigmas en la descripción archivística.

5 – La descripción y el proceso de normalización

Antes de analizar los procesos de normalización que se han desarrollado en diferentes países, es preciso conocer los aspectos sociales, económicos y políticos que hicieron posible, en la década de los 90, el inicio de un proceso internacional de normalización de la descripción en los archivos.

5.1 Contexto de desarrollo de la normalización internacional

Durante mucho años los profesionales del área no aceptaban la idea de normalizar los procesos archivísticos, mucho menos la descripción. Los archiveros defendían ciertas premisas relacionadas con las características del documento de archivo, el peril de los usuarios o la forma tradicional de trabajo en los archivos que dificultaban el inicio de cualquier proceso normativo. Todo ello unido a la diversidad de planteamientos teóricos existentes: corrientes custodiales y corrientes pos-custodiales.

El inicio de la posmodernidad en la Archivística hizo posible, como ya se comentó, una renovación en las concepciones de los archiveros. La consolidación del cuerpo teórico de la archivística, el desarrollo económico y social impulsado en los años 80, la expansión de las tecnologías de la información y las comunicaciones, el fenómeno de la globalización de la información, la existencia de nuevos soportes y formatos de información y la diversificación de los periles de los usuarios fueron, sin lugar a dudas, los aspectos determinantes para poner in a viejas discusiones relacionadas con la normalización de los procesos archivísticos.

Las tecnologías caracterizan a la sociedad actual y a todos los campos del conocimiento, incluyendo la archivística. Sin duda, el desarrollo de la informática constituye el elemento principal que fundamenta la transformación de los métodos y formas de trabajo en los archivos.

La incorporación de nuevos usuarios a los archivos también ayudó a promover los cambios en el mundo archivístico. Las características de las comunidades de usuarios han variado así como su comportamiento ante el uso de la información. Según Javier Tarraubella la implantación de las tecnologías de la información, tanto en la producción documental como en su circulación, supone la aparición de un nuevo concepto de usuario que no accederá personalmente a los archivos para consultar la documentación, sino que lo hará desde su casa o desde su lugar de trabajo, conectándose con su ordenador a las redes telemáticas de información para acceder a los instrumentos descriptivos de los archivos o directamente a sus fondos documentales y obtener, consultar o reproducir los documentos o la información que le interese (TARRAUBELLA, 1998, p. 201). Ante esta situación los archivos se han visto obligados a diseñar nuevas estrategias de acceso y difusión de la información.

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Figura 23. Contexto de desarrollo de la normalización internacional
Fuente: elaborada por la autora.

En este contexto, en el que se ven inmersos los archivos, es en el que se debe entender el proceso internacional de normalización de la descripción archivística. Los profesionales se percataron de que sólo podían responder eficazmente a los nuevos retos de la sociedad si tenían correctamente descritos los documentos y el resto de entidades archivísticas. Para ello, según Esteban Navarro y Gay Molíns “[…] era necesario contar con unos principios y unas reglas universalmente aceptadas que indicaran cómo describir, qué datos identificativos se debían extraer y cómo estos se debían presentar y organizar.”(ESTEBAN NAVARRO; GAY MOLÍNS, 1998, p. 9).

Una vez repensados los principios de la descripción había que plantearse un cambio en las formas prácticas de realizar este proceso. Era el momento comenzar a un movimiento normativo en la archivística. La regulación de la descripción constituía el camino más eicaz para obtener mejores resultados en la representación de las entidades archivísticas y su intercambio en los ambientes digitales.

5.2 Las normas internacionales de descripción archivística

Los primeros trabajos desarrollados por el CIA relacionados con la normalización de la descripción archivística se remontan a los años 70, década en la que se realizaron varios glosarios y diccionarios que contribuyeron a delimitar el alcance y la tipología de diversos instrumentos de descripción. No obstante, es en la década de los 80 cuando se produce la aparición de los primeros textos normativos. En esta época, destacaron por su repercusión tres estándares: Archives, Personal Papers and Manuscripts (APPM), elaborado en EE.UU. por Stephen Hensen en 1983 con una segunda edición en 1989; las Rules of Archival Description (RAD) de Canadá, publicadas entre 1989 y 1992 y el Manual of Archival Description (MAD), de Reino Unido, publicado en 1986 por Michael Cook con una segunda versión en 1989 contando con la co-autoría de Margaret Procter. Los tres estándares anglosajones presentaban una gran influencia de las normas de catalogación de bibliotecas, aunque respetaron las prácticas descriptivas nacionales existentes. Estas normas sentaron las bases para la elaboración de las futuras normas internacionales de descripción archivística.

El desarrollo teórico de la archivística en la década del 90, la influencia de las tecnología en los archivos así como las experiencias de aplicación de estas normas nacionales llevaron a la comunidad archivística internacional al convencimiento de que era posible, en ese momento, redactar textos normativos que regularan la práctica de la descripción en los archivos y, al mismo tiempo, promovieron el entendimiento para poner en marcha el proceso de normalización internacional. Hasta la fecha, la descripción era sinónimo de instrumento de referencia o búsqueda (guías, catálogos, inventarios, índices) y el centro de atención eran los documentos y no las interrelaciones entre las diferentes entidades archivísticas. Estos instrumentos no se realizaban de forma homogénea, cada sistema de archivo diseñaba los instrumentos de descripción con estructuras de datos adecuadas a sus realidades.

A finales de la década del 80 y principios de los 90 del Siglo XX, el Consejo Internacional de Archivos comenzó a realizar un movimiento internacional de normalización que finalizaría con la publicación de las normas internacionales. El CIA contaba con la autoridad necesaria a nivel mundial para llevar a cabo un proyecto de esta envergadura. No obstante, precisaba del apoyo de la comunidad archivística internacional para que el proyecto tuviera una aceptación completa. Bonal Zazo sobre este tema expresó: “[…] conscientes de esta realidad, el CIA promovió el desarrollo de un proceso institucional y universal, auspiciado y respaldado por los organismos archivísticos internacionales, a la vez que participativo y representativo.” (BONAL ZAZO, 2000, p. 117).

Varios son los libros, artículos y documentos que abordan y explican el proceso de elaboración de los estándares internacionales. A continuación se presenta una tabla que, de forma resumida, pretende mostrar las actividades más importantes realizadas por el Consejo Internacional de Archivos para realizar un proceso internacional de normalización que culmina con la publicación de varias normas.

Tabla 1. Actividades realizadas por el CIA en el proceso de normalización internacional

EL CIA Y EL PROCESO INTERNACIONAL DE NORMALIZACIÓN
Fecha (Lugar) | Actividades
1988, Canadá | Reunión de expertos sobre normas de descripción. Se analizaron las principales experiencias teóricas y prácticas que existían en el mundo en materia de descripción para poder conocer el estado de la cuestión y, de esa forma, comenzar el proceso de normalización.
1989, Francia | Reunión celebrada, en Paris, bajo el patrocinio de la UNESCO. Este encuentro tuvo como objetivo planificar las actividades que se debían desarrollar para elaborar las normas internacionales.
1990, Polonia | Reunión celebrada para constituir una comisión especializada para la formación de las normas y el cumplimiento de los acuerdos de las reuniones. Se constituyó, de esta forma, la Comisión Ad Hoc sobre Normas de Descripción.
1990, Alemania | Primera reunión plenaria de la Comisión Ad Hoc sobre Normas de Descripción. Se aprueba la primera versión de la Declaración de Principios de Descripción Archivística.
1992, España | Se aprueba la versión final de la Declaración de Principios de Descripción Archivística. Se presenta el primer borrador de las reglas generales para la descripción de documentos.
1992, Canadá | XII Congreso Internacional de Archivos en Montreal. Debate sobre cuestiones teóricas de la descripción archivística. Se presentaron opiniones orales acerca de la declaración de principios y el borrador de la norma.
1992, Suecia | Tercera sesión plenaria de la Comisión Ad Hoc, siguiendo las recomendaciones y comentarios del congreso de Montreal, se aprueba la primera versión definitiva de la norma ISAD(G).
1993-1995 | La Comisión Ad Hoc comienza a trabajar en la creación de una norma internacional para la creación de registros de autoridades.
1994, Suecia | Se celebra la cuarta sesión plenaria de la Comisión Ad Hoc, se recomienda la disolución de la comisión y la creación de un órgano permanente responsable de la revisión y mantenimiento de las normas.
1996 | La Comisión Ad Hoc publica la primera versión de la norma ISAAR(CPF).
1996, China | XIII Congreso Internacional de Archivos en Pekín se disuelve la Comisión Ad Hoc y se crea el Comité sobre Normas Descriptivas.
1998, Suecia | Reunión del Comité de Normalización, se elaboró un proyecto inicial sobre la segunda versión de la normaISAD(G).
2000, España | XIV Congreso Internacional de Archivos en Sevilla se presenta la segunda versión de la norma ISAD(G).
2000 | El Comité sobre Normas Descriptivas comienza la revisión de la primera versión de la norma ISAAR(CPF). Durante este período se mantiene un constante intercambio de ideas con la comunidad archivística internacional para saber comentarios y proposiciones.
2001, Bélgica | Reunión Plenaria del Comité sobre Normas Descriptivas. Análisis de la primera versión de ISAAR(CPF). Se tuvieron en cuenta los comentarios presentados por la comunidad y se tomaron una serie de decisiones sobre las modificaciones que se deberían realizar a la norma.
2002, España y Brasil | Reuniones plenarias donde se discutió y aprobó el primer borrador de la revisión de la norma ISAAR(CPF).
2003 | El borrador del estándar de autoridades fue publicado en la página web del CIA/CDS en enero de 2003. Desde este momento se solicitó a la comunidad archivística internacional la presentación de comentarios a la propuesta de la norma revisada.
2004, Austria | XV Congreso Internacional de Archivos en Viena se presenta la publicación definitiva de la segunda versión de ISAAR(CPF).
2004 | Se constituye el Comité de Normas Profesionales y Buenas Prácticas del CIA, en los próximos años sería el responsable del mantenimiento y revisión de las normas internacionales

2005, Suiza

Reunión de la Sección provisional de Normas Profesionales y Buenas Prácticas. Se crean dos grupos de trabajo con el objetivo de crear una norma internacional para la descripción de funciones en los sistemas de información archivística y una norma internacional relativa a las Instituciones Archivísticas que tienen la custodia de los documentos.

2006, Francia | Uno de los grupos de trabajo terminó un primer borrador de la norma de funciones que fue discutido, modificado y ampliado en la reunión que se celebró en Paris.
2006, Italia | Otro grupo de trabajo terminó un primer borrador de la norma sobre las instituciones de custodia que fue discutido, modificado y ampliado en la reunión que se celebró en Milán y, posteriormente, en Madrid.
2007, Alemania | Reunión plenaria del Comité de Buenas Prácticas y Normas Profesionales, se debaten los comentarios recibidos de la comunidad archivística sobre la norma de funciones e instituciones de custodia. Primeros borradores oficiales.
2008, Malasia | XVI Congreso Internacional de Archivos en Kuala Lumpur, se presenta la primera versión de la norma ISDF y la primera versión de la norma ISIAH.
2012 | Se constituye el Grupo de Expertos en Descripción Archivística del CIA con la misión de promover y facilitar el intercambio internacional de información sobre recursos archivísticos.
2012-2016 | El Grupo de Expertos en Descripción Archivística tiene como principal propósito, en estos cuatro años, desarrollar un modelo conceptual de datos que permita a los archiveros integrar e interrelacionar las cuatro normas descriptivas del CIA en sistemas de información archivística completos.

Resumiendo, todas estas actividades dieron lugar a la publicación del actual conjunto normativo del CIA.

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Figura 24. Normas internacionales de descripción archivística
Fuente: elaborada por la autora.

Estas normas, en su conjunto, regularizan las estructuras de datos que deben ser utilizadas para describir los documentos, los productores, las funciones y las instituciones que custodian documentos de archivo a nivel internacional. Estos estándares no son considerados de contenidos, ni de presentación ni de codificación; el CIA tiene por objetivo normalizar las estructuras de datos, para de esta forma, contar a nivel internacional con estructuras homogéneas utilizadas en cualquier sistema de archivos.

El CIA se basó, para la creación de los estándares, en las relaciones que se establecen entre productor, funciones, documentos e instituciones de custodia. A partir de esta interpretación de la realidad archivística creó estructuras de datos adaptadas a cada una de las entidades. Estas interrelaciones fueron definidas en la norma ISDF. A continuación se expone las relaciones y su vinculación con las normas.

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Figura 25. Representación de relaciones entre productores, funciones, documentos y normas
Fuente: ISDF, 2007, p. 31.

Actualmente, el CIA, a través del Grupo de Expertos en Descripción Archivística, se encuentra trabajando en un proyecto que tiene una duración prevista de cuatro años. Este grupo tiene como objetivo crear un compendio normativo que articule las cuatro normas. Este compendio debe contar con un capítulo introductorio común, un sólo glosario, un sólo capítulo de relaciones y debe proporcionar una misma estructura a los elementos, así como homogeneizar los nombres de los elementos descriptivos que ya están desarrollados.

Otro tema importante en el que está trabajando este grupo es en el desarrollo de un modelo conceptual de datos que permita a los archiveros integrar e interrelacionar las cuatro normas descriptivas del CIA en sistemas de información archivística completos. Está prevista la finalización de este trabajo en el año 2016.

5.3 Estructuras de datos para la descripción de entidades archivísticas

Como se ha expuesto anteriormente, el Consejo Internacional de Archivos ha establecido una estructura de datos para regular la descripción de las cuatro entidades archivística. Es decir, propuso un conjunto de elementos de descripción que deben incluirse en las representaciones de estas entidades y en los sistemas de descripción archivísticos. A continuación se presentan las estructuras de datos para documentos, productores, funciones e instituciones de custodia.

Tabla 2. Estructura de datos para la descripción de documentos. ISAD(G)

ESTRUCTURA DE DATOS PARA DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS (ISAD(G))

1. Área de Identificación | 4. Área de Condiciones de Acceso y Uso

1.1 Código de referencia

1.2 Título

1.3 Fechas

1.4 Nivel de descripción

1.5 Volumen y soporte (cantidad, tamaño y dimensiones)

4.1 Condiciones de acceso

4.2 Condiciones de reproducción

4.3 Lengua/escritura de los documentos

4.4 Características físicas y requisitos técnicos

4.5 Instrumentos de descripción

2. Área de Contexto | 5. Área de Documentación Asociada

2.1 Nombre del productor

2.2 Historia institucional/ Reseña biográfica

2.3 Historia archivística

2.4 Formas de ingreso

5.1 Existencia y localización de originales

5.2 Existencia y localización de copias

5.3 Unidades de descripción relacionadas

5.4 Nota de publicaciones

3. Área de Contenido y Estructura | 6. Área de Notas

3.1 Alcance y contenido

3.2 Valoración, selección y eliminación

3.3 Nuevos ingresos

3.4 Organización

6.1 Notas

7. Área de Control de la Descripción

7.1 Nota del archivero

7.2 Reglas o normas

7.3 Fecha de la descripción

Tabla 3. Estructura de datos para la descripción de productores. ISAAR(CPF)

ESTRUCTURA DE DATOS PARA CREACIÓN DE REGISTROS DE AUTORIDAD (ISAAR(CPF))

1. Área de Identificación | 3. Área de Relaciones

1.1 Tipo de entidad.

1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre.

1.3 Formas normalizadas del nombre según otras reglas.

1.4 Otras formas del nombre.

1.5 Identificadores para instituciones.

3.1 Nombre(s) / Identificadores de las instituciones, personas o familias relacionadas.

3.2 Naturaleza de la relación.

3.3 Descripción de la relación.

3.4 Fechas de la relación.

2. Área de Descripción | 4. Área de Control

2.1 Fechas de existencia.

2.2 Historia.

2.3 Lugares.

2.4 Estatus jurídico.

2.5 Funciones, ocupaciones y actividades.

2.6 Atribucione(s) / fuente(s) legale(s)

2.7 Estructura(s) interna(s) /Genealogía

2.8 Contexto general

4.1 Identificador del registro de autoridad.

4.2 Identificadores de la institución.

4.3 Reglas y/o convenciones.

4.4 Estado de elaboración.

4.5 Nivel de detalle.

4.6 Fecha de revisión, creación o eliminación.

4.7 Lengua(s) y escritura(s).

4.8 Fuentes.

4.9 Notas de mantenimiento.

Capítulo de Relación de Instituciones, Personas y Familias, con Documentos de Archivo y otros Recursos.

5.1 Identificadores y título de los recursos relacionados

5.2 Tipos de recursos relacionados (fondo, colección, monografía, articulo)

5.3 Naturaleza de las relaciones (productor, autor)

5.4 Fechas de los recursos relacionados y/o de las relaciones

Tabla 4. Estructura de datos para la descripción de funciones. ISDF

ESTRUCTURA DE DATOS PARA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES (ISDF)

1. Área De Identificación | 3. Área de Relaciones

1.1 Tipo

1.2 Forma autorizada del nombre

1.3 Formas paralelas del nombre

1.4 Otras formas del nombre

1.5 Identificadores para instituciones

3.1 Forma autorizada del nombre /Identificadores de la función relacionada

3.2 Tipo

3.3 Categoría de la relación

3.4 Descripción de la relación

3.5 Fechas de la relación

2. Área de Descripción | 4. Área de Control

2.1 Fechas

2.2 Descripción

2.3 Historia

2.4 Legislación

4.1 Identificador de la descripción de la función

4.2 Identificador(es) de la institución

4.3 Reglas y/o convenciones

4.4 Estado de elaboración

4.5 Nivel de detalle

4.6 Fechas de creación, revisión o eliminación

4.7 Lengua(s) y escritura(s)

4.8 Fuentes

4.9 Notas de mantenimiento

Capítulo de Vinculación de las Funciones con Documentos de Archivo y otros Recursos

5.1 Identificador y forma autorizada del nombre/ titulo de la entidad relacionada.

5.2 Naturaleza de la relación

5.3 Fechas de la relación

Tabla 5. Estructura de datos para la descripción de instituciones que custodian recursos archivísticos. ISIAH

ESTRUCTURA DE DATOS PARA DESCRIPCIÓN DE INSTITUCIONES QUE CUSTODIAN RECURSOS ARCHIVÍSTICOS
(ISIAH)

1. Área de Identificación | 4. Área de Servicios

1.1 Identificador

1.2 Forma autorizada del nombre

1.3 Formas paralelas del nombre

1.4 Otras formas del nombre

1.5 Tipo

4.1 Servicios de ayuda a la investigación

4.2 Servicios de reproducción

4.3 Facilidades para el público

2. Área de Contacto | 5. Área de Control

2.1 Dirección

2.2 Teléfono, Fax, mail

2.3 Dirección de internet

2.4 Personal responsable

5.1 Identificador de la descripción

5.2 Identificador de la institución

5.3 Reglas y/o convenciones

5.4 Estado de elaboración

5.5 Nivel de detalle

5.6 Fechas de creación, revisión o eliminación

5.7 Lengua(s) y escritura(s)

5.8 Fuentes

5.9 Notas de mantenimiento

3. Área de Descripción | Capítulo de Vinculación de las Instituciones con Documentos de Archivo y sus Productores

3.1 Contexto cultural y geográfico

3.2 Historia

3.3 Estructura administrativa

3.4 Política de ingreso

3.5 Edificio

3.6 Fondos custodiados

3.7 Instrumentos de descripción y publicaciones

3.8 Horario de Apertura

3.9 Condiciones y requisitos para el acceso

3.10 Acceso para discapacitados

3.11 Modo de acceso y transporte

6.1 Títulos e identificadores de los recursos archivísticos relacionados

6.2 Descripción de la relación

6.3 Fechas de la relación

El CIA propuso los elementos de descripción con los que se deben describir y representar cada una de estas entidades. Los Sistemas Nacionales de Archivos deben respetar estar estructuras de datos pues sólo así se podrán integrar descripciones procedentes de diferentes sistemas de archivos y, realmente, se podrá establecer una cooperación archivística internacional. No obstante, las nuevas normas nacionales que se publiquen pueden incluir, además de estos elementos descriptivos, otros elementos adecuados a sus realidades específicas.

6 – La nueva generación de normas nacionales y regionales de descripción

El CIA, con la publicación de su conjunto normativo, tuvo como propósito establecer una estructura de datos uniforme de descripción y no una estructura de contenidos a nivel internacional. Por tanto, es responsabilidad de cada país elaborar sus propias normas de descripción que regulen los contenidos de acuerdo a sus realidades archivísticas. Al respeto, en ISAD(G), se expone la siguiente idea: “[…] estas normas constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas” por lo que “[…] deben utilizarse conjuntamente con las normas nacionales existentes o como base para el desarrollo de otras normas nacionales.” (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2000, p. 12).

Esta declaración tuvo una gran influencia en el desarrollo de normas nacionales y regionales de datos, contenidos, presentación y codificación para describir documentos, productores y para la elaboración de puntos de acceso que facilitaran la creación de los registros de autoridades en archivos. Reino Unido, EE.UU., Canadá, Portugal, España, Irlanda, Brasil y Uruguay son los países que han desarrollado, hasta la fecha, normas para regular el proceso de descripción. En estos países, en un período de 15 años, se elaboraron un conjunto de estándares que aportan ideas importantes y novedosas sobre la normalización de esta actividad.

Las Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate Names (RCPPCN), el Manual of Archival Description (MAD3), Describing Archives: A Content Standards (DACS), las Rules for Archival Description (RAD2), las Orientações para a Descrição Arquivística (ODA), la Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE), el Manual de Descripción Multinivel (MDM), la Norma Española de Descripción Archivística - Borrador (NEDA-I), la Norma de Descripción Archivística de Cataluña (NODAC), la Norma Gallega de Descripción Archivística (NOGADA), la Norma Aragonesa para la Descripción de Autoridades (ARANOR), la Norma para la Elaboración de Puntos de Acceso Normalizados de Nombres de Instituciones, Personas, Familias, Lugares y Materias en el Sistema de Descripción Archivística de los Archivos Estatales (NEPAN), la Norma Irlandesa de Descripción (IGAD) y la Norma Uruguaya de Descripción Archivística (NUDA) son, sólo, algunos ejemplos de estas normas.

A continuación se presenta una figura que muestra, un resumen, de los estándares publicados en estos países:

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Figura 26. Normas publicadas en Reino Unido, EE.UU, Canadá, Portugal, Brasil, España, Irlanda, y Uruguay
Fuente: elaborada por la autora.

Estos proyectos normativos publicados buscan alcanzar modelos que se ajusten a las tradiciones archivísticas y que sistematicen los procedimientos e instrumentos de descripción existentes de cada país. Todo esto hace que, aunque partan de un texto común (normas internacionales) existan diferencias entre las distintas normas publicadas.

A través de la mayoría de estas normas se pueden describir los documentos de archivos, no sucediendo lo mismo con el productor, documentos especiales o la normalización de puntos de acceso normalizados. La siguiente tabla ejemplifica las entidades archivísticas que describen estas normas nacionales y regionales.

Tabla 6. Entidades que describen las normas de descripción

ENTIDADES QUE DESCRIBEN LOS ESTÁNDARES
| Documentos | Productores/ Registro de Autoridad | Documentos en Soportes Especiales | Puntos de Acceso
MAD3 | X | - | X | -
DACS | X | X | - | -
RAD2 | X | - | X | X
ODA | X | X | - | X
NOBRADE | X | - | - | -
NEDAI | X | - | - | -
MDM | X | X | X | X
NODAC | X | - | - | -
NOGADA | X | - | - | -
ARANOR | - | X | - | -
IGAD | X | - | - | -
NUDA | X | - | - | -
NEPAN | - | - | - | X
RCPPCN | - | - | - | X

Tal y como se puede ver en la tabla anterior, en la generalidad de las normas se ha desarrollado las estructuras de datos y contenidos para describir documentos. DACS, ODA, MDM y ARANOR son las únicas normativas que permiten, también, la descripción de los productores y proporcionan las pautas para la creación de los registros de autoridades. DACS (1ra ed.), RAD2, ODA y MDM proponen reglas para la creación de puntos de acceso normalizados (nombres de instituciones, personas, familias y lugares geográficos y materias). Reino Unido y España cuentan con una normativa independiente para la creación y normalización de los puntos de acceso. Por su parte, NOBRADE contiene un área de información descriptiva con reglas específicas para crear puntos de acceso. MAD3, RAD2 y el MDM, también, desarrollan estructuras para la descripción de materiales en soportes especiales (fotografías, planos, documentos cartográficos, sonoros, películas, objetos, documentos filatélicos y electrónicos, entre otros).

Como se observa, todas las normas logran integrar sus estructuras con ISAD(G), no sucediendo así con ISAAR(CPF) o con ISDF o ISIAH. La comunidad de archiveros sigue trabajando para obtener normativas que logren integrar los contenidos de los documentos, sus productores, los puntos de acceso importantes en la creación de los registros de autoridad. Además, esta comunidad es consciente de la necesidad de obtener normas que faciliten la codificación de la información en ambientes electrónicos, por tanto deben ser normas compatibles con los formatos de codificación.

Estos estándares, atendiendo a su tipología, se pueden clasificar según su función: en normas de entrada de datos y normas de salida de datos. El archivero español Abelardo Santamaría Gallo establece que las normas de entrada de datos se clasifican en normas de estructura de datos y contendido y las normas de salida de datos: se clasifican en normas de presentación y codificación¹⁰ (SANTAMARÍA GALLO, 2006, p. 12-13).

Atendiendo a esta clasificación según su función, se presenta la siguiente tabla donde se muestra la tipología normativa a la que pertenece la nueva generación estándares nacionales y regionales publicados.

Tabla 7. Clasificación de las norma según su función

TIPOLOGÍA DE NORMA SEGÚN FUNCIÓN
| Estructura | Contenido | Presentación | Codificación
MAD3 | X | X | X | X
DACS | X | X | - | X
RAD2 | X | X | X | -
ODA | X | X | X | -
NOBRADE | X | X | - | -
NEDAI | X | X | X | -
MDM | X | X | X | -
NODAC | X | X | - | -
NOGADA | X | X | - | -
ARANOR | X | X | - | -
IGAD | X | X | - | -
NUDA | X | X | X | -
NEPAN | X | X | - | -
RCPPCN | X | X | - | -

Todos los proyectos normativos se ajustan a dos de estas categorías (normas de estructura y contenido de datos). Varias de los estándares regulan la salida de datos en pantalla o en instrumentos impresos; a través de modelos detallados o reglas específicas (organización, redacción, ortografía) normalizan la formalización y la presentación de la información en los instrumentos de descripción. MAD3 y DACS son los únicos estándares que regulan cómo debe codificarse la información almacenada en entornos digitales y para ello proponen las normas de codificación que deben ser utilizadas (Encoded Archival Descripction (EAD) y Encoded Archival Context (EAC)).

Estas normas internacionales y nacionales no son publicaciones estáticas, constantemente tienen que estar en revisión y actualización. Por tanto, las comisiones o grupos responsables por su mantenimiento deben seguir trabajando para completar este conjunto normativo y facilitar, con ello, el trabajo de los profesionales de la información. La integración de las entidades de descripción en sistemas unificados y normalizados de descripción archivística es, finalmente, lo que facilita la accesibilidad y la usabilidad de la información desde cualquier espacio del mundo globalizado de la información.

En los siguientes sub-epígrafes analizaremos cada una de estas normas¹¹. Para elaborar una caracterización más concisa de estas normativas, serán analizados, en cada una de los estándares, los siguientes elementos: principios teóricos, entidades de descripción, subtipos de entidades, elementos obligatorios, tipología de norma y estructura organizativa.

Se presentarán, primero, las normas de estructuras de datos y contenidos que normalicen la descripción de documentos y productores. Posteriormente, se explicarán las normas que regulen la creación de puntos de acceso en los contextos archivísticos y, por último, se analizarán los estándares de codificación publicados para esta área de conocimiento.

6.1 La normalización de la descripción en Reino Unido: MAD3

Uno de los pasos más significativos de Reino Unido en el campo de la descripción archivística fue la publicación de las dos ediciones del Manual of Archival Description (MAD y MAD2) entre los años 1986 y 1990. Según Michael Cook, Reino Unido fue el país representante de la tradición archivística europea frente a la americana en el ámbito de la descripción antes del surgimiento de ISAD(G). Muchos autores consideran que MAD2 fue una de las normas nacionales que más aportó al proceso internacional de descripción.

Durante la década de 1990 la segunda edición de MAD permaneció vigente. A partir de las publicaciones de las normas del CIA, los profesores Margaret Procter y Michael Cook, ambos de la Universidad de Liverpool, comenzaron una revisión exhaustiva del manual para realizar algunas correcciones y publicar una tercera versión adaptada a las exigencias internacionales.

La tercera edición del Manual of Archival Description se concluyó en el 2000 y tuvo gran aceptación dentro de la comunidad de archiveros ingleses. Esta obra sirve de libro de texto en las instituciones docentes que tienen dentro de su enseñanza la archivística. MAD3 es utilizada, también, para la elaboración de los instrumentos de descripción en los archivos. El manual se rige por la premisa siguiente “No se pueden establecer normas rígidas para describir en los archivos pero sí se pueden señalar las cuestiones centrales de la práctica común.” (COOK; PROCTER, 2000, p. xii ).

MAD3 propone tres principios fundamentales basados en los establecidos en su edición anterior y en la propuesta de fundamentos elaborada por el CIA, en 1992. El manual establece la organización de los fondos archivísticos como principio elemental de la descripción. Cook y Procter partiendo del análisis de concepciones de autores como Hilary Jenkinson y la declaración del CIA, argumentan la importancia que tiene la organización física e intelectual para el control y la descripción de los fondos. Dejan claro que la descripción es un proceso posterior a la organización de los documentos archivísticos: “he arrangement of archives es an essential preliminary to their description.” (COOK; PROCTER, 2000, p. 6).

MAD3 mantiene como principio básico la descripción multinivel, también presente en ISAD(G). El manual inglés expone que las descripciones archivísticas se pueden realizar en dos niveles a los que denomina nivel superior «higher level»¹² y nivel inferior «lower level», estos niveles deben estar relacionados entre sí. Especifica que, generalmente, el nivel superior incluye los niveles de fondo, subfondo y series y el inferior documento compuesto o documento simple aunque esta clasificación es relativa y dependerá del alcance de los instrumentos de descripción.¹³

MAD3 defiende las descripciones relacionadas jerárquicamente y propone este método como única alternativa para la descripción. El manual destaca la importancia de la descripción a múltiples niveles y prescribe que cada descripción debe tener al menos dos niveles. Este procedimiento es una aplicación práctica del principio de origen y procedencia en la descripción archivística, en la medida que vinculemos un nivel inferior con su nivel superior estaremos utilizando y respetando este postulado.

Como último principio, MAD3 retoma de la anterior edición el aspecto de la profundidad en las descripciones, ausente en la declaración del CIA. En el manual no se determinan los elementos propios por niveles de descripción pero si se aborda el tema teóricamente. Este aspecto hace referencia a la representación de los documentos, a la recuperación de la información y al carácter imparcial y objetivo de las descripciones (COOK; PROCTER, 2000, p. 27-30). Los autores, con el uso de este principio, enfatizan en que las descripciones deben constituir representaciones exactas de los documentos.

Con respecto a los niveles de descripción, estos fueron abordados por Cook y Procter desde la segunda edición del manual. En MAD2 se profundizó en el estudio teórico de los niveles y se establecieron dos tipos de niveles: los facticios y los reales. Los primeros se corresponden con los niveles de gestión e incluyen los niveles archivo y grupo de fondos. Por su parte, los niveles reales facilitan la organización interna de los fondos documentales e incluyen el fondo, subfondo, las series, el documento compuesto y el documento simple (COOK; PROCTER, 1989b, p. 9). En la tercera edición del manual, los autores proponen los mismos niveles de descripción aunque hacen algunas variaciones con respecto a la terminología. Con el cambio de algunos términos (clases por series), los autores buscaban alcanzar una mayor compatibilidad con la normativa internacional.

MAD3 expone que se pueden utilizar todos los elementos de su estructura para describir la entidad documento y sus sub-entidades pero establece con carácter obligatorio, sólo, los elementos contemplados en el área de identificación excluyendo de la propuesta el nombre del productor incluido en ISAD(G).

El manual inglés propone una estructura de datos para describir, sólo, la entidad documento y sus sub-entidades; presenta, además, los elementos específicos que deben utilizarse para describir tipos de documentos en formatos especiales (fotos, ilmes, planos). Este manual es considerado una norma de contenido pues facilita reglas para asignar la información correcta en cada elemento descriptivo. Todos los elementos vienen acompañados de pautas generales y de ejemplos que ilustran su aplicabilidad.

El manual indica dos formatos para presentar la información de las descripciones. El primer modelo se corresponde con el modo de párrafo y los datos se presentarán de forma narrativa y uniforme. El segundo modelo se refiere al formato en modo lista, en el cual los datos serán presentados en columnas.

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Figura 27. Formato de presentación en modo párrafo. MAD3
Fuente: MAD3, 2000, p. 111.

Las descripciones representadas en modo párrafo se utilizan cuando el texto a incluir en los campos es largo y su redacción es libre. Este modo es más adecuado para los niveles de fondo, subfondo y serie, pues en ellos se describen datos de caracteres textuales y extensos, tales como la historia institucional, la reseña biográfica, la historia archivística y el contenido.

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Figura 28. Formato de presentación en modo lista. MAD3
Fuente: MAD3, 2000, p. 113.

El formato de presentación en modo lista se utiliza cuando el texto a incluir en los campos es corto y preciso. Este modo se recomienda para los niveles de series y documento simple porque generalmente se describen datos breves como código, título, fechas, características físicas, entre otros.

Aunque MAD3 recomienda el uso de un tipo de formato de presentación para determinados niveles de descripción, también aclara que es posible usar los dos modos en todos los niveles de descripción. Por ejemplo, la información sobre las series documentales puede ser presentada en modo lista e idéntico proceder con los demás niveles.

El manual inglés es, también, una norma de codificación. En esta nueva versión demuestra la compatibilidad de los elementos descriptivos con Encoded Archival Description.

Es válido resaltar, como elemento diferenciador de este manual, la propuesta de estructuras de descripción propias para documentos con características especiales. A partir de los elementos propuestos por ISAD(G), los autores proponen estructuras de datos y contenidos para describir fotografía, planos, películas, documentos electrónicos entre otros. El manual puede ser utilizado, en aquellos países, donde no se hayan desarrollado, aún, estructuras archivísticas para describir documentos en formatos especiales.

MAD3 presenta coincidencias con la normativa internacional, en cuanto a principios teóricos, elementos obligatorios, estructura y contenido. No obstante, este manual incluye algunos aspectos que no están vigentes en otras normas. Se trata de elementos como los niveles reales, el sector de información para la gestión o los formatos de presentación de las descripciones. La estructura organizativa no es, exactamente, igual que la norma internacional, no obstante, los autores incluyeron la mayoría de los elementos propuestos por el CIA.

Tabla 8. Caracterización del Manual of Archival Description

MANUAL OF ARCHIVAL DESCRIPTION

Principios Teóricos | Entidades | Subtipos de Entidades | Elementos Obligatorios | Tipología de Norma | Estructura Organizativa

La descripción tiene lugar después de que se haya completado la organización.

Documento

Propone estructura de descripciones para formatos especiales:

Títulos de propiedad
Cartas
Fotografías
Planos
Documentos cartográicos y de arquitectura sonoros
Películas
Documentoselectrónicos

Archivo
Grupo de Fondos
Fondo
Sub-fondo
Series
Documento compuesto
Documento Simple

Código de Referencia
Título
Fechas
Nivel de Descripción
Extensión de la unidad de descripción

Estructura

Área de identificación

Los niveles de organización determinan los niveles de descripción. | Área de historia institucional y archivística
La descripción archivística se basa en los principios de la descripción multinivel. | Contenido | Área de contenido y estructura
Profundidad en la descripción | Área de acceso, publicación y referencia.
Cada descripción, independientemente del nivel, se compone de un conjunto ordenado de elementos. | Presentación | Área de control administración
Localización selectiva y extracción de la información descriptiva | Codificación | Área de control de procesos
Área de conservación

6.2 La normalización de la descripción en EE.UU: DACS

Estados Unidos de América es considerado uno de los pioneros en las prácticas de normalización de la descripción archivística. Desde 1983 ya contaba con la publicación de una norma de contenido: Archives, Personal Papers and Manuscripts (APPM) y una norma de formato para el intercambio de información archivística: United States Machinal Readable Cataloging for Archives and Manuscripts Control (USMARC AMC).

Con la publicación de las normas del CIA, en la década de los 90, los archiveros de EE.UU comenzaron a dar los primeros pasos para la formación de nuevas normas de estructuras, contenidos y formatos, que estuvieran en consonancia con los estándares internacionales. Es en este momento cuando se inician los trabajos en el conocido proyecto CUSTARD.

En 1996, un grupo formado por archiveros americanos y canadienses, representantes de la Society of American Archivists (SAA) y del Bureau of Canadian Archivists (BCA), decidieron trabajar en conjunto para desarrollar una norma norteamericana de descripción archivística. Este proyecto es conocido por el nombre de CUSTARD: Canadá-US.Task Force on Archival Description. Durante cinco años, los archiveros, de ambos países, trabajaron en conjunto y lograron obtener los primeros borradores de lo que sería la norma norteamericana de descripción archivística. También, se precisaron los principios del proyecto y como consecuencia surgió la Declaración de Principios del Proyecto CUSTARD.

Finalmente, el proyecto tomó un curso distinto por diferencias teóricas incompatibles entre los miembros estadounidenses y canadienses del comité. Todo parece indicar que el Bureau of Canadian Archivists no aceptó la perspectiva fuertemente custodial del proyecto CUSTARD, porque rompía con su tradición de archivos totales y, por lo tanto, se apartaban del proyecto. Los estadounidenses, por su parte, apuntaron que no concordaban en incluir reglas para la descripción de documentos en formatos especiales pues ya contaban con las AACR2. Ante esta situación, ambos países decidieron publicar por separado su propia norma nacional de descripción archivística.

Después de la ruptura del proyecto norteamericano de descripción, los archiveros estadounidenses completaron la revisión inal del borrador de CUSTARD y dieron por terminada la norma. La Society of American Archivists publicó, oicialmente, Describing Archives: A Content Standard (DASC), en el 2004, y la aprobó como norma nacional de contenido y sustituta de APPM. En el año 2013, la SAA publica una segunda edición revisada de DACS.

DACS establece ocho principios que constituyen la base teórica y práctica para la descripción de las entidades archivísticas. Los principios presentados constituyen una extensión de la declaración del proyecto CUSTARD, explicados en este libro anteriormente. Los archiveros estadounidenses, de acuerdo con la mayoría de las reglas propuestas por en CUSTARD, adoptan los principios e introducen sólo algunos cambios. Los aspectos que marcan la diferencia entre estas propuestas es la inclusión, en DACS, del carácter exclusivo de los documentos y la exclusión, en esta norma, de la descripción de colecciones y documentos sueltos.

DACS ofrece estructuras de datos y contenidos para describir dos entidades archivísticas: documentos y productores. La primera edición de la norma contaba, además, con una tercera parte dedicada a la normalización de puntos de acceso relacionados con los productores de documentos, en la edición del 2013, se consideró mejor prescindir de esta parte.

Según los archiveros norteamericanos, las descripciones pueden estar orientadas a representar todos los subtipos de entidades de descripción y relacionarlos jerárquicamente o describirlos por separado sin establecer conexiones entre ellos, para el caso del documento. Para la entidad documento y sus sub-entidades, la norma propone dos formas para la elaboración de descripciones archivísticas: las descripciones independientes y las descripciones multinivel.

El primer método, descripciones independientes (Single-Level Descriptions) consiste en describir cada uno de los niveles de descripción (fondo, serie, documento compuesto, documento simple) por separado, sin crear relaciones entre ellos. De este modo se pueden representar todos los subtipos de entidades pero sin establecer jerarquía alguna.

El segundo método propuesto es el Multilevel Descriptions, conocido en el mundo hispanohablante como descripción multinivel. La norma recomienda para las descripciones multinivel utilizar los mismos elementos de las descripciones independientes pero utilizando un elemento adicional que permite establecer las relaciones jerárquicas entre las descripciones.

Tanto para las descripciones independientes como las multinivel, DACS establece tres tipos de representaciones: mínimas, óptimas y con valor añadido. Las diferencias entre éstas radican en la cantidad y los elementos descriptivos que se utilizan. El estándar propone los elementos a utilizar en cada una de ellas, pero deja abierta la posibilidad de añadir algún dato que el archivero considere necesario. En el texto se establecen los elementos a usar en cada uno tipos de representaciones (mínimas, óptimas y con valor añadido).

Las figuras siguientes ejemplifican los elementos usados en el nivel mínimo de los dos tipos de niveles de descripciones para docu- mentos (independiente y multinivel).

Single-Level Minimum
(Descripciones independientes, nivel mínimo)

Reference Code Element

Name and Location of Repository Element

Title

Date

Extent

Name of Creator

Scope and Content

Conditions Governing Access

Language and scripts of the material

Figura 29. Elementos del Single-Level Minimum
Fuente: DACS, 2013, p. 7.

MultiLevel Minimum
(Descripciones multinivel, nivel mínimo)

La descripción del nivel superior (Fonds) debe incluir los siguientes elementos:

Reference Code Element

Name and Location of Repository Element

Title

Date

Extent

Name of Creator

Scope and Content Conditions Governing Access

Language and scripts of the material

Identificar la relación o el parentesco que existe con la unidad de descripción superior. Aclarar la posición de la unidad de descripción dentro de la jerarquía de niveles establecidos por la norma.

Los niveles de descripción subsiguientes incluyen:

Todos los elementos usados en el nivel superior pero solo debe incluirse la información que sea propia de este nivel, es decir la información pertinente. No repetir información del nivel superior.

Notas:

Name of Creador En este caso el nombre del creador puede ser diferente al del nivel superior y en muchas ocasiones este nombre es usado como parte del título del elemento.

Scope and Content Es necesario representar con precisión el contexto y el contenido de la unidad de descripción que se está describiendo.

Identificar la relación o el parentesco que existe con la unidad de descripción superior. Aclarar la posición de la unidad de descripción dentro de la jerarquía de niveles establecidos por la norma.

Figura 30. Elementos del Multilevel Minimum
Fuente: DACS, 2013, p. 10.

La diferencia entre el método Single-Level Descriptions y el Multilevel Descriptions radica en la relación jerárquica que existe entre los niveles de descripción. Para ello, se adiciona un punto que identifica el parentesco existente con la unidad de descripción superior. DACS brinda la posibilidad de describir cada uno de los niveles establecidos por separado y sin conexión; o describirlos siguiendo las reglas de descripción multinivel. Esta norma respeta la regla de descripción multinivel pero no la presenta como la única opción para la descripción archivística. Este estándar no limita la descripción a un solo tipo, sino que estudia y propone todas las posibilidades reales que puedan ser de interés para los diferentes tipos de archivos.

DACS para describir la entidad productor, propone el uso de descripciones mínimas y con valor añadido, para el productor no propone el nivel óptimo como sucede con el documento. Para las descripciones mínimas recomienda el uso de los siguientes elementos: forma autorizada del nombre, tipo de entidad, fechas de existencia e identificador del registro de autoridad. Para el uso de descripciones con valor añadido propone el uso todos los elementos del nivel mínimo más los elementos que el archivero considere pertinente incluir.

Esta forma de presentar la descripción en niveles de detalle (mínimo, óptimo y con valor añadido) es una característica presente en la descripción estadounidense y canadiense. Es un aspecto a tener en cuenta, pues si se relexiona sobre este tema da para comprender rápidamente que en la práctica diaria de los archivos no se cuenta con los recursos suficientes (económicos y humanos) para realizar descripciones con los niveles de profundidad presentados en las nuevas pautas normativas.

DACS no contempla el uso de elementos obligatorios para las descripciones de los documentos y los productores. No obstante, en la norma se definen un conjunto de elementos que siempre deben estar presentes en los tipos de descripciones para documentos (mínima, óptima y con valor añadido) y para productores (mínima y con valor añadido). Estos elementos son los siguientes:

Entidad Documento

Código de Referencia

Ubicación en el Depósito

Título

Fecha (s)

Extensión de la unidad de descripción

Nombre del Productor

Alcance y Contenido

Condiciones de Acceso

Lengua y escritura de la documentación

Entidad Productor

Forma autorizada del nombre

Tipo de entidad

Fechas de existencia

Identificador del registro de autoridad

DACS es una norma de estructura de datos y contenidos. A través de los elementos determina cuál es la información que desea detallar en las descripciones. Todos los elementos vienen acompañados de reglas generales y específicas que explican su aplicación práctica así como las fuentes de información que se deben consultar, seguidos de ejemplos y algunos comentarios. El estándar estadounidense no constituye una norma de presentación de datos pues no presenta reglas vinculadas con la forma de mostrar la información en los instrumentos de descripción.

En relación con las estructuras de formatos de datos, DACS, para codificar la información en ambientes electrónicos, en la primera edición del 2004, utiliza las normas Enconded Archival Descripctión (EAD), Encoded Archival Context (EAC) y MARC (Machine Readable Cataloging). Sin embargo, en la segunda edición, publicada en el 2013, sólo establece compatibilidad con EAD y EAC dejando excluido el marcado con el estándar bibliotecario. Sus elementos de descripción son compatibles con el conjunto de etiquetas propuestas en los estándares de codificación archivísticos.

DACS es una norma que integra todos los principios de la descripción y se adapta a las nuevas exigencias de la gestión documental, dejando atrás la influencia bibliográfica. Este estándar es bastante completo pues describe tanto al documento como a su productor, y adapta las estructuras de datos a los formatos electrónicos de intercambio. DACS, aunque presenta un conjunto de coincidencias con, ISAD(G) e ISAAR(CPF) en cuanto a principios teóricos, niveles de descripción, terminología y elementos; también contiene una serie de aportaciones que la distinguen de sus normas antecesoras y de ISAD(G). El estándar estadounidense introduce innovaciones en aspectos relacionados con los niveles de detalle en las descripciones, la tipología de norma, los elementos obligatorios, la estructura y los contenidos.

Tabla 9. Caracterización de Describing Archives: A Content Standard

DESCRIBING ARCHIVES: A CONTENT STANDARD

Principios Teóricos | Entidades | Subtipos de Entidades | Elementos Obligatorios | Tipología de Norma | Estructura Organizativa

El principio de respeto a los fondos es la base de la organización y de la descripción (Origen y Procedencia).

Documento

Grupo de fondos
Fondo
Serie
Documento Compuesto
Documento Simple
Colecciones

No proponen elementos obligatorios.
Sin embargo, presentan la descripción usando tres tipos de niveles: mínimas, óptimas y con valor añadido.
Cada uno de los niveles tiene un grupo de elementos fijos que no pueden faltar.

Estructura

Documentos
Niveles de descripción
Área de Identificación
Área de contenido y estructura
Área de condiciones de acceso y uso
Área de adquisición y valoración
Área de materiales relacionados
Área de notas
Área de control de la descripción

La descripción tiene lugar después de que se haya completado la organización.

Los niveles de organización determinan los niveles de descripción.

Los productores de materiales archivísticos, tanto como los materiales en sí mismos, también deben ser descritos.

Contenido

Productores
Registro de autoridad archivística.
Área de formas del nombre.
Área de descripción de personas, familias e instituciones
Área de relaciones entre personas, familias e instituciones.
Área de control de la descripción.
Área de relaciones con otros recursos.

La descripción archivística se basa en los principios de la descripción multinivel.
La descripción se aplica a todos los materiales de archivo con independencia de su forma o soporte.
Los principios de la descripción archivística se aplican igualmente a los documentos creados por organizaciones, por individuos o familias. | Productor | Institución Persona Familia
Los documentos de archivos poseen características únicas. | Codificación
La descripción archivística debe ser pensada y realizada de acuerdo a las exigencias y requerimientos de su uso.
Las descripciones de todos los materiales archivísticos deberían estar integradas y responder a las mismas reglas de descripción.
Cada descripción, independientemente del nivel, se compone de un conjunto ordenado de elementos.
Localización selectiva y extracción de la información descriptiva.

6.3 La normalización de la descripción en Canadá: RAD2

La segunda edición de las Rules for Archival Description (RAD2) es la norma utilizada para la descripción de los documentos archivísticos en Canadá. La publicación de la primera versión de la norma, en la década del 90, no respondía, totalmente, a los nuevos intereses de la comunidad archivística. Por tanto, los especialistas responsables del proyecto descriptivo, siguieron trabajando en la norma para adaptarla a los nuevos contextos y a las necesidades específicas de las instituciones canadienses.

La primera edición de las reglas (RAD) presentaba una fuerte influencia del campo bibliotecológico ya que se basaba en las International Standard Bibliographic Description (ISBD) y las Anglo American Cataloguing Rules. 2a Edición (AACR2). La nueva edición de las reglas toma como referencia a ISAD(G) y aunque retoma elementos de las reglas de catalogación trata de ajustarse más a los principios archivísticos.

Las RAD2, publicadas en el año 2008, son el resultado del análisis y estudio de la primera edición de las reglas canadienses (RAD), del primer borrador de CUSTARD y de las AACR2. Su extensa revisión repercutió en una mayor flexibilidad de la normativa pues se adaptaba mejor a la diversidad de prácticas descriptivas existentes en los archivos. El éxito de RAD2 se observa en la aceptación y el consenso que ha tenido dentro de la comunidad de archiveros canadienses.

Las RAD2 plantean varios principios que constituyen la base teórica para la descripción de los documentos. Los archiveros canadienses, igual que los estadounidenses, para elaborar sus fundamentos teóricos se basaron en la Declaración de Principios del Proyecto CUSTARD y, por tanto, mantuvieron los elementos básicos de esta declaración. RAD2 propone la descripción de colecciones o documentos sueltos, presupuesto teórico ausente en DACS y motivo de diferencia entre los profesionales de Norteamérica. La práctica descriptiva canadiense requiere tener en cuenta las descripciones de todos los documentos especiales.

En este texto normativo se explica que la descripción no es, obligatoriamente, un proceso que se realiza después que haya terminado, totalmente, la organización aspecto que marca la diferencia con la declaración de principios de CUSTARD y con MAD3. En RAD2 se considera que la descripción se debe realizar desde la producción del documento en las administraciones y, por ello, adapta las reglas a esta nueva tendencia de la archivística posmodernista.

Las reglas canadienses proponen una estructura de datos y contenidos para describir la entidad documento y diferentes tipos de documentos en formatos especiales. Además, dedican una parte a la elección de puntos de accesos y a la formación normalizada de los nombres de personas, familias, instituciones y lugares geográficos.

RAD2 aborda los niveles de detalle en las descripciones y, para ello, expone dos niveles en las descripciones. El primer nivel de detalle está formado por los elementos mínimos que se necesitan para identificar y describir un subtipo de entidad determinado. Por su parte, el segundo nivel descriptivo recoge todos los elementos de la norma y otros elementos que la institución decida añadir a la descripción. A continuación se exponen los elementos propuestos en el primer nivel de detalle.

Primer nivel de detalle para descripción de fondos, colecciones y series:

Título propio. ___ Detalles específicos del tipo de material. ___ Fechas de creación. ___ Extensión de la unidad de descripción. ___ Historia Administrativa/Reseña biográfica. ___ Historia archivística. ___ Alcance y contenido. ___ Notas

Primer nivel de detalle para descripción de documentos compuestos:

Título propio. ___ Detalles específicos del tipo de material. ___ Fechas de creación. ___ Extensión de la unidad de descripción. ___ Alcance y contenido. ___ Notas.

Primer nivel de detalle para descripción de documentos simples:

Título propio. ___ Mención de Edición. ___ Detalles específicos del tipo de material. ___ Fechas de creación, donde no sea aplicable usar Fecha de Publicación, Distribución, etc. ___ Extensión de la unidad de descripción. ___ Alcance y contenido. ___ Notas. ___ Número normalizado (BUREAU OF CANADIAN ARCHIVISTS, 2008, p. 43-44).

RAD2 no especifica dentro de sus reglas el uso de elementos obligatorios para las descripciones archivísticas. No obstante, define los elementos a utilizar en el primer nivel de información. De ellos, hay 6 elementos que se repiten en todos las subentidades, por tanto pueden considerarse, casi, obligatorios.

Título propio

Detalles específicos del material

Fechas de creación

Extensión de la unidad de descripción

Alcance y contenido

Notas

Las reglas canadienses son una norma de estructura de datos. Estas reglas especifican los elementos a utilizar para describir tipos documentales: textuales, gráficos, cartográficos, sonoros, electrónicos, filatélicos, películas y objetos. También, ofrecen una estructurada que facilita la elección de puntos de acceso normalizados. Es asimismo, considerada una norma de contenido pues establece cómo seleccionar y formar descripciones adecuadas. En cada uno de elementos se especifican las fuentes de información que se deben consultar para cumplimentar los campos. RAD2, también, es una norma de presentación pues establecen un grupo de regulaciones para organizar y presentar la información en los instrumentos de descripción.

Las reglas canadienses presentan una estructura que contiene elementos propios de descripciones bibliográficas y archivísticas. Los archiveros, en su afán de realizar reglas generales para todos los tipos documentales, han unido las ventajas de catalogación en bibliotecas y la descripción en archivos. Las reglas incluyen todas las áreas de las AACR2 y adicionan un área nueva con los elementos propuestos en ISAD(G) para la descripción de documentos archivísticos (área de descripción archivística).

Si establecemos una comparación entre RAD2 e ISAD(G) podemos decir que la norma canadiense no sigue la misma estructura, ni la forma de organización que propone la norma internacional, pero sí toma en cuenta varios de los elementos que ésta propone para la descripción archivística.

La aportación de las RAD2 radica en la idea de mezclar elementos descriptivos de las normas bibliotecarias y archivísticas para representar los documentos. Los archiveros canadienses, basándose en ISAD(G) y AACR2, elaboran un texto normativo que permite describir cualquier tipo documental que pueda existir en un archivo.

Tabla 10: Caracterización de las Rules For Archival Description

RULES FOR ARCHIVAL DESCRIPTION (RAD2)

Principios Teóricos | Entidades | Subtipos de Entidades | Elementos Obligatorios | Tipología de Norma | Estructura Organizativa

El principio de respeto a los fondos es la base de la organización y de la descripción (Origen y Procedencia)

Documento:
Propone estructura de descripción para formatos especiales:
Documentos gráficos
Documentos cartográficos
Dibujos de arquitectura y técnicos
Películas
Documentos sonoros
Documentos electrónicos
Microformas
Objetos
Documentos filatélicos
Documentos sueltos

Fondo
Series
Documento Simple
Documento Compuesto
Colecciones

No proponen elementos obligatorios. Sin embargo, presentan la descripción usando tres tipos de niveles: mínimas, óptimas y con valor añadido. Cada uno de los niveles tiene un grupo de elementos ijos que no pueden faltar.

Estructura

Parte I. Descripción:
Reglas Generales para la Descripción
Descripción de Fondos Multimedia
Documentos
Textuales
Materiales Gráficos
Material Cartográfico
Dibujos de arquitectura y técnicos
Películas
Documentos Sonoros
Documentos Electrónicos
Microformas
Objetos
Documentos Filatélicos
Documentos Sueltos

Los productores de materiales archivísticos, tanto como los materiales en sí mismos, también deben ser descritos.

Parte II.
Encabezamientos y Referencias:
Elección de los puntos de acceso
Nombres de Personas
Nombres de entidades
Nombres de lugares geográficos
Referencias

La descripción se aplica a todos los materiales de archivo con independencia de su forma o soporte. | Contenido
Los principios de la descripción archivística se aplican igualmente a los documentos creados por organizaciones, por individuos o familias
Las normas de descripción pueden utilizarse para describir colecciones y documentos sueltos | Presentación
La descripción archivística debe ser pensada y realizada de acuerdo a las exigencias y requerimientos de su uso
Las descripción de todos los materiales archivísticos deberían estar integradas y responder a las mismas reglas de descripción
Cada descripción, independientemente del nivel, se compone de un conjunto ordenado de elementos.

Localización selectiva y extracción de

la información descriptiva

6.4 La normalización de la descripción en Portugal: ODA

Las Orientações para la Descrição Arquivística (ODA) son el estándar utilizado en Portugal para la descripción en los archivos. El surgimiento de las normas internacionales ISAD(G) e ISAAR(CPF) promovió el interés en la comunidad archivística portuguesa por desarrollar un instrumento de trabajo que estuviera en consonancia con estas normas. Esta situación, unida al desarrollo archivístico alcanzado en esta época en el país luso, abrió las puertas al entendimiento entre los archiveros y la idea de la normalización descriptiva, comenzándose a comprender la necesidad de describir las entidades archivísticas utilizando parámetros normativos.

Esta norma se apoya, básicamente, en las ediciones de las normativas internacionales. Los archiveros portugueses parten de sus preceptos generales y los adaptan a sus tradiciones archivísticas. En este país, antes de comenzar los trabajos sistemáticos, se realizó una revisión de otros proyectos nacionales inalizados, lo que trae consigo que la norma ODA presente algunas similitudes con MAD3, DACS, RAD2 y el MDM.

ODA, como su nombre indica, son orientaciones generales y, como tales, no inluyen sobre la documentación con características específicas, es decir con formatos especiales. Estas apuestan por la delimitación del contenido informativo de los elementos de información teniendo en cuenta los diferentes niveles así como su presentación (RUNA; PENTEADO, 2008, p. 71).

ODA asume los principios fundamentales establecidos por el CIA. No obstante, realiza un estudio de las declaraciones de CUSTARD y de RAD2 y, a partir de estas, redacta unos fundamentos que coinciden, en su totalidad, con las propuestas teóricas publicadas anteriormente. El estándar recoge los principios elementales de la descripción: el respeto al principio de origen y procedencia; la teoría de la clasificación; las reglas multinivel como única forma para el desarrollo de las representaciones documentales; la descripción de todos los documentos sea quien sea su creador y la descripción de los productores. Los archiveros portugueses comparten la misma idea que los canadienses en relación a la realización del proceso de descripción desde la formación de los documentos, es decir, desde sus primeras edades.

A través de estas orientaciones se pueden describir las entidades documento y productor. Además, se presentan un conjunto de elementos que determinan la creación de puntos de accesos vinculados con los nombres de instituciones, personas, familias y lugares geográficos.

ODA plantea que todos los elementos contemplados en su estructura pueden utilizarse en cualquier nivel de descripción, según el grado de profundidad de la descripción. Ahora bien, la norma recomienda el uso obligatorio de algunos elementos tanto para documentos como para productores (ver siguiente tabla).

Para el caso de la entidad documento, los elementos obligatorios coinciden con la propuesta por ISAD(G). La diferencia entre los dos estándares radica en el elemento nombre del productor. El estándar internacional lo recomienda para todos los niveles y ODA, en cambio, sólo para el fondo. La norma portuguesa, para el nivel fondo, declara el carácter obligatorio de los siguientes elementos:

Nombre del productor

Historia custodial y archivística

Forma de adquisición

Alcance y contenido

Sistema de organización

Instrumentos de descripción

Nota del archivero

Reglas o Normas

Fecha de la descripción

La obligatoriedad del uso de estos elementos para el fondo no está encaminada a facilitar el intercambio de descripciones en entornos digitales, sino a definir los elementos descriptivos que deben estar incluidos en la descripción de este nivel específicamente. En este aspecto se puede observar la influencia de las reglas canadienses.

Un elemento innovador de ODA está vinculado a las categorías de obligatoriedad de los elementos según los niveles. Las orientaciones proponen elementos obligatorios (O), elementos obligatorios aplicables (OA) y elementos opcionales (OP). Los elementos obligatorios deben utilizarse siempre, los OA se deben indicar siempre que se tenga la información y los OP se utilizan según el criterio del archivero.

En el caso de la entidad productor, la norma portuguesa recomienda el uso obligatorio de los mismos elementos recomendados por ISAAR(CPF). En la descripción de los productores, las orientaciones establecen, también, las tres categorías: elementos obligatorios (O), elementos obligatorios aplicables (OA) y elementos opcionales (OP).

La norma portuguesa, para los productores, establece que los registros de autoridades pueden tener tres niveles de detalle (mínimo, medio y máximo), y para cada uno de ellos establece los elementos (O, OA, OP) que deben utilizarse. También en este aspecto se observa la influencia de las normas norteamericanas.

ODA es una norma estructura de datos, integrada por un conjunto de elementos que facilitan las representaciones de los documentos archivísticos y sus productores, así como la confección de listados de formas autorizadas de nombres. ODA es, también, una norma de contenido pues contiene las reglas que determinan cómo se completa la información en los registros. Los elementos están acompañados de reglas generales, específicas y de las fuentes de información a consultar, seguido de ejemplos prácticos aplicados a las reglas. Se utilizan además los comentarios que amplían el contenido del elemento.

Las orientaciones constituyen, además, una norma de presentación de datos pues para todos los elementos proponen reglas relacionadas con la presentación de la información: usos de signos de puntuación, tipos y estilos de letras, reglas de redacción, entre otros aspectos de presentación. Este estándar no se limita a presentar una estructura de datos para conformar un registro sino que establece el contenido, la forma y el valor de los campos.

Los archiveros portugueses elaboraron un estándar nacional basado en las normas internacionales y las aplicaciones nacionales existentes. Las orientaciones facilitan la integración de las descripciones y reconoce la importancia de describir tanto el documento como su productor y el control de los puntos de acceso. El análisis de ODA ha demostrado la existencia de varias coincidencias con las normas internacionales en relación a fundamentos teóricos, estructura de datos, contenidos y niveles de descripción.

Los cambios introducidos para la adaptación del estándar a la realidad archivística portuguesa determinaron el éxito y la aceptación de la normativa entre la comunidad de archiveros de Portugal y en otros países. La presentación de una norma de contenido y presentación, la definición de niveles de descripción, el establecimiento de elementos de carácter opcional u obligatorio, así como la integración de las descripciones de varias entidades fueron aspectos que hicieron posible que ODA tuviera una identidad propia.

Tabla 11. Caracterización de Orientações para la Descrição Arquivística

ORIENTAÇÕES PARA LA DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA (ODA)

Principios Teóricos | Entidades | Subtipos de Entidades | Elementos Obligatorios | Tipología de Norma | Estructura Organizativa

La descripción archivística se basa en el Principio de Origen y Procedencia.

Documento

Grupo de Fondos
Fondo
Subfondos
Sección
Subsección
Serie
Subserie
Unidad de Instalación
Documento Simple
Documento Compuesto
Colección

Documento:
Código de Referencia
Título
Fechas
Nivel de Descripción
Extensión de la unidad de descripción
Productor (para algunos niveles)

Estructura

Parte I. Documentos:
Área de identificación
Área de contexto
Área de contenido y estructura
Área das condiciones de acceso e utilización
Área de documentación asociada
Área de notas
Área de control da descripción

La descripción archivística es un relejo de la organización.

La organización de la descripción se estructura en niveles jerárquicos, relacionados entre sí

Los niveles de

Productor

Institución Persona
Familia

Presentación

Parte II. Productor:
Área de identificación
Área de descripción
Área de relaciones
Área de control

La descripción archivística se basa en los principios de la descripción multinivel.

La descripción se aplica a todos los materiales de archivo con independencia de su forma o soporte.

La descripción se aplica a todas las fases de la vida del documento de archivo, variando solo los elementos de información.

Los principios de la descripción archivística se aplican igualmente a los documentos creados por organizaciones, por individuos o familias.

La descripción de autoridades archivísticas deber ser mantenida separadamente de la descripción de documentos.

La descripción de autoridades archivísticas y la de documentos aunque son mantenidas separadamente se complementan y relacionan.

Parte III. Puntos de Acceso:
Nombre de personas
Nombre de familias
Nombre de instituciones
Nombres geográficos

La descripción de autoridades archivísticas se apoya y se basa en el uso de puntos de accesos normalizados.

La descripción de documentos de archivos y de autoridades tiene que apoyarse en la creación y uso de puntos de acceso normalizados.

Los puntos de acceso normaliza- dos garantizan las relaciones entre las descripciones de documentos y productores.

Los puntos de acceso normalizados garantizan las relaciones con otros recursos de información además de los documentos y los productores.

6.5 La normalización de la descripción en España: NEDA-I, MDM, NODAC, NOGADA y ARANOR

España es uno de los países europeos con mayor tradición archivística, sin embargo, no cuenta, aún, con una norma nacional de descripción. En este país el interés por la normalización aumenta a inales de la década de los 80, vinculado al desarrollo de las nuevas tecnologías de la información y al proceso de normalización internacional desarrollado por el CIA. En los años 90, las instituciones y asociaciones archivísticas comienzan a trabajar en la regulación de la estructura y contenido de datos de la descripción pero, por lo general, constituyeron esfuerzos vinculados a sistemas concretos de descripción o a procedimientos en algunos archivos.

En este país, desde el 2000 hasta la actualidad, se han venido desarrollando varios proyectos normativos tanto de carácter nacional como regional. De esta forma, el Sistema de Archivos Estatales cuenta con dos normativas: NEDA-I (primer borrador de la norma nacional) y la Norma para la Elaboración de los Puntos de Acceso (NEPAN). Además, algunas comunidades autónomas como Castilla y León, Cataluña, Galicia y Aragón han elaborado sus propios estándares para la descripción de entidades archivísticas.

El esfuerzo español por normalizar a nivel nacional la descripción archivística se inicia, en el año 2001, con la creación del Grupo de Trabajo de la Administración Central y Administraciones Autónomas (GTACAA) para la elaboración de la norma nacional de descripción. Este grupo estuvo integrado por representantes de la Subdirección General de los Archivos Estatales (SGAE) y de archivos de distintas Comunidades Autónomas. Esta comisión comenzó a trabajar en la regulación del contenido de los datos de los seis elementos obligatorios de ISAD(G). En el 2003, por desacuerdos entre los miembros de la GTACAA, se suspendieron las actividades de normalización a nivel nacional. Posteriormente, en el año 2005, este grupo finaliza el trabajo comenzado y publica un borrador de la versión primera de la Norma Española de Descripción Archivística (NEDA-I); este borrador sólo desarrolla los seis elementos obligatorios para la descripción de documentos.

Este primer borrador de la norma no resolvía el tema de la normalización pues su estructura era incompleta y no describía todas las entidades. En el año 2006, la Subdirección General de los Archivos Estatales reactiva el esfuerzo conjunto para normalizar la descripción archivística en España. En Mayo del 2007 se crea la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA). Los integrantes de esta nueva comisión se responsabilizaron por retomar los trabajos de normalización y elaborar la norma nacional de descripción.

La CNEDA comenzó a desarrollar un proyecto normativo ambicioso. Este proyecto incluye la elaboración de una norma de estructura y contenido de datos para la representación de documentos, agentes, funciones y sus subdivisiones, conceptos, lugares y normas, además de las recomendaciones para la presentación y la codificación de datos para dichas descripciones. Todo ello sobre la base teórica de un modelo conceptual con la caracterización de las entidades y sus relaciones.

Esta Comisión se propuso, desde el inicio de los trabajos normativos, la elaboración de este modelo conceptual de descripción archivística en el que quedaran identificados los distintos tipos de entidad, sus relaciones y atributos y facilitar unos requisitos de datos básicos para las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones. En Diciembre del 2008, obtuvieron el primer borrador y en el año 2012 publicaron la versión deinitiva del modelo, titulado: Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones - Parte 1: Tipos de entidad – Parte 2: Relaciones.

La CNEDA se encuentra trabajando, en la actualidad, intensamente en el desarrollo de las otras partes de la Norma Española para la Descripción Archivística. España es uno de los pocos países que ha desarrollado una base conceptual sólida a partir de la cual se elaborarán los contenidos para la descripción de las diferentes entidades archivísticas.

En el país ibérico, junto al proceso de formación de esta norma nacional, se comenzó el desarrollo de un estándar nacional para la elaboración de puntos de acceso normalizados de los nombres de instituciones, personas, familias, lugares y materias. Después de algunos años de trabajo, en el 2010, se publicó la primera versión de la Norma para la Elaboración de los Puntos de Acceso (NEPAN). Se debe resaltar que, desde el primer momento que se abordó la redacción de la norma de puntos de acceso, se ha pretendido converger con los trabajos que está desarrollando la CNEDA.

En relación al desarrollo de los seis elementos obligatorios en la publicación del borrador de NEDA-I, podemos decir que aunque no desarrolló sus preceptos teóricos, sí expuso en el elemento correspondiente al nivel de descripción los conceptos principales relacionados con este tema. El proyecto español, al igual que ISAD(G), propone aplicar este elemento bajo el principio del respeto de las reglas de descripción multinivel, estableciendo, siempre, las relaciones existentes entre los diferentes niveles utilizados en las descripciones.

NEDA-I propone los niveles de descripción fundamentales de ISAD(G) pero contempla la posibilidad de utilizar otros niveles intermedios. Este borrador introduce varios niveles de descripción que están ausentes en la normativa internacional y en algunas de las normas analizadas en este libro; las subdivisiones de fondo, la serie facticia, la fracción de serie y los elementos de descripción asociados son ejemplos de ello. La norma plantea que:

La primera división de fondo es equivalente semánticamente al nivel subfondo de ISAD(G), esta equivalencia semántica se materializa en que comparten definiciones idénticas. Las divisiones de fondo se aplican de una manera natural en el fondo que se describe y no es necesario mantener una posición jerárquica determinada. (GRUPO DE TRABAJO DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y ADMINISTRACIONES AUTÓNOMAS, 2005, p. 7-11).

La norma española expone que existen dos tipos de descripciones: la macrodescripción y la microdescripción¹⁴. Por ejemplo los grupos de fondo, el fondo, las subdivisiones de fondo y las colecciones se corresponden con los niveles superiores de descripción (macrodescripción) y el resto con los niveles inferiores (microdescripción). Estos conceptos de macro y microdescripción se asocian a los conceptos de nivel superior y nivel inferior propuestos por Cook y Procter en MAD2 y retomados en MAD3.

NEDA-I es una norma de estructura de datos aunque no contempla una estructura de campos completa para las descripciones de los documentos. NEDA-I regula, para cada uno de sus elementos la información que puede incluirse; las fuentes de información, las reglas generales y específicas sobre su uso, los tipos de datos a consignar y su formalización, por tanto es una norma de contenido. En este borrador se aborda, también, la regulación de la presentación de datos en pantalla o en salida impresa.

La primera versión de NEDA-I, de NEPAN y del Modelo Conceptual son ejemplos de los trabajos que se están desarrollando a nivel nacional para obtener estándares descriptivos adaptados al nuevo contexto social y tecnológico, capaces de integrar las descripciones de todas las entidades archivísticas.

Tabla 12. Caracterización de la Norma Española de Descripción Archivística. Borrador

NORMA ESPAÑOLA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA (NEDA-I BORRADOR)

Principios Teóricos | Entidades | Subtipos de Entidades | Elementos Obligatorios | Tipología de Norma | Estructura Organizativa

NEDA-I sólo desarrolla la regulación de los seis elementos obligatorios de ISAD(G), no propone los fun- damentos teóricos que sustentan este primer borrador.

Documento

Grupo de Fondos Fondo
1ra, 2da, 3ra División de Fondo
Serie
Serie Facticia
Subserie
Fracción de Serie/ Fracción de Subserie
Unidad Documental Compuesta
Unidad Documental Simple
Colecciones
Componente Documental

Código de Referencia
Título
Fechas
Nivel de Descripción
Volumen y extensión de la unidad de descripción
Nombre del productor

Estructura

En NEDA-I sólo se desarrollan los seis elementos obliga- torios propuestos por ISADG). Estos elementos descriptivos pertenecen al área de identificación y al área de contexto de la norma internacional. En el caso específico del área contextual el único elemento que se regula es el nombre del productor

Contenido

Presentación

En la Comunidad Autónoma de Castilla y león, también, se ha desarrollado un proyecto normativo pero con carácter regional. El Manual de Descripción Multinivel: Propuesta de adaptación de las normas nacionales de descripción archivística (MDM) constituye la herramienta de trabajo utilizada en los archivos de esta región española para la descripción de las entidades archivísticas.

Para lograr el desarrollo de este estándar se nombró como responsable de la ejecución y redacción del texto a tres profesionales del área de la archivística.¹⁵ Los autores de este texto plantearon que elaborar una norma para Castilla y León era un proyecto muy pretencioso para un grupo tan reducido de profesionales; por ello, decidieron redactar un manual de descripción que sirviera como punto de encuentro y discusión, abierto a todos los archiveros que estuvieran interesados en colaborar.

El primer borrador del MDM fue presentado en el marco del Congreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla (España) en el año 2000. El éxito de la primera edición del manual fue tal que en el 2001 se efectuó una segunda impresión del estándar y una segunda edición revisada en el año 2006.

Como bien expresan sus autores, este trabajo fue sólo el comienzo en la actividad de normalización, pues a partir de ahí se debían formar grupos de trabajo para la revisión y ampliación del manual así como para la redacción de la Parte Especial: convenciones¹⁶. Dichas convenciones tienen como finalidad recoger las pautas sobre aquella documentación que no se puede describir totalmente con la norma general.

A partir de esta idea, el Archivo General de Castilla y León creó un grupo de trabajo para trabajar en las diferentes convenciones. Este grupo ha desarrollado una labor significativa y cuentan, ya, con varias convenciones publicadas, dentro de las que se encuentran:

Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística a la documentación de Fe Pública, 2005.

Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística a los Fondos Fotográficos, 2006.

Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística al Código de Referencia, 2006.

Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística a la Documentación Judicial. Parte I: Juzgados de Primera Instancia y de Instrucción, 2011.

Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística a la Documentación Judicial. Parte II: Audiencias Territoriales y Provinciales, 2011.

Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística a los Proyectos de Arquitectura, Obras Públicas y Restauración, 2011.

Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística a los Mapas, Planos y Dibujos (en preparación).

Estas convenciones adaptan las reglas generales de descripción a las características propias de estas tipologías documentales. Por tanto, la redacción y formación de descripciones de documentos en formatos especiales se hace de forma sistematizada y factible.

La presentación de una estructura de datos y contenidos adaptados a las reglas internacionales para describir documentos y productores y la creación de puntos de acceso normalizados son, en su conjunto, los aspectos que determinaron el éxito del MDM y su aceptación en la comunidad archivística regional, nacional e internacional.

El MDM desarrolla un conjunto de preceptos que constituyen la base conceptual de esta normativa. El manual respeta los principios fundamentales expuestos por el CIA para la descripción archivística: el principio de origen y procedencia, la descripción multinivel, la jerarquía de niveles y la organización, la descripción de productores y de todo tipo de documentos así como la concepción del fondo como unidad de descripción más amplia.

Los autores del manual no consideran que la descripción sea una actividad posterior a la organización. Para estos profesionales “[…] el proceso descriptivo puede realizarse en cualquier estadio del ciclo vital del material archivístico y está sujeto a revisiones y/o correcciones a la luz de un posterior conocimiento de su contenido o del contexto de creación.” (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2000, p. 18).

El manual no profundiza en la selección de información para cada nivel de descripción, sobre este tema expresa que los 26 elementos descriptivos propuestos se pueden combinar para constituir la descripción de una unidad archivística (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2000, p. 18).

El MDM plantea la descripción multinivel como alternativa para la descripción archivística del fondo y sus partes. Sus autores expresan que sin la descripción del fondo, aunque sea sólo con sus elementos mínimos, no se debe presentar la descripción de sus partes.

Los autores explican que se han utilizado para nombrar los niveles denominaciones que se corresponden con las tradicionales usados en la archivística española, sin que esto haya tenido mayor transcendencia. Exponen, además, que el responsable de descripción de los sistemas de archivos será el encargado de profundizar en las subdivisiones de los niveles. Este manual establece dos categorías de niveles: los intelectuales y los físicos¹⁷. De acuerdo a estas dos definiciones plantea, también, dos tipos de descripciones: la macrodescripción que se refiere a los niveles intelectuales y la microdescripción que se refiere a los niveles físicos. Los niveles físicos se relacionan con los intelectuales mediante la asignación de los primeros a las categorías que forman los segundos (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2000, p. 24).

El manual de Castilla y León es uno de los textos que más profundiza en los aspectos teóricos - prácticos de la descripción multinivel y la jerarquía y los tipos de niveles.

El MDM considera como niveles mínimos obligatorios de cada nivel de descripción los mismos que propone ISAD(G).

La normativa castellana leonesa es considerada de estructura de datos pues regula los elementos y subelementos que deben incluir las representaciones de las entidades archivísticas. El manual es, también, una norma de contenido por lo que expone y regula el contenido informativo de los elementos descriptivos. Todos los elementos están compuestos por reglas generales y específicas de acuerdo al nivel de descripción, contiene referencias a las fuentes de información así como muestra ejemplos ilustrativos. El manual se puede considerar una norma de presentación. Para cada elemento sistematiza aspectos relacionados con la formalización de la presentación de la información (organización, redacción, abreviaturas, ortografía).

El MDM consigue adaptar las normas internacionales a la realidad archivística de la Comunidad Autónoma de Castilla y León. Este manual ha servido de referencia para la elaboración de otros proyectos normativos que se realizaron con posterioridad a su publicación. Además, no sólo es utilizado por los archiveros de esta comunidad sino por otros profesionales tanto de los archivos españoles como de otros países, en especial de Latinoamérica. El MDM se puede incluir dentro de en un proceso dinámico de normalización pues constituye un manual abierto a modificaciones o añadidos. Esto se producirá en la medida que la comunidad archivística esté dispuesta a mejorar, completar o incluir nuevas convenciones. El conjunto de convenciones publicadas, a partir del año 2005, son un ejemplo del proceso continuo de desarrollo de la normalización de la descripción archivística en Castilla y León.

Tabla 13. Caracterización del Manual de Descripción Multinivel

MANUAL DE DESCRIPCIÓN MULTINIVEL (MDM)

Principios Teóricos | Entidades | Subtipos de Entidades | Elementos Obligatorios | Tipología de Norma | Estructura Organizativa

La descripción archivística se basa en el Principio de Origen y Procedencia.

Documento

Fondo
Subfondo
Sección
Subsección
Series
Subseries
Unidad de localización
Documento compuesto
Documento simple

Documento:
Código de referencia
Título
Fechas
Nivel de Descripción
Volumen y extensión de la unidad de descripción
Nombre del productor

Estructura

Parte I: Documentos
Área de mención de identidad
Área de contexto
Área de contenido y estructura
Área de condiciones de acceso y utilización
Área de materiales relacionados
Área de notas
Área de control de la descripción

La descripción archivística tiene lugar después que se haya completado la organización

La organización de la descripción se estructura en niveles jerárquicos, relacionados entre sí.

Los niveles de organización determinan los niveles de descripción.

La descripción archivística se basa en los principios de la descripción multinivel. | Contenido

La descripción se aplica a todos los materiales de archivo con independencia de su forma o soporte.

La descripción se aplica a todas las fases de la vida del documento de archivo, variando solo los elementos de información.

Productor:
Tipo de Entidad
Forma autorizada del nombre
Fechas
Identificador del registro de autoridad

Parte I: Productores
Área de control de autoridad
Área de información
Área de notas

Los principios de la descripción archivística se aplican igualmente a los documentos creados por organizaciones, por individuos o familias. | Productor | Institución Persona Familia
La descripción archivística incluye la descripción de los productores. | Presenta-ción
La unidad de descripción más amplia es el fondo

La descripción de los fondos se representa como un todo y este se describe antes de sus partes

Parte III: Elección de Puntos de Acceso
Personas y familias
Entidades
Nombres geográficos

Cada descripción, independientemente del nivel, se compone de un conjunto ordenado de elementos.

Localización selectiva y extracción de la información descriptiva

Relaciones entre distintas unidades de descripción(dependencia y herencia)

Cataluña es otra de las comunidades autónomas españolas que publicó su propia estándar descriptivo. El desarrollo de las normas internacionales y el discurso del CIA indicando la elaboración de manuales o reglas específicas en cada país apoyándose en las pautas internacionales, promovió en los archivos catalanes un movimiento normativo con el in de crear un estándar descriptivo específico para esta Comunidad Autónoma.

En el 2001, el Servicio de Archivos de la Generalitat de Cataluña y la Asociación de Archiveros Catalanes concretaron la propuesta de crear un grupo de trabajo responsable de dirigir y hacer efectiva la elaboración de una norma de descripción archivística para Cataluña.

Después de un arduo trabajo, en mayo de 2005, durante las X Jornadas de Archivística de Cataluña se presentó y distribuyó la versión provisional de la norma. Este borrador fue publicado en diferentes sitios de internet para recibir sugerencias de los archiveros catalanes. Durante varios meses el comité revisó el texto de la norma y las sugerencias enviadas.

La Norma de Descripción Archivística de Cataluña (NODAC) fue publicada, oicialmente, en julio de 2007. El objetivo principal perseguido por los promotores de NODAC es conseguir que se aplique en todos los centros archivísticos de Cataluña, independientemente de los recursos humanos y tecnológicos de los que dispongan, por ello, se debe aplicar tanto en entornos manuales como automatizados (DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL, 2007, p. 3).

NODAC aboga por una descripción que respete el principio de procedencia y orden natural, la organización de los fondos, las reglas multinivel, la descripción de todos los tipos documentales y de los productores. Las coincidencias entre los principios de NODAC y los principios de CUSTARD son casi completas. Los archiveros catalanes dedicaron un epígrafe para abordar detalladamente los fundamentos teóricos.

NODAC no considera que la descripción sea necesariamente una fase posterior a la organización, principio que marca la diferencia con CUSTARD. En este aspecto la norma catalana retoma la idea planteada por RAD2 y otros proyectos normativos y expone que: “[…] la descripción se aplica en todas las fases del ciclo vital de los documentos de archivo, las diferencias estarán dadas en los elementos recomendables u opcionales utilizados en cada fase o en la profundidad de la información que se consigne en ellos.” (DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL, 2007, p. 18). Esta posición pone de manifiesto que este estándar se adapta a las nuevas tendencias de la archivística contemporánea y considera la descripción un proceso que se inicia en las fases primarias de la gestión documental.

NODAC se fundamenta en el planteamiento metodológico de la técnica de descripción multinivel. Este principio constituye el punto central de la normativa y a partir de ello se plantean los niveles de descripción. Los archiveros catalanes establecen una estructura estándar de niveles y los definen conceptualmente para evitar la confusión entre ellos (DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL, 2007, p. 22-23).

NODAC, a partir de ISAD(G), hace una propuesta de niveles de descripción, aunque existen algunas diferencias entre ambos proyectos, determinadas por la suma de los niveles: grupo de series y unidades de instalación. Esta norma define el grupo de series como: “Un grupo de documentos formado por la agrupación de dos o más series, interrelacionadas por sus funciones y derivadas del proceso de organización o reorganización del fondo documental.” (DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL, 2007, p. 27). El uso de este nivel es optativo, no es imprescindible, una vez que se realice la descripción a nivel de fondo.

Otra diferencia con la normativa internacional es la adopción del nivel unidad de instalación que se corresponde con la instalación física de los documentos y que no es más que “Un conjunto de documentos agrupados o conservados en una misma unidad física (contenedor o libro).” (DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL, 2007, p. 31). Este nivel de descripción es utilizado, también, por las normas de Portugal, Brasil y España. Este nivel es utilizado para facilitar la gestión documental de series homogéneas y extensas y responde a una descripción supericial y rápida.

NODAC establece que de los 26 elementos propuestos para la descripción, sólo algunos se consideran indispensables y esenciales para una descripción archivística y para el intercambio de información. La incorporación de una cantidad de elementos superior a los considerados obligatorios va a depender del criterio del archivero, de la unidad de descripción y de los recursos humanos disponibles (DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL, 2007, p. 33).

NODAC plantea el uso obligatorio de cinco elementos (ver tabla siguiente), estos elementos coinciden con los recomendados por ISAD(G) con la excepción del nombre del productor. La norma catalana establece el uso obligatorio del nombre del productor sólo para los niveles fondo y subfondo, a diferencia de la normativa internacional, que exige su usanza en todos los niveles. Además de los cinco elementos propuestos para todos los niveles, recomienda el uso obligatorio de otros para los niveles de fondo y subfondo:

Fondo

Nombre del productor

Historia de los productores

Historia archivística

Forma de ingreso

Alcance y contenido

Condiciones de acceso

Nota del archivero (autoría y fechas)

Reglas y normas (fuentes)

Subfondo

Nombre del productor

Historia de los productores

Historia archivística

Forma de ingreso

Nota del archivero (autoría y fechas)

Reglas y normas (fuentes)

Cabe destacar que la obligatoriedad del uso de estos elementos, en este caso, no está relacionada con el intercambio electrónico sino con los niveles de detalles en las descripciones de estos subtipos de entidad.

NODAC propone, como otras normativas, distintas categorías de uso de los elementos descriptivos: elementos obligatorios (OB), recomendables (RE) y opcionales (OP). Los OB deben registrarse siempre, los RE cuando las circunstancias o la información de la que se disponga lo permitan y los OP que se utilizarán a criterio del archivero.

El estándar de Cataluña regula la estructura y los contenidos para describir únicamente la entidad documento, mediante una serie de datos, reglas generales y específicas por niveles de descripción y tipos documentales. No se limita sólo a presentar una estructura sino que expone aspectos necesarios para completar correctamente el contenido de los campos. Todos los elementos vienen acompañados de fuentes principales, secundarias y de ejemplos ilustrativos.

Un análisis conciso de la norma permite constatar que los archiveros catalanes, tomando como base, principalmente, a ISAD(G), RAD2 y ODA, elaboran una norma de contenidos para la descripción de la entidad documento y materiales especiales, respetando los principios teóricos fundamentales que inciden en la descripción archivística. NODAC aunque mantiene coincidencias con otras normas en cuanto a principios, estructura, terminología o niveles de descripción, también presenta un conjunto de innovaciones en los contenidos, los niveles y los elementos obligatorios, todo ello hace posible su integración con la realidad archivística catalana.

En Cataluña se deben seguir trabajando para obtener una norma más completa que integre los contenidos de los documentos con sus productores y las funciones, además de profundizar en la codificación y presentación de los datos.

Tabla 14. Caracterización de la Norma de Descripción Archivística de Cataluña

NORMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE CATALUÑA (NODAC)

Principios Teóricos | Entidades | Subtipos de Entidades | Elementos Obligatorios | Tipología de Norma | Estructura Organizativa

La descripción archivística se basa en el respeto al fondo.
Principio de procedencia y respeto al orden original.

Documento

Fondo
Subfondo
Grupo de Series
Serie
Unidad de Instalación
Documento Compuesto
Documento Simple

Código de referencia
Nivel de descripción
Título
Fechas
Volumen y soporte
El elemento nombre del productor sólo es obligatorio para los niveles de fondo y subfondo.

Estructura

Documentos
Área de identificación
Área de contexto
Área de contenido y estructura
Área de condiciones de acceso y uso
Área de documentación relacionada
Área de notas
Área de control de la descripción

La descripción refleja la clasificación.
La descripción archivística se basa en la descripción a diferentes niveles
La descripción archivística es aplicable a los distintos tipos de fondos y de documentos que se conservan en los archivos. | Contenido
La descripción archivística incluye también la descripción de los productores y otras menciones de responsabilidad. |

Galicia es otra de las comunidades españolas que ha desarrollado un proceso normativo regional. La normalización de la descripción en la comunidad gallega es un proceso que surge en el marco del proyecto nacional español de normalización. Como se explicó anteriormente, el Ministerio de Cultura, en el año 2001, creó el grupo de trabajo para la elaboración de la norma nacional formado por profesionales de todas las comunidades autónomas. La Junta decidió nombrar a la directora del Archivo Histórico Provincial de Lugo como representante de esta comunidad en el proceso nacional de normalización.

En el año 2003, cuando los trabajos de la comisión nacional fueron suspendidos, por los motivos antes expuestos, la junta de la comunidad decidió constituir el Grupo de Trabalho de Arquiveiros de Galicia. Este grupo tenía como objetivo elaborar un estándar de estructura y contenido que especificara los elementos de la descripción y desarrollara la información que debía recogerse en cada elemento.

Después de varias secciones y reuniones de trabajo, en el año 2008, se publica la Norma Gallega de Descripción Archivística (NOGADA). Este proyecto normativo facilita la aplicación de la norma internacional en los archivos gallegos e integró a sus archiveros en los movimientos internacionales y nacionales de normalización.

El estándar de Galicia sólo desarrolla la regulación de los 26 elementos de ISAD(G). En su texto no se exponen los fundamentos teóricos en los que se basan para desarrollar las descripciones de los documentos. El alcance de esta norma es moderado y sus principales limitaciones radican en la ausencia de directrices y principios teóricos así como de estructuras de datos para describir otros tipos de entidades archivísticas.

El grupo de archiveros de Galicia, basándose en la normativa internacional, ha realizado su propia propuesta de niveles de descripción. En este texto se aprecian algunas diferencias con ISAD(G) determinadas por la eliminación del nivel subfondo y la suma de otros niveles como sección y fracción de serie. NOGADA plantea que cada archivo puede utilizar tantos niveles como estime necesario, siempre y cuando se establezca su relación con los niveles señalados en la norma (GRUPO DE ARCHIVEROS DE GALICIA, 2008, p. 25).

Este proyecto normativo, al igual que otros estándares, ha utilizado la distinción conceptual entre niveles intelectuales (fondo, sección y serie), relacionados con la macrodescripción, y niveles físicos (documento simple y documento compuesto), vinculados con la microdescripción.

NOGADA considera como elementos mínimos obligatorios para todos los niveles de descripción los que propone ISAD(G) y añade, también, el elemento historia institucional/biográfica como obligatorio pero sólo para el nivel fondo.

La norma gallega, además, establece el uso de elementos recomendables (RE) y opcionales (OP) de acuerdo a los niveles que se describan. Según este criterio, se usan los siguientes elementos por niveles:

Elementos recomendables

Alcance y contenido (fondo, sección, serie y sus divisiones)

Valoración, selección y eliminación (serie y sus divisiones)

Organización (fondo)

Condiciones de acceso (fondo, sección, serie y sus divisiones)

Lengua/escritura (documento compuesto y simple)

Instrumentos de descripción (fondo, sección, serie y sus divisiones)

Elementos opcionales

Historia archivística (sección y sus divisiones)

Forma de ingreso (sección y sus divisiones)

Son opcionales todos los elementos restantes en cualquier nivel de descripción (GRUPO DE ARCHIVEROS DE GALICIA, 2008, p. 116).

La norma gallega es según su tipología de estructura y de contenido. En el texto se regula a través de las fuentes de información, las reglas generales y específicas y sus correspondientes ejemplos los contenidos de cada elemento descriptivo. La normativa de Galicia no es considerada una norma de presentación ni de codificación pues no regula las salidas de datos en los instrumentos y tampoco su codificación para el intercambio electrónico. No obstante, los archiveros han incluido una tabla en sus apéndices donde se muestra la equivalencia de sus elementos con otros formatos internacionales de codificación archivísticos y bibliográficos.

Los archiveros gallegos, enmarcados en el contexto de desarrollo de normas internacionales y nacionales de descripción, han elaborado un proyecto normativo sencillo pero que responde a la demanda concreta de los archivos de la región. La comunidad de archiveros de Galicia es consciente de la importancia de seguir desarrollando la NODAC e incluir directrices sobre estructura y contenido, presentación y codificación para otros tipos de entidades archivística (productores, funciones e instituciones y puntos de acceso).

Tabla 15. Caracterización de la Norma de Descripción Archivística de Galicia

NORMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE GALICIA (NOGADA)

Principios Teóricos | Entidades | Subtipos de Entidades | Elementos Obligatorios | Tipología de Norma | Estructura Organizativa

No se exponen fundamentos teóricos en los que se basan para desarrollar las descripciones de las unidades archivísticas

Documento

Fondo
Sección
Serie
Subserie
Fracción de serie
Documento Compuesto
Documento Simple

Código de referencia
Nivel de descripción
Título
Fechas
Volumen y soporte
Nombre del productor
Historia institucional/biográfica (nivel fondo)

Estructura

Documento:
Área de identificación
Área de contexto
Área de contenido y estructura
Área de condiciones de acceso y uso
Área de documentación relacionada
Área de notas
Área de control de la descripción

Contenido

En la Comunidad Autónoma de Aragón, también, se han desarrollado proyectos normativos de descripción como consecuencia del proceso de normalización nacional e internacional. En Julio de 2001, en el marco de las iniciativas profesionales para promover la normalización, se constituye el Grupo de Trabajo de Autoridades de Aragón (GTAA) con la finalidad de crear una norma para la descripción de los productores archivísticos, basada en ISAAR(CPF).

Después de algunos años de trabajo, este grupo, en el año 2008, publica la primera versión de la Norma Aragonesa para la Descripción de Autoridades de Archivos (ARANOR). En esta primera edición se desarrollaron, sólo, los elementos obligatorios que propone la norma internacional y otros elementos vinculados a estos (Tipo de entidad, Forma autorizada del nombre, Formas paralelas de nombre, Formas normalizadas del nombre según otras reglas, Otras formas del nombre, Identificadores para instituciones, Fechas de existencia, Identificador del registro de autoridad y Nota de mantenimiento).

Los integrantes del GTAA, motivados por la aceptación de la primera versión, continuaron trabajando con el objetivo de completar la norma. En Abril del 2014, se publica la segunda edición de ARANOR que incluye la estructura de datos completa de ISAAR(CPF). Este grupo confeccionó una normativa a través de la cual se pueden redactar y formalizar registros de autoridades archivísticos que cumplen con los requisitos formales requeridos en los nuevos tiempos por los que transita la archivística.

Para la formación de este estándar se tuvieron en cuenta las normativas desarrolladas en España (NEDA-I, NODAC y NOGADA); estos proyectos se orientan a ISAD(G) y a la descripción de documentos pero se tuvo en cuenta como se resolvía, en ellos, la forma de nombrar al productor de los documentos archivísticos (GRUPO DE TRABAJO DE AUTORIDADES DE ARAGÓN, 2014, p. 17). Además, tomaron como base la Norma para la Elaboración de los Puntos de Acceso del Sistema de Descripción Archivística de los Archivos Estatales (NEPAN) y el Modelo Conceptual de Descripción Archivística realizado por la CNEDA.

En este texto no se exponen los fundamentos teóricos en los que se basaron para desarrollar las descripciones de los productores. No obstante, se puede observar por la profundidad y el nivel de detalle de normalización del registro de autoridad que se respetaron los preceptos teóricos internacionales de la descripción y la archivística en general.

En relación al uso de elementos obligatorios, además de los cuatro elementos de ISAAR(CPF), la norma aragonesa propone el uso de otros elementos con carácter obligatorio:

Formas paralelas del nombre (Obligatorio/Opcional) sólo para la sub- entidad institución,

Nombre(s)/Identificadores de las instituciones, personas o familias relacionadas (Obligatorio si se complementa el área),

Naturaleza de la relación (Obligatorio si se complementa el área),

Descripción de la relación (Obligatorio si se complementa el área),

Fechas de la relación (Obligatorio se complementa el área) (GRUPO DE TRABAJO DE AUTORIDADES DE ARAGÓN, 2014, p. 39-40).

Además, en la norma se establece, también, la categoría de opcional para el resto de los elementos.

ARANOR es considerada una norma de estructura de datos, de contenidos y de presentación. En el estándar se trabajan en profundidad todos los elementos de información que conforman su estructura; se enuncian reglas generales, variantes de las reglas, reglas específicas y fuentes de información para dar solución a los problemas de descripción que se pueden presentar para formar el registro de autoridad. Además, se normaliza la formalización de los elementos a través de signos de puntuación, orden de los elementos, lenguaje entre otros aspectos.

La norma aragonesa sigue la misma estructura organizativa del estándar internacional, cuenta con cuatro áreas de descripción y 26 elementos de información. Los elementos de información siguen la siguiente estructura:

Consignación

Fuentes de información

Reglas generales

Variantes de la regla

Reglas específicas para cada tipo de entidad

Elección del nombre

Componentes del elemento

Formalización de los subelementos

Esta norma es un documento de referencia para la elaboración de registros de autoridad en los archivos aragoneses y, por extensión, para cualquier persona o institución con la función de confeccionar registros de autoridad de archivos en España u otro país. Sin lugar a dudas, este proyecto aportará bastante a la versión final de la Norma Española de Descripción Archivística.

No se puede dejar de mencionar otro proyecto normativo elaborado en esta comunidad autónoma. El Grupo de Estructura de Datos de los Archivos Aragoneses (GEDAA) elaboró un estándar para codificar la información archivística de los documentos (textuales, electrónicos, materiales especiales). Este proyecto es conocido como EDARA: Estructura de Datos de los Archivos de Aragón, publicado en el 2010. Esta norma se desarrolló basándose en el formato de codificación MARC21 y en ISAD(G).

El objetivo de GEDAA fue definir un formato de intercambio que garantizara la integración de las descripciones de los archivos de Aragón en un sistema compartido de información, independiente de las plataformas informáticas y las aplicaciones que las generan (GRUPO DE ESTRUCTURA DE DATOS DE LOS ARCHIVOS ARAGONESES, 2010, p. 6).

Sin lugar a dudas, en Aragón, los archiveros y profesionales del área se ha comprometido con la labor de normalización de la descripción, la calidad de las dos normas publicadas, hasta la fecha, así lo demuestra.

Tabla 16. Caracterización de la Norma de Descripción de Autoridades Archivísticas de Aragón

NORMA ARAGONESA PARA LA DESCRIPCIÓN DE AUTORIDADES DE ARCHIVOS (ARANOR)

Principios Teóricos | Entidades | Subtipos de Entidades | Elementos Obligatorios | Tipología de Norma | Estructura Organizativa

No se exponen los fundamentos teóricos en los que se basan para desarrollar los registros de autoridades archivísticas.

Productor

Institución

Tipo de entidad
Forma autorizada del nombre
Fechas de existencia
Identificador del registro de autoridad

Estructura

Productor:
Área de identificación
Área de descripción
Área de relaciones
Área de control

Persona | Contenido
Familia | Presentación

6.6 La normalización de la descripción en Brasil: NOBRADE

Brasil fue el primer país de Latinoamérica en publicar una norma de descripción para archivos. La divulgación y aceptación de ISAD(G) e ISAAR(CPF), dentro de la comunidad archivística brasileña, fue uno de los factores que impulsó el desarrollo de los primeros trabajos para conformar una norma nacional. En el año 2001, el Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) decidió crear la Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística (CTNDA) con la finalidad de elaborar una norma de descripción que regulara el proceso descriptivo en los archivos y los centros de custodia de documentos.

La preparación y redacción del estándar fue responsabilidad total de la CTNDA. Este comité estuvo compuesto por especialistas de diferentes instituciones brasileñas. Los Archivos Públicos del Estado y otras instituciones nombraron a miembros representantes para que participaran en el proyecto y funcionaran como agentes de divulgación del trabajo. Este comité contaba con profesionales responsables de la coordinación general, la consolidación del texto, la edición y la revisión.

Después de concluida la norma y antes de su publicación, el CTNDA decidió que se pasara a una fase de discusión pública. Para ello el Archivo Nacional con la colaboración de varias instituciones, en su mayoría archivos de los estados, patrocinaron una serie de talleres para divulgar la norma y recoger sugerencias de la comunidad profesional.

La Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) fue publicada, oficialmente, en el 2007; después de impresa, se distribuyó, gratuitamente, a un gran número de instituciones archivísticas, bibliotecas, museos y universidades. El CTNDA continuó preparando cursos, talleres y comunicaciones con el in de garantizar su máxima difusión y aplicación. El estándar brasileño fue presentado en diversos congresos internacionales para mostrar a otros países las experiencias de su realización.

NOBRADE es compatible con ISAD(G) y su objetivo es facilitar el acceso y el intercambio de información a nivel nacional e internacional. La CTNDA recomienda utilizarla para la descripción de documentos con valor permanente, aunque puede ser factible su uso para la descripción de documentos con valor primario. Esta norma fue diseñada para ser usada en sistemas automatizados; no obstante, se recomienda su uso en los sistemas manuales pues así se facilita la transferencia de datos a los sistemas electrónicos (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2006, p. 11).

La norma circunscribe el ámbito de la descripción a una etapa específica del ciclo de vida de los documentos, tendencia seguida, también, en otros países.

El proyecto brasileño expone tres fundamentos teóricos y en ellos se basa para conformar sus reglas. Este estándar no cuenta, como sucede en otras normas, con un epígrafe teórico para profundizar y analizar los principios elementales de la archivística y su aplicación a la práctica descriptiva. El concepto de descripción multinivel es uno de los principios en los que se fundamenta el estándar brasileño. Se recomienda el uso exclusivo de este tipo de descripciones, excluyéndose de la propuesta las descripciones independientes sin jerarquías y conexiones.

Con respecto a los tipos de sub-entidades formulados, se puede decir que NOBRADE presenta algunas similitudes con otros proyectos descriptivos. En primer lugar, se incluyen los niveles generales e intermedios de ISAD(G), respetando las recomendaciones del CIA. En segundo lugar, se aprecian semejanzas con las normas de España y Portugal en relación al nivel sección y subsección y, por último, está presente el modelo propuesto por Cook y Procter en el manual inglés referente a los códigos numéricos para identificar los niveles de descripción.

La norma presenta algunas peculiaridades en lo concerniente a los niveles. La primera está relacionada con la introducción del nivel acervo que en la misma norma se define como “La totalidad de documentos de una entidad de custodia.” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2006, p. 15), es decir, todo el contenido documental de un archivo o institución, seguido de un nivel intermedio del acervo: acervo de la subunidad de custodia.

Otra de las particularidades es el uso de un mismo nivel de descripción para dos agrupaciones documentales diferentes. Por ejemplo, el nivel uno se corresponde con el fondo y las colecciones y el nivel 4 con dossier (unidad de instalación) y procesos (documento compuesto). Los niveles colección y unidades de instalación están comprendidos en otras normas, pero contemplados como niveles independientes.

La existencia y la cantidad de niveles de descripción son muy variables y pueden llegar a ser tantos como las instituciones consideren necesario. El establecimiento de los niveles de descripción dependerá de la propia estructura de los fondos documentales y de cada sistema de archivo.

NOBRADE contiene 28 elementos para la descripción de la entidad documento, de los cuáles siete son de uso obligatorio. Seis elementos se corresponden con los recomendados por ISAD(G) para el intercambio de información. El elemento condiciones de acceso es una propuesta nueva de este proyecto y sólo se considera obligatorio para los niveles de: acervo, fondo y colección. Según Antonia Heredia, “[…] declarar este elemento obligatorio para estos niveles no es la mejor opción pues el acceso afecta mayormente a las series, casi nunca el acceso se restringe a la totalidad de documentos de un archivo o un fondo.” (HEREDIA, 2007, p. 4). La norma catalana, también, recomienda este elemento como obligatorio para el nivel fondo.

NOBRADE es una norma de estructura de datos y contenidos. A partir de su estructura se pueden describir, solamente, documentos archivísticos. Este estándar incluye reglas generales y específicas, comentarios, procedimientos y ejemplos ilustrativos que facilitan la representación del contenido de esta entidad. La norma brasileña no regula la forma de presentación de los datos en pantalla o en instrumentos impresos. Por tanto, no se considera una norma de presentación y formalización. En relación a la codificación de sus elementos en ambientes electrónicos, este estándar no hace propuestas específicas al respecto sin embargo aconseja el uso de EAD para estos fines.

La estructura de NOBRADE es muy similar a ISAD(G), contiene las siete áreas de la normativa internacional con sus correspondiente elementos. La diferencia radica en que se adiciona un área relacionada con la normalización de los puntos de acceso (Área de puntos de acceso y descripción de materias). Está nueva área descriptiva resulta uno de los aspectos más novedosos de este proyecto. Algunos autores consideran que el elemento punto de acceso e indización de materias pudo incluirse en el área de contenido y estructura, o tal vez, hubiera sido recomendable crear una parte, en la norma, dedicada sólo a los puntos de acceso y las formas normalizadas como se ha hecho en otros países.

A partir del estudio de NOBRADE se constata que los archiveros brasileños han conformado una norma basada en ISAD(G). NOBRADE presenta algunas innovaciones relacionadas con los contenidos de los elementos, los niveles de descripción, los elementos obligatorios y la estructura. Brasil ha hecho un gran esfuerzo por normalizar la descripción archivística pero aún debe seguir trabajando por adaptar más la norma a la realidad nacional e internacional.

El CONARQ pudiera reconsiderar la idea de continuar trabajando en la normalización de la descripción archivística en Brasil y así elaborar una versión más completa de NOBRADE que incluya la estructura de datos y contenidos para describir autoridades, funciones, instituciones de custodia y puntos de acceso, además de regular la forma y la codificación de sus elementos.

Tabla 17. Caracterización de la Norma Brasileña de Descripción Archivística

NORMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE BRASIL (NOBRADE)

Principios Teóricos | Entidades | Subtipos de Entidades | Elementos Obligatorios | Tipología de Norma | Estructura Organizativa

El principio de respeto a los fondos es la base de la organización y de la descripción (Origen y Procedencia).
La descripción archivística se basa en los principios de la descripción multinivel.
La descripción se aplica a todos los materiales de archivo con independencia de su forma o soporte.

Documento

Acervo
Acervo de la subunidad de custodia
Fondo/Colección
Sección
Subsección
Serie
Subserie
Dossier/ Proceso
Item Documental

Código de Referencia
Título
Fechas
Nivel de Descripción
Volumen y extensión de la unidad de descripción
Nombre de los productores
Condiciones de acceso
El elemento condiciones de acceso sólo es obligatorio para los niveles acervo, fondo y colección.

Estructura

Documento:
Área de identificación
Área de contexto
Área de contenido y estructura
Área de condiciones de acceso y uso
Área de documentación relacionada
Área de notas
Área de control de la descripción
Área de puntos de acceso y descripción de materias

Contenido

6.7 La normalización de la descripción en Uruguay: NUDA

La creación de una norma de descripción en Uruguay es un acontecimiento bien reciente. Este proyecto surge como parte del contexto internacional de normalización que, en los primeros años de este nuevo siglo, se ha materializado a través de la publicación de varias normas y la aplicación práctica, en los archivos, de la normativa internacional.

En los últimos años, en el país suramericano, se ha incrementado el interés por salvaguardar el patrimonio documental de la nación. A partir del 2008 se publican un conjunto de leyes y decretos que estipulan la organización de los archivos y la accesibilidad de la información pública. En este año se ratifica, también, la ley referente a la creación del Sistema Nacional de Archivos, la Ley de Protección de Datos Personales y Acción y la Ley de Derecho de Acceso a la Información Pública (COMISIÓN INTER- INSTITUCIONAL PARA LA ELABORACIÓN DE LA NORMA URUGUAYA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2014, p. 7).

Como consecuencia de esta actividad reformadora y de organización de los archivos, en el año 2012, con el aval de la Dirección del Archivo General de la Nación, se convocó a varios archiveros y profesores que pertenecían a diversas instituciones del Estado para formar parte del Proyecto SINDA: Sistema de Normalización de Descripción Archivística. A partir de este proyecto, se formó la Comisión de Trabajo Interinstitucional (CTI) que tenía como objetivo elaborar una norma de descripción (COMISIÓN INTER-INSTITUCIONAL PARA LA ELABORACIÓN DE LA NORMA URUGUAYA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2014, p. 5).

Después de algunos años de trabajo, en Diciembre del 2014, la CTI publica la primera versión de la Norma Uruguaya de Descripción Archivística (NUDA). Actualmente, este estándar se encuentra en período de difusión y aplicación en el sistema de archivos del país.

Para la elaboración de NUDA se analizaron y estudiaron las experiencias desarrolladas en Uruguay en materia de descripción, el conjunto normativo del CIA, algunas normas nacionales y, por último, se estudiaron, también, las potencialidades que brinda el software ICA-ATOM del CIA para la aplicación práctica de la descripción. El CTI buscaba desarrollar un proyecto normativo aplicable en cualquier institución archivística del país.

El estándar uruguayo no aborda en profundidad los principios teóricos de la descripción; tampoco contempla estudios conceptuales pues sólo incluye la descripción de una entidad archivística. La norma expone el principio de descripción multinivel y lo fundamenta a través del enunciado de sus principales características.

NUDA desarrolla una estructura de datos para describir, únicamente, los documentos. Los niveles de descripción propuestos son los estipulados en ISAD(G), con la diferencia de la sub-entidad colección no incluida en la normativa del CIA.

En cuanto a los elementos obligatorios, el proyecto uruguayo expone algunas modificaciones con respecto a los anteriores estándares presentados en este libro. NUDA contiene ocho elementos con carácter obligatorio, además de los seis de ISAD(G), propone como obligatorios el elemento evaluación documental (valoración, selección y eliminación en ISAD(G)) y el elemento nota del archivero.

Conjuntamente con estos ocho elementos, para el nivel fondo plantea el uso obligatorio de los siguientes elementos:

Historia institucional/biográfica

Historia archivística

Forma de ingreso

Alcance y contenido

Para el nivel sub-fondo, juntamente con los ocho obligatorios generales, adiciona el elemento alcance y contenido con uso ineludible.

NUDA en los apéndices contiene una tabla donde presenta los elementos y las condiciones de su uso. Además del concepto obligatorio (OB), también propone el uso recomendable (RE) y opcional (OP) para cada elemento descriptivo de acuerdo al nivel de descripción. Este tema, también, fue incluido por otras normas presentadas en este texto.

En relación a la tipología de norma se puede decir que es de estructura de datos, contenidos y presentación. A través de sus reglas, notas (incluyen comentarios, apuntes, especificaciones) y ejemplos por elemento se pueden completar la descripción de la entidad documento y su formas de presentación en los instrumentos de descripción. No la aborda la codificación de datos en ambientes digitales

La estructura organizativa de la norma uruguaya es semejante a la propuesta internacional. Presenta 26 elementos descriptivos, organizados en 7 áreas de información. En este aspecto siguió los lineamientos internacionales, mantuvo la estructura de datos y trabajó sobre los contenidos de la descripción.

Este proyecto normativo es un logro alcanzado para el sistema de archivos de Uruguay y será de gran utilidad para otros países latinoamericanos, en especial, los del MERCOSUR. El proyecto SINDA debe continuar sus trabajos y crear nuevas comisiones responsables de dar continuidad a la norma. NUDA debe completarse e incluir la descripción de otras entidades archivísticas: productores, funciones y entidades de custodia, puntos de acceso y por qué no, trabajar el desarrollo de un modelo conceptual que soporte las bases teóricas de la normativa churra.

Tabla 18. Caracterización de la Norma Uruguaya de Descripción Archivística

NORMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE URUGUAY (NUDA)

Principios Teóricos | Entidades | Subtipos de Entidades | Elementos Obligatorios | Tipología de Norma | Estructura Organizativa

Principio de descripción multinivel (el fondo es la unidad superior de descripción, descripciones de lo general a lo particular, jerarquía de las descripciones, información adecuada a cada nivel de descripción).

Documento

Fondo
Subfondo
Serie
Documento compuesto
Documento simple
Colección

Código de Referencia
Título
Fechas
Nivel de descripción
Volumen y soporte
Nombre del productor
Evaluación documental
Nota del archivero

Estructura

Área de identificación
Área de contexto
Área de contenido y estructura
Área de condiciones de acceso y uso
Área de documentación asociada
Área de notas
Área de control de la descripción

Contenido

Presentación

7 – Las normas para la creación de puntos de acceso en archivos: RCPPCN, NEPAN, DACS, RAD2, ODA y MDM

Los puntos de acceso constituyen un elemento fundamental en la búsqueda y la recuperación de información en los sistemas de descripción archivística. ISAD(G) define los puntos de acceso como: “Nombre, palabra clave, grupo de palabras o códigos que se utilizan para buscar, identificar y localizar una descripción archivística.” (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2000, p.14). Por su parte, ISAAR(CPF) define los puntos de acceso como: “Nombre, término, palabra clave, frase o código que se pueda utilizar para buscar, identificar y localizar descripciones archivísticas, incluyendo los registros de autoridad.” (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2004, p. 12).

Como se puede observar, la normalización internacional de la descripción prestó atención al control de los puntos de acceso. Con el surgimiento de normas para la elaboración de representaciones de documentos y registros de autoridades archivísticas se hacía imprescindible contar, también, con reglas para normalizar los puntos de acceso vinculados a nombres de instituciones, personas y familias y, por consiguiente, de lugares geográficos y materias. La identificación y recuperación de la información archivística va a depender, en gran medida, de la asignación adecuada de puntos de acceso en las descripciones.

La elaboración de estándares para la regulación de los puntos de acceso de las descripciones ha tenido un amplio desarrollo en el ámbito de la Bibliotecología no sucediendo así en la Archivística. En el área bibliotecológica existen una variedad de estudios teóricos y prácticos que trabajan la normalización de los nombres de instituciones, personas, familias, lugares geográficos y materias. Las Reglas de Catalogación Angloamericanas (AACR), publicadas desde 1969 por bibliotecarios americanos y británicos, son un ejemplo del desarrollo de este tema en las bibliotecas. La segunda edición de las AACR2 es usada en varios países para la formación y creación de los puntos de acceso normalizados en los sistemas de información. Esta normativa constituye el principal referente para el trabajo de este tema en cualquier campo de la Ciencias de la Información.

En la Archivística, la preocupación por la regulación de los puntos de acceso estuvo vinculada al proceso de normalización de la descripción, como se expresó anteriormente. No obstante, no se puede olvidar la elaboración, en varios países, de vocabularios controlados o tesauros para determinados tipos de archivos que se basaron, principalmente, en las AACR2. Los archiveros comprendieron que para lograr una descripción con la calidad exigida en los nuevos contextos, también, era necesario normalizar los puntos de acceso de las descripciones de documentos, productores y funciones. Como consecuencia, y tomando como base las normas bibliotecarias, algunos países han publicado reglas que rigen la elaboración de los puntos de acceso en los archivos.

En 1997, el National Council of Archives de Reino Unido publica las Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate Names (RCPPCN); estas reglas constituyen la primera normativa publicada en el área sobre el tema. En el 2010, el Ministerio de Cultura de España publica la Norma para la Elaboración de Puntos de Acceso Normalizados de Nombres de Instituciones, Personas, Familias, Lugares y Materias en el Sistema de Descripción Archivística de los Archivos Estatales (NEPAN). Las Rules for Archival Description de Canadá, las Orientaciones de Descripción Archivística de Portugal y el Manual de Descripción Multinivel de Castilla y León incluyen una parte dedicada a la regulación de los puntos de acceso. La primera versión de la norma estadounidense (DACS) contaba con un capítulo dedicado a los puntos de acceso, la segunda versión del 2013 ya no presenta esta parte. Los archiveros de EE.UU alegaron que no era necesario este capítulo pues se podía trabajar con las AACR2.

Estas son las normas que existen, hasta el momento, en el contexto archivístico para la normalización de los puntos de acceso. A continuación se presenta una breve descripción de estos proyectos.

7.1 Reglas para la Construcción de Nombres de Personas, Lugares e Instituciones. Reino Unido

Reino Unido, después de la publicación de las normas internacionales, comenzó la redacción de las Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate Name (RCPPCN). El National Council of Archives fue el responsable de dirigir el proyecto para crear un Fichero de Autoridades Nacional. Este organismo dio su nombre, su prestigio y el apoyo financiero para este trabajo.

En 1993, se nombró un comité que sería el responsable de preparar y redactar las reglas para la formación del fichero de autoridades de nombres de personas, lugares e instituciones. Este comité tendría la responsabilidad de unificar las reglas de catalogación de las instituciones británicas y resolver los problemas prácticos de descripción de estas instituciones¹⁸.

La confección de estas reglas demoró algunos años pues fueron el resultado de un acuerdo único y general que unió las corrientes de una amplia gama de instituciones vinculadas a la información. Se reunieron profesionales experimentados en el área de la descripción bibliográfica y archivística para unir sus conocimientos, analizar los problemas y alcanzar una solución común, útil y aplicable a todas las instituciones de información.

En 1996, se difundió el borrador de las reglas y la respuesta fue instantánea, se recibieron opiniones tanto de instituciones como de archiveros individuales que ayudaron con sus observaciones a mejorar el borrador y poder publicar, en 1997, la versión inal y oicial con mejores resultados y más consenso.

Las reglas del National Council of Archives se dirigen a apoyar la creación consistente de nombres propios en la actividad de indización realizada por los archivos británicos. El estándar abarca las reglas para la creación de los puntos de acceso (nombres de instituciones, personas, familias y lugares geográficos), (NATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES, 1997, p. 9).

El trabajo realizado por el CIA en la confección de ISAD(G) e ISAAR(CPF) en estos mismos años proporcionó a este proyecto un contexto más analítico y ayudó a obtener unas reglas más completas y mejor estructuradas. Las RCPPCN se basan en las AACR2, en ISAAR(CPF) y son compatibles con el Manual of Archival Description (MAD3).

Las Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate Names están formadas por tres capítulos:

Reglas para la construcción de nombres de personas

Reglas para la construcción de nombres de lugares

Reglas para la construcción de nombres de instituciones

Las RCPPCN presentan, además, una introducción general donde se expone su propósito y alcance del proyecto, además da un breve panorama sobre las fuentes utilizadas para la elaboración de todas las reglas que integran sus tres capítulos.

Esta normativa británica pueden considerarse una norma de contenido. Cada uno de los elementos está integrado por reglas específicas que determinan la formación de los puntos de accesos normalizados de nombres. Todas las reglas están acompañadas de ejemplos que muestran su aplicabilidad. Los apéndices son un elemento importante del proyecto; contienen ejemplos de nombres de personas, lugares e instituciones, que sirven como orientación a los especialistas responsables de las descripciones. Además, disponen de un listado de fuentes de información que se pueden consultar para crear las autoridades.

Las Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate Names constituyen la normativa que sirve de guía a todas las instituciones de información británicas para la creación de puntos de acceso normalizados. Estas reglas tienen como objeto ayudar a los archiveros a la formación de descripciones adecuados que faciliten la búsqueda y la recuperación de la información en el sistema de archivos británicos.

7.2 Norma para la Elaboración de Puntos de Acceso Normalizados de Instituciones, Personas, Familias, Lugares y Materias en el Sistema de Descripción Archivística de los Archivos Estatales de España

España, junto al proceso de formación de la norma nacional (NEDA), desarrolló un estándar nacional para la elaboración de puntos de acceso normalizados de los nombres de instituciones, personas, familias, lugares y materias.

La Subdirección General de Archivos del Ministerio de Cultura fue la institución responsable de dirigir este proyecto normativo. En el 2008, se creó un grupo de indización, con el objetivo de redactar una norma para la elaboración de puntos de acceso normalizados para el sistema de descripción archivística de los Archivos Estatales de España.

La elaboración de este estándar duro dos años; fue el resultado de un amplio consenso entre los profesionales de diferentes instituciones archivísticas y de otras vinculadas a la información. Este grupo de trabajo se apoyó en las normas y manuales publicados en España y en otros países, tanto del mundo de los archivos como de las bibliotecas (AACR2, ISAAR(CPF), DACS, RAD2, ODA, EAD, ISO y UNE). NEPAN, fue publicada en la página web del Ministerio de Cultura en agosto de 2010.

Esta norma surge con la finalidad de optimizar la búsqueda y recuperación de descripciones de las entidades archivísticas y facilitar, así, el acceso de los usuarios al patrimonio documental español. Con ella, se normalizan los puntos de acceso del sistema de descripción archivística automatizado de los Archivos Estatales (Portal de Archivos Españoles (PARES)), gestionado por el Ministerio de Cultura (ESPAÑA, 2010, p. 7).

La NEPAN está formada por cinco capítulos que regulan la creación de formas autorizados para nombres de instituciones, personas, familias, lugares y materias en el sistema de descripción archivística de los archivos estatales:

Puntos de acceso de instituciones

Puntos de acceso de personas

Puntos de acceso de familias

Puntos de acceso de lugares

Puntos de acceso de materias

La NEPAN presenta una introducción donde se analizan los objetivos, la finalidad y el ámbito de aplicación de la norma así como algunas definiciones importantes sobre los puntos de acceso, los tipos, su identificación y elección. Cada capítulo está compuesto por una serie de aspectos: introducción, definición y alcance, fuentes de información y elección del nombre y formalización. Estos elementos ayudan a formalizar el contenido del punto de acceso.

Todas las reglas vienen acompañadas de ejemplos concretos que demuestran su aplicabilidad. La norma se apoya en un glosario, anexos y un listado de referencias bibliográficas que sirven como fuente de consulta para los especialistas responsables de la descripción.

Es importante destacar que esta norma es, totalmente, compatible con los trabajos de normalización que desarrolla la CNEDA, que como se mencionó anteriormente, ha publicado el Modelo Conceptual de Descripción Archivística.

7.3 Otras normas: DACS, RAD2, ODA y MDM

Las normas de descripción publicadas en EE.UU, Canadá, Portugal y en España (Castilla y León) contienen una parte dedicada a la normalización de los puntos de acceso. DACS, RAD2, ODA y MDM han sido presentadas, ya, en este libro, por consiguiente en este epígrafe sólo se expondrán las características de la parte dedicada a la elaboración de los nombres, lugares o materias relacionadas con los documentos archivísticos.

La primera versión de Describing Archives: A Content Standard, (DACS) publicada en el año 2004, presentaba una parte dedicada a la formalización de los nombres. En el 2013, la Society of American Archivists publica una segunda edición revisada del estándar; en esta última versión se eliminó la parte dedicada a la regulación de los puntos de acceso pues se recomienda el uso de las AACR2 para estos fines. No obstante, seguidamente se exponen las características del capítulo tercero de DACS dedicado al tema.

La parte III Forms of Names de DACS, estaba formada por tres capítulos que contenían las reglas para la creación de nombres (personas, familias, instituciones y lugares geográficos):

Formas de nombres de personas y familias

Formas de nombres lugares geográficos

Formas de nombres de instituciones

Para la redacción de esta parte, la SAA se apoyó en la estructura bibliográfica de las reglas angloamericanas. Es válido destacar que también se apoyaron en ISAAR(CPF).

Para la elaboración de las formas normalizadas de los nombres, DACS, propuso varias reglas específicas que abarcan todas las formas posibles de entradas de nombres. Estas reglas estaban acompañadas de ejemplos prácticos que ilustraban la utilización de la misma.

Esta parte estuvo muy bien conformada pues los profesionales norteamericanos tienen una profusa experiencia en esta temática. Por tanto, se recomienda el uso de esta primera versión de la norma estadounidense como guía para la confección de puntos de acceso normalizados referentes a la descripción de entidades archivísticas.

Las Rules for Archival Description (RAD2), contienen un acápite concerniente al control de puntos de acceso. La segunda parte titulada, Headings and References, está formada por cinco capítulos que trabajan los puntos de acceso, los encabezamientos y las referencias. A continuación se detallan estos capítulos:

Elección de puntos de acceso: sirve de guía para la elección y creación de los puntos de acceso. Se establecen las reglas para determinar en los niveles de descripción los nombres de personas, familias e instituciones que constituyen puntos de accesos. Además propone reglas para la elección de otros puntos de acceso vinculados con la creación del documento.

Nombres de personas: contiene todas las reglas necesarias para la formación de los nombres de personas y un conjunto de reglas especiales para la elaboración de los nombres de familias.

Nombres geográficos: propone las reglas para la formación de encabezamientos geográficos.

Nombres de instituciones: contiene las reglas para la formación de los nombres de institución.

Referencias: expone la forma de elaborar las referencias cruzadas (ver / ver además) de nombres de personas, familias e instituciones.

En las RAD2 se expone quiénes constituyen los puntos de accesos principales, las pautas para su elaboración y ejemplos concretos vinculados a la práctica archivística. Las reglas identifican a los creadores de los documentos como puntos de acceso principales. Además, profundizan en la formación de referencias cruzadas a autoridades responsables de la producción pero que han cambiado de nombre en espacios de tiempos determinados.

Esta parte de RAD2 presenta la misma estructura de las AACR2; mantiene la mayoría de sus reglas aunque adiciona los encabezamientos de nombres de familias, elemento propio del contexto de producción de los documentos archivísticos.

Tabla 19. Comparación entre las estructuras de AACR2 y RAD2

AACR2 | RAD2
Elección de los puntos de acceso | Elección de los puntos de acceso
Encabezamientos de Personas | Encabezamientos de Personas
Nombres Geográficos | Nombres Geográficos
Encabezamientos de entidades | Encabezamientos de entidades
Títulos Paralelos | -
Referencias | Referencias

La figura anterior muestra las coincidencias que existen entre las estructuras establecidas por RAD2 y las AACR2 para la determinación de los puntos de acceso. Como se puede observar, las reglas canadienses siguen una estructura muy parecida a las reglas bibliotecarias, la única diferencia está marcada por los títulos paralelos.

Los archiveros de Canadá, también, tienen gran experiencia en el control de autoridades y elaboración de puntos de acceso y queda demostrado en la segunda parte de esta normativa. RAD2 es de los estándares que más desarrolla este punto, por tanto, se recomienda la consulta de esta normativa para la elaboración de este tipo de normas o para la formación de control de autoridades y listados de materias.

Las Orientações para la Descrição Arquivística (ODA), igualmente, contienen una parte dedicada a los puntos de accesos y su normalización. La tercera parte: Escolha e Construção de Pontos de Acceso Normalizados, está formada por cuatro capítulos, a través de las cuales se determina cómo elaborar y controlar los puntos de acceso.

Nombres de instituciones

Nombres de personas

Nombres de familias

Nombres de lugares geográficos

ODA presenta las reglas para la formación de los encabezamientos autorizados de nombres de instituciones, personas, familias y nombres geográficos. La norma no contempla la creación de encabezamientos relativos a materias, eventos, títulos, cargos, tipologías documentales, entre otros.

Para la conformación de esta parte, los archiveros portugueses se basaron en normas nacionales e internacionales relacionadas con el tema (Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate Names, Géonomenclature Historique des Lieux Habités, Nomes Geográficos: Normas para Indixaçao, Regras Portuguesas de Catalogaçãoo y SIPORBASE: Sistema de Indixação em Português).

Cada una de estos cuatro capítulos cuenta con objetivos, comentarios, reglas generales y específicas, fuentes de información, presentación de información y exclusiones. Las reglas específicas vienen acompañadas de ejemplos ilustrativos con casos prácticos.

La tercera parte de ODA completa las orientaciones portuguesas, de esta forma, se puede asegurar que este es uno de los estándares más acabados de los publicados hasta la fecha. Las orientaciones se pueden utilizar para describir documentos, productores y crear puntos de acceso normalizados. Además, se puede constatar que trabaja con profundidad los contenidos de todos los elementos presentados en las tres partes que la componen.

El Manual de Descripción Multinivel de Castilla y León dedicó una parte de su estructura al control de las autoridades. La segunda parte, Puntos de Acceso y Control de Autoridades, recoge las reglas para la formación normalizada de los nombres propios de personas, familias, entidades y lugares geográficos, además de las pautas para la creación de los ficheros de autoridades archivísticas.

Los autores de este texto para el desarrollo del segundo acápite se apoyaron en distintas normativas: ISAAR(CPF), AACR2, APPM, RDDA, Reglas de Catalogación de España, Normativa para la Redacción de Encabezamientos de Materia de la Biblioteca Nacional de España, entre otras normas relacionadas con este tema.

La segunda parte se divide en dos apartados bien diferenciados: Elección de Puntos de Acceso y Control de Autoridades.

El primer apartado está dedicado a los puntos de acceso y regula la formación de los nombres propios de personas, familias, entidades y lugares geográficos. El MDM no establece pautas para normalizar los encabezamientos de nombres comunes ni de materias. Este capítulo sigue la siguiente estructura:

Nombres de personas y familias

Nombres de instituciones

Nombres geográficos

Las pautas sobre puntos de acceso recogidas en el manual, presentan dos características destacables: cuentan con una estructura y articulación propia, diferente al resto de estándares y cuentan, además, con numerosas adaptaciones de contenido, realizadas con la finalidad de adecuar la normativa existente a las necesidades de la descripción archivística de la región, así como facilitar la interpretación y la comprensión de las normas. En sentido general el manual debe servir para elaborar índices onomásticos de personas y familias, de instituciones y de nombres geográficos (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2000, p. 19).

Una particularidad de este manual y ausente en el resto de normativas es la inclusión de un Registro de Referencia General. Este acápite está compuesto por tres áreas, integradas por un conjunto de elementos descriptivos, a continuación se muestran las áreas incluidas en este registro.

Área de punto de acceso de referencia general: recoge los códigos que permiten identificar de forma unívoca el registro de referencia general así como los puntos de acceso de referencia general.

Área de nota de información: proporciona las instrucciones precisas sobre el uso del punto de acceso de referencia general.

Área de notas: proporciona datos que facilitan el control de la descripción de autoridades.

Los capítulos dedicados al control de autoridades añaden a su contenido recomendaciones sobre puntuación, ordenación, aclaraciones sobre relaciones entre nombres y referencias entre registros de autoridad. Estos capítulos permiten controlar las formas variantes del mismo nombre, las sinonimias y las homonimias y, también, establecer el uso de un único nombre como punto de acceso de autoridad (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2000, p. 19).

El manual de Castilla y León con la normalización de las descripciones de los documentos, la creación de los puntos de acceso y de los registros de autoridades consigue obtener sistemas de descripciones uniformes, consistentes e integrales que facilitan la unificación de las descripciones de los documentos con sus productores y la recuperación de la información archivística.

8 – Las normas de codificación en archivos: EAD y EAC

Las normas presentadas en los epígrafes anteriores rigen el contenido intelectual de las descripciones, diseñan sus estructuras y se orientan en el texto y el formato de los instrumentos de descripción. Sin embargo, existían un conjunto de cuestiones que estos estándares no podían resolver: ¿Cómo interrelacionar la información de todas las entidades archivísticas?, ¿Cómo preservar las relaciones jerárquicas que existen entre niveles de descripción? ¿Cómo facilitar la navegación por una arquitectura de información y recuperar la información específica? Además de crear normas de datos, contenidos y presentación, el mundo archivístico precisaba desarrollar estándares que tradujeran las normas del lenguaje natural al lenguaje propio de los entornos electrónicos. La computadora no puede procesar los datos representados en las descripciones, para ello, es necesario colocarlos en un idioma legible para la máquina, solo así se pueden identificar y compartir los datos de un registro descriptivo.

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Figura 31. Relación documentos, normas, instrumentos y entornos electrónicos
Fuente: elaborada por la autora.

Los profesionales necesitaban definir un lenguaje de marcas para crear una norma de codificación que convirtiera las estructuras de datos de los actuales estándares a un idioma entendible en el entorno electrónico. Para ello, se precisaba, antes, definir en lenguaje de programación que facilitara el desarrollo de normas de codificación archivística.

Los especialistas analizaron programas de metalenguajes descriptivos como el Standard Generalized Markup Language (SGML), Hypertext Markup Language (HTML) y Extensible Markup Language (XML). Estos programas son lenguajes de etiquetados y se utilizan para expresar estructuras de contenido en lugar de apariencia de documentos. Es decir, usan códigos de marcaje (etiquetas) que proporcionan nombres para categorizar las partes de un documento.

Finalmente, se decidió utilizar XML para la creación de las normas de codificación archivística. XML une la simplicidad de HTML con la capacidad expresiva de SGML y diseña un lenguaje de marcas optimizado para la web. Con este programa se logra distinguir el contenido y la estructura de los documentos de su presentación en papel o en pantalla y, entre otras ventajas, crea documentos portables, que pueden intercambiarse y procesarse con facilidad en sistemas informáticos heterogéneos.

En las fases tempranas del desarrollo de un proyecto de lenguaje de codificación para archivos se consideró usar el Machine Readable Cataloging (MARC) como la base de las normas, puesto que es un estándar de marca muy conocido en el mundo bibliotecario y muchas instituciones lo usan para codificar instrumentos de descripción; pero se consideró que no era el mejor esquema disponible por varias razones. MARC era inadecuado porque los registros tenían una longitud máxima de pocos caracteres. La limitación en el tamaño es un obstáculo porque muchos instrumentos de descripción de archivos tienen una longitud mayor. Presentaba dificultad para representar la información estructurada jerárquicamente debido a su limitado hospedaje.

La norma de EE.UU, DACS, en su primera versión, utiliza para la codificación de los elementos de la entidad documento este formato bibliotecario, hay que tomar en cuenta que MARC ha sido, tradicionalmente, desarrollado y muy utilizado por los profesionales del área en ese país.

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Figura 32. Código de referencia regulado según MARC21
Fuente: DACS, 2004.

El primer estándar archivístico creado y publicado como estructura de datos para facilitar la distribución en Internet de información detallada sobre fondos archivísticos a través de los instrumento de descripción fue el Encoded Archival Description (EAD).

EE.UU. fue el creador e impulsor de EAD. Este estándar tuvo sus primeras formulaciones en un proyecto dirigido por Daniel Pitti en la biblioteca de la Universidad de California en Berkeley, en 1993. La finalidad del proyecto era investigar la factibilidad de una norma de codificación no-propietaria para instrumentos de descripción legible por máquina y procedente de distintos depósitos culturales (DELGADO, 2005, p. 55).

En un período de cinco años la norma se consolidó y se incorporaron al proyecto instituciones importantes en este ámbito como la Society of American Archivists, la Library of Congress y el Research Libraries Group. En 1996, aparecieron las primeras versiones: la alfa con el prototipo del Document Type Deinition (DTD) y tiempo después la versión beta junto a otros documentos técnicos. La DTD definió los elementos y atributos que serían usados para codificar los instrumentos de descripción y establecer las reglas para usar esos elementos.

En 1998, se publicó la versión 1.0 de la DTD EAD y el repertorio de etiquetas. El Document Type Definition incluía cambios significativos y estaba diseñado para funcionar como DTD de SGML y de XML. Además era compatible con ISAD(G), requisito imprescindible para los esquemas de codificación con aspiraciones internacionales (SANTAMARIA GALLO, 2003, p. 52).

En el año 2002, se publica la segunda versión de EAD, actualmente vigente. Esta nueva edición se adapta mejor a las necesidades de XML y proporciona una compatibilidad consistente con la segunda versión de ISAD(G). Estos acontecimientos han favorecido el aumento del interés por parte de la comunidad archivística internacional hacia dicho estándar.

La versión electrónica oicial de EAD y su documentación para el usuario (EAD Tag Library) es mantenida y distribuida por el departamento de Network Development and MARC Standards de la Library of Congress de EE.UU. El contenido intelectual de la estructura está a cargo de un grupo de trabajo internacional compuesto por varios miembros de Canadá, Francia, Alemania, Países Bajos, Reino Unido y Estados Unidos (FOX, 2008, p. 28).

EAD releja la estructura lógica y jerárquica de un instrumento de descripción de archivo y es compatible con la norma internacional para la descripción de material de archivo ISAD(G). Esta norma posibilita la difusión, acceso y navegabilidad, a través de la tecnología de redes, de la información descriptiva de las instituciones archivísticas.

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Figura 33. Código de referencia regulado según EAD
Fuente: DACS, 2004.

El otro estándar de codificación del mundo archivístico es el Encoded Archival Context–Corporate Bodies, Persons And Families (EAC- CPF). El esfuerzo por desarrollar EAC no es un hecho aislado. Estuvo muy vinculado con las actividades e iniciativas que desarrollaba la comunidad internacional de archivos en cuestiones de normalización. La norma ISAAR(CPF) fue el punto de partida para la creación de EAC, que sería un complemento de EAD, tal como ISAAR(CPF) lo es de ISAD(G).

EAC es una norma para la gestión electrónica de la información de autoridades archivísticas y su contexto de producción. ISAAR(CPF) y EAD fueron elaborados de forma conjunta por miembros que pertenecían a los dos comités de desarrollo. EAC-CPF se basa en XML y funciona independientemente del software o del sistema informático y se vincula de forma sencilla a otros protocolos basados en XML (FOX, 2008, p. 35-36).

Sus antecedentes se remontan a 1993 cuando a Marion Matters, Catherina Roe, y Richard Szary les concedieron una beca de investigación para el estudio de archivos modernos en la Universidad de Michigan. Este grupo estudió las exigencias de datos para el control de autoridades en los archivos y desarrollaron un conjunto de documentos donde definieron los elementos de datos necesarios para describir personas y organizaciones.

Pero no fue hasta 1998 que se retomaron las discusiones sobre este tema, en esta época se organizó una reunión en la Universidad de Yale para determinar la perspectiva de desarrollo de un estándar internacional para la codificación del contexto archivístico. En la reunión hubo participantes de varios países: Australia, Canadá, Unión Europea, Suecia, y el Reino Unido, así como de los Estados Unidos.¹⁹

En el año 2001, se organizaron y convocaron dos reuniones, una en la Universidad de Toronto, en marzo, y otra en la Universidad de Virginia, en junio. Sus esfuerzos inicial es fueron dedicados al desarrollo de un marco general metodológico así como una lista detallada de principios y objetivos para el diseño y desarrollo del estándar. En el año 2003, ya se contaba con la versión alfa de la norma. En agosto del 2004 se realizaron los últimos cambios y se obtuvo la versión beta del Document Type Deinition EAC.²⁰ El grupo de trabajo de la EAC se reunió, en mayo del 2008, en Bolonia y acordó introducir varios cambios encaminados a compatibilizar más el estándar con la segunda edición de ISAAR(CPF).

En el año 2011, EAC fue adoptado, oicialmente, por la Society of American Archivists. El comité de normalización de esta sociedad estableció un subcomité que tiene como objetivo realizar una revisión completa del estándar hasta 2015. En el año 2014, el subcomité publicó la versión deinitiva de la biblioteca de etiquetas del esquema EAC-CPF, esta nueva versión recoge los comentarios de la comunidad internacional de profesionales.²¹

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Figura 34. Nombre del productor regulado según EAC
Fuente: DACS, 2004.

9 – ATOM: Software libre para la aplicación de la descripción archivística

El proceso de normalización internacional tenía como objeto facilitar el intercambio y la comunicación de los instrumentos de descripción a nivel internacional y, con ello, facilitar la cooperación archivística. Los modelajes teóricos existentes y la publicación de las normas proporcionaron la creación de sistemas de descripción orientados a facilitar la búsqueda, la recuperación y el acceso a cualquier información archivística. Para implementar estos sistemas, además de los temas reguladores y teóricos, es preciso contar con el software y la tecnología adecuada. Después de la publicación del conjunto normativo internacional, el CIA desarrolló un software para la aplicación de la descripción archivística, que en sus primeras versiones se denominaba: ICA-ATOM (International Council of Archives - Acces to Memory).

Este programa presenta varias ventajas, dentro de ellas, su característica de software libre. La versión 1.0 beta de ICA-ATOM fue presentado en el Congreso Internacional de Archivo celebrado en Kuala Lumpur en el 2008; a partir de esta versión se trabajó en el perfeccionamiento del software y, desde entonces, no ha dejado de evolucionar. En el 2013 se presentó la versión 1.3.1 y en el 2014 se contaba con la versión 1.4, nombrado, desde entonces, oicialmente ATOM; en el 2016, en la página web ya se accede a la versión 2.2.0 de este software. Como se puede observar, se han desarrollado varias versiones desde su creación y cada una de ellas ha incorporado mejoras considerables de aplicación y uso.

A continuación se presenta un mapa conceptual que muestra una caracterización general de ICA-ATOM:

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Figura 35. Características generales de ATOM
Fuente: <https://www.ica-atom.org/>. Acceso en: 18 feb. 2015.

Como se mencionó, este es un programa basado en tecnología de software libre, es decir opera con un código fuente abierto. La interacción del usuario con el sistema es a través de un navegador de internet (irefox, internet explorer), se accede a páginas en HTML que se soportan en un servidor Web Apache. Además el sistema cuenta con un servidor de base de datos programado en MySQL pero también compatible con Postgre, SQLite, SQLServer y Oracle. La arquitectura presenta un código de software PHP5 que es quien gerencia los pedidos y respuestas entre los clientes de internet y los contenidos almacenados en la base de datos.²²

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Figura 36. Arquitectura de Información de ATOM
Fuente: <https://www.ica-atom.org/>. Acceso en: 20 feb. 2015.

ATOM puede ser instalado en las instituciones archivísticas que decidan utilizar este software para la descripción de sus entidades. El programa se puede descargar libremente del sitio web, así como sus actualizaciones. Se recomienda que sea instalado por profesionales del área de la informática; en el sitio aparece una descripción completa con indicaciones para realizar esta operación.²³

ATOM presenta una interfaz amigable muy alejada de las bases de datos convencionales. Establece relaciones entre las descripciones (vincula registros de autoridad con descripciones de documentos, funciones e instituciones de custodia). Permite incorporar (importar o enlazar) objetos digitales (fotografías o vídeos, entre otros). Las descripciones archivísticas (todas o parte de ellas) pueden hacerse públicas en la red, lo que lo convierte en una buena herramienta de difusión. Permite realizar importaciones (formatos XML y CSV) y exportaciones (formatos Dublin Core, XML y EAD 2002, XML). Se puede trabajar sin conexión a Internet (BIARGE, 2012, p. 4).

También presenta algunas debilidades relacionados con algunos temas: campos demasiado rígidos como el de fechas, uso de diferentes idiomas en la interfaz y presentación formal de los datos. No obstante, este programa es un software libre y por consecuencia los códigos fuentes son abiertos pudiendo ser programados y ajustados a las necesidades propias de cada sistema.

El programa presenta una interfaz para el archivero fácil de usar y, completamente, compatible con las normas internacionales. A través del software se pueden crear descripciones de documentos, de autoridades archivísticas, de funciones, de instituciones que custodian documentos, incluir listas de términos controlados, ingresar registros de ingresos o transferencias, entre otros aspectos. Los usuarios pueden interactuar con ATOM a través de las descripciones de documentos, las autoridades, instituciones de custodia, funciones, materias, lugares u objetos digitales.

El uso de este software de representación archivística trae grandes ventajas para los archivistas y los usuarios pues es una herramienta que da acceso a la memoria mundial y facilita la preservación digital. No obstante, para la aplicación práctica de la descripción se pueden usar programas privativos siempre que se respeten los preceptos internacionales de normalización.

10 – Consideraciones finales

En el transcurso de la historia, la descripción archivística ha tenido diversas finalidades. En la Antigüedad la descripción sirvió de evidencia de la existencia de los archivos y respondía a los intereses de las administraciones públicas. En el Medioevo esta actividad estuvo vinculada a la acción de transcribir documentos. En la época Moderna la descripción constituía una garantía de la conservación de la evidencia de las funciones ejecutadas. En la Edad Contemporánea, la Archivística toma un lugar en las ciencias y la descripción se adapta a sus principios teóricos, convirtiéndose en una actividad independiente con la función de facilitar la recuperación y el acceso a los documentos.

La descripción, como se puede apreciar, es un proceso tan antiguo como los archivos y se ha realizado en todas las épocas de la historia, aún cuando no estaban concebidos sus principios teóricos. Los documentos, los productores y las funciones pueden ser semejantes a los de la Edad Media pero, en la actualidad, se han modificado las formas de realizar el proceso. Ahora, a través de una base de datos descriptiva y con un solo clic se accede de forma simultánea y desde múltiples perspectivas (tiempo, espacio, materia y procedencia) a cualquier tipo de información conservada en el mundo.

El surgimiento de nuevos conceptos como documento electrónico, metadatos y evidencia documental, sin lugar a dudas, influyen en la dimensión de este proceso. Los archiveros buscan un entendimiento entre descripción, asignación de metadatos y mantenimiento de evidencia en entornos electrónicos. La descripción en los contextos digitales no es, exactamente, igual que en los entornos tradicionales; en este medio interesa mantener la evidencia y por ello cobra más importancia la representación contextual que el contenido en sí del material.

La descripción archivística, en tiempos posmodernos, se centra en representar e interrelacionar la información de las distintas entidades, es decir, no se limita sólo representar documentos por separado. Este nuevo enfoque hace posible una ampliación de su objeto. La descripción va más allá del control y el acceso a fondos archivísticos; no niega su importancia, pero presta más atención a la acción de explicar el documento y su contexto con el in de mantener la evidencia y la autenticidad de los documentos a corto, medio y largo plazo a través de sus representaciones.

La descripción se presenta, ahora, con una consistencia teórica, basada en principios y modelos conceptuales. Los fundamentos teóricos de la descripción y los modelos unidimensionales/ pluridimensionales delimitados por el CIA y las sociedades de archiveros de Australia, España, Nueva Zelandia y Finlandia definen las entidades archivísticas a describir, sus conceptos, las relaciones y los atributos. Todos estos patrones desarrollados y publicados facilitan la representación e interrelación de cualquier objeto (entidad) de la realidad archivística y determinan la creación sistematizada de sistemas integrados de información.

El proceso de normalización internacional de descripción desarrollado por el CIA, en la última década del siglo pasado, determinó la creación y publicación de normas de descripción archivística en varios países. Reino Unido, España (Aragón, Castilla y León, Cataluña, Galicia), Portugal, EE.UU, Canadá, Brasil y Uruguay son, hasta la fecha, los países que cuentan con normativas nacionales para la descripción archivística.

A partir de estos procesos internacionales y nacionales desplegados, el mundo archivístico está lidiando con un conjunto de siglas que facilitan la realización del proceso descriptivo, la recuperación y el acceso a la información archivística. La visión reguladora de la descripción cambió el método y la forma de realizar esta actividad. En los nuevos tiempos, la descripción sigue estructuras homogéneas, contenidos regulados y formatos de presentación y codificación instituidos en los estándares.

La visión paradigmática del posmodernismo o pos-custodial en la Archivística, sin lugar a dudas, impulsaron todos estas mudanzas en el proceso. La publicación de normas y modelos teóricos enfocados en relaciones de entidades hizo posible que la información archivística, también, esté representada en la dinámica de la web semántica. Asimismo, determinó la integración e interoperabilidad de los sistemas de descripción archivística con sistemas de información de otras instituciones.

Los software de representación diseñados, a partir de las normativas y los modelos descriptivos, agilizan la difusión, el acceso y el uso del material archivístico, lo que facilita la creación de nuevos conocimientos y la apropiación de información en aras de fomentar una sociedad más democratizada informacionalmente.

El proceso de descripción es en un factor determinante para el buen funcionamiento de otros procesos informacionales tales como la gestión de información y el conocimiento, la preservación, la integridad y la continuidad digital de la memoria mundial; por tanto, todos los esfuerzos investigativos y de aplicación práctica sobre el tema en cuestión garantizan una mayor eficiencia y efectividad en la representación, la recuperación y la autenticidad de la información archivística.

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Notes

Thomas Samuel Kuhn fue un físico, historiador y filósofo de la ciencia estadounidense, conocido por su contribución al cambio de orientación de la filosofía y la sociología científica en la década de 1960. Kuhn es uno de los filósofos de la ciencia más importantes del siglo XX. En 1962, publicó he Structure of Scientific Revolutions (La estructura de las revoluciones científicas), obra en la que expuso la evolución de las ciencias naturales básicas de un modo que se diferenciaba de forma sustancial de la visión más generalizada entonces.

“Asi mismo mandamos que se forme otro libro de inventarios que el dicho secretario Diego de Ayala tiene hechos y hiziere de aquí adelante las facultades de todo género de escripturas que al presente ay en el dicho archiuo con muy particular y breue relación de lo que cada uno contiene y con el numero y caxon donde la tal escriptura se hallara; y que este se intitule ‘Libro de Inventarios’. Y las personas que adelante succedieren en el dicho cargo de archiueroan de tener particular cuidado de hacer lo mismo cada uno en su tiempo.” (RODRÍGUEZ, 1989, p. 105).

En el Diccionario de terminología archivística publicado por el Ministerio de Cultura de España se definen estos instrumentos como:
Guías: Instrumento de referencia que describe, globalmente, fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además, recoge la información sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios.
Inventario: Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se encuentran fraccionadas en unidades de instalación. El inventario debe recoger, imprescindiblemente, una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificación del fondo descrito. Los asientos del inventario recogen la signatura de la unidad de instalación, el nombre de la serie y las fechas que comprende. Debe completarse con los índices correspondientes.
Catálogo: Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, se describe unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano.
Índices: Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción.
Tomado de: ESPAÑA. Ministerio de Cultura de España. Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas. Subdirección General de los Archivos Estatales. Diccionario de terminología archivística. Madrid, 1993. Disponible en: <http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/dta/diccionario.html#_l>. Acceso en: 16 dic. 2014.

El concepto en idioma original es: “In Information Theory, these descriptive substitutes are known collectively as the Representation file or files. In real life, representation files in an archival repository are components of a complex finding aid system, in which the individual finding aids take the form of catalogues, lists, inventories, calendars or guides.”

El concepto original es: “La description archivistique a pour object de donner de toute unité archivistique a décrire la représentation la plus exacte et la plus concise posible, dans le respect du principe de provenance.”

InterPARES es el proyecto que desarrolla proyectos y metodologías para la conservación permanente de documentos de archivos generados o manejados de forma electrónica y, sobre la base de esto, desarrollar modelos de políticas, estrategias y estándares capaces de asegurar esa conservación a corto, medio y largo plazo. Para más información respecto a este proyecto ver: he International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES). Disponible en: <http://www.interpares.org/>. Acceso en: 25 feb. 2015.

Las fuentes utilizadas para la elaboración de esta tabla fueron: BARBADILLO, J. Apuntes sobre ISAD(G) y la descripción archivística normalizada. Las Palmas de Gran Canaria: Anroart, 2007.
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Declaración de Principios sobre la Descripción Archivística. Ottawa: Secretaria de la Comisión sobre Normas de Descripción, 1992.
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En los modelos conceptuales analizados se definen cada una de estas entidades archivísticas. A continuación se citan estos conceptos:
Documento de archivo: se refiere al objeto tangible de la gestión documental, el cual constituye, en general, el centro de atención de la Archivística (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 18).
Agente o productor: se aplica a los actores responsables o involucrados en la creación, producción, gestión documental, etc. de los documentos de archivo (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 16).
Funciones y subdivisiones: se refiere a las funciones, actividades/procesos y acciones realizadas por los agentes, que quedan testimoniadas en los documentos de archivo (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 19).
Norma: se aplica a las disposiciones que regulan la existencia de los agentes, las funciones que éstos realizan o los documentos de archivo (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 19).
Concepto, objeto, acontecimiento, asunto: se refiere a las ideas o nociones abstractas, cosas materiales, eventos, asuntos o sucesos de que tratan los documentos de archivo (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 17).
Lugar: se aplica a los espacios determinados (de que tratan los documentos de archivo, en los que se otorgan los documentos de archivo (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 19).
Tiempo: se refiere a lapsus de tiempo determinados (en los que se ubican los documentos de archivo) (NATIONAL ARCHIVES SERVICE OF FINLAND, 2013, p. 17).
Relación: Correspondencia, asociación o vinculación de cualquier tipo entre entidades (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 20).
Recursos de Información: comprende los recursos analógicos, digitales y otros materiales textuales, sonoros, gráficos y en otros formatos (NATIONAL ARCHIVES SERVICE OF FINLAND, 2013, p. 10).
Gestión del ciclo de vida: se describe como la gestión de la información en las diferentes etapas del ciclo de vida de los documentos (NATIONAL ARCHIVES SERVICE OF FINLAND, 2013, p. 10).
Instituciones que custodian recursos archivísticos: Institución responsable de la conservación de los documentos, se basa en su posesión física y no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los documentos (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2007b, p. 11).

Los subtipos de la entidad documento de archivo, también son conocidos como niveles de descripción en ISAD(G) o agrupaciones documentales según la CNEDA y la práctica archivística española.

Siguiendo a Abelardo Santamaría Gallo (2006), desde el punto de vista de la función que cumplen las normas de descripción archivísticas con respecto a los sistemas archivísticos, se pueden identificar los siguientes tipos de normas:
Normas de estructura de datos: regulan qué contenedores de información están disponibles en las representaciones de las entidades archivísticas, es decir: elementos y subelementos; nombre; índice de frecuencia (único o repetible, obligatorio, opcional o condicionado).
Normas de contenido de datos: regulan, para cada uno de los componentes estructurales fijados cómo introducir la información, es decir: la información que puede incluirse y la que no; las fuentes de información; reglas generales y específicas sobre su uso, tipos de datos a consignar, formalización de datos, etc.
Normas de presentación de datos: regulan cómo se debe presentar en pantalla o en salida impresa (por ejemplo en instrumentos de descripción impresos) la información introducida, es decir: el orden de presentación de la información consignada en los distintos elementos y subelementos; su agrupación o no en áreas; la visualización de etiquetas con el nombre del elemento o subelemento; el uso de signos de puntuación empleados como separadores; la forma de presentación de las relaciones; el tipo y estilo de letra, etc.
Normas de codificación de datos para su intercambio/comunicación: regulan cómo debe codificarse la información almacenada en un sistema, desde un punto de vista estructural y semántico, a través de diferentes sistemas de metadatos (EAD, EAC, MARC 21, Dublin Core, etc), para que pueda ser adecuadamente procesada en otro sistema de información.

La norma de Irlanda no será analizada en este texto porque más que una norma constituye un resumen de la norma internacional ISAD(G).

Estos dos términos reemplazan a los términos macro y micro utilizados en MAD2

Si el instrumento de descripción solo describe subfondos o series entonces estas actúan como niveles inferiores en relación con los niveles grupo de fondos o fondos.

El Manual de Descripción Multinivel de Castilla y León en su segunda edición revisada, define la macrodescripción como aquella que se refiere a los niveles intelectuales. Puede hacerse en relación directa con los niveles físicos, pero no necesariamente. Comprende tanto las operaciones de identificación como las de clasificación del fondo y sus partes. Por su parte, define la microdescripción como aquella que se refiere necesariamente a los niveles físicos. Sería propiamente la organización de la documentación en sí. Según el sistema multinivel, toda microdescripción debe estar asociada a una macrodescripción (al menos a la descripción de fondo) (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2006, p. 24).

Este grupo de trabajo estuvo formado por Juan José Generelo Lenaspa, Carlos Travesí de Diego y José Luis Bonal Zazo.

Las convenciones son “Normas o prácticas admitidas tácitamente que responden a costumbres o precedentes. Se pueden entender además como el ajuste y concierto entre dos o más personas o entidades.” (GRUPO DE TRABAJO SOBRE CONVENCIONES DE CASTILLA Y LEÓN, 2008, p. 134).

Los niveles intelectuales van desde el fondo hasta la subserie. Forman la estructura archivística que se organiza según el principio de procedencia. Su uso, generalmente, va ligado a la identificación del organismo productor, sus divisiones y funciones. Se localizan en los depósitos a través de todo el conjunto de niveles físicos que lo componen (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2000, p. 23).
Los niveles físicos van desde la unidad de localización hasta el documento simple. Se corresponden con unidades tangibles “físicamente”, que se pueden localizar en los depósitos de los archivos y que, en su conjunto, componen los niveles intelectuales (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2000, p. 24).

Este comité estuvo formado por integrantes de las siguientes instituciones: Historical Manuscripts Commission, Public Record Oice, British Library, National Library of Wales, Public Record Oice of Northern Ireland, Scottish Record Oice, Victoria and Albert Museum, National Art Library.

Sobre esta reunión véase: Encoded Archival Context (EAC). Documents from earlier projects. Disponible en: <http://www.library.yale.edu/eac/history.htm>. Acceso en: 15 dic. 2014. Se puede encontrar información sobre los participantes, la agenda, los acuerdos y acciones futuras a realizar para el desarrollo del proyecto.

En relación con este tema véase el modelo Alfa de EAC y EAC Beta DTD en: XML Schema Documentation. Disponible en: <http://www.library.yale.edu/eac/eac_doc.html>. Acceso en: 18 dic. 2014 y Encoded Archival Context: Beta. Disponible en: <http://www.iath.virginia.edu/eac/>. Acceso en: 18 dic. 2014.

Encoded Archival Context (EAC). Sitio Oicial. Disponible en: <http://eac.staatsbibliothek-berlin.de/>. Acceso en: 15 dic. 2014.

ICAATOM: open source archival description software. Disponible en: <https://www.ica-atom.org/doc/What_is_ICA-AtoM%3F>. Acceso en: 17 dic. 2014.

Para la instalación del software consultar la siguiente página: ICAATOM: open source archival description software. Disponible en: <https://www.ica-atom.org/download.html>. Acceso en: 17 dic. 2014.